Однажды Марк Твен получил письмо, где было написано всего одно слово: «Свинья».
Марк Твен не растерялся и разместил свой ответ в газете:

«Я часто получаю письма без подписи. Но вчера я впервые получил подпись без письма».

#цитата #почта

Подпись в письме

Что должно быть в подписи:

1. Фамилия и имя (факультативно отчество). Причем желательно в той форме, в какой вы хотите, чтобы к вам обращались. Никаких инициалов.
2. Должность
3. Организация, которую вы представляете
4. Альтернативный способ связи (телефон, мессенджер и т.д.)

============================

Что можно добавить:

- Сайт организации. Но вообще лучше отправлять письмо с адреса, который содержит доменное имя сайта организации (не ivanov@gmail.com, а ivanov@companyname.ru) — тогда адрес сайта в подпись можно не включать.
- Адрес местонахождения (уместно в том случае, если предполагается, что ваши партнеры / клиенты приходят к вам в офис).
- Часовой пояс или время работы (если по какой-то причине ваши собеседники могут ожидать от вас мгновенного ответа круглосуточно).
- Приближающийся период, когда вы будете недоступны (например, информация о том, что с 1 июня вы уходите в отпуск на 2 недели).

============================

Что может быть воспринято неоднозначно:

- Логотип организации (картинки не всегда отображаются и утяжеляют письмо).
- Профиль деятельности организации (это легко гуглится).
- Личное фото (может показаться избыточным, особенно если вы установили аватар в профиле и ваше фото отображается в самом верху письма рядом с адресом).
- Ссылка на личный блог (уместно только в том случае, если вы действуете от собственного имени, а не как представитель компании, и если блог по функциям заменяет официальный сайт).

============================

Еще советы:

1. Меняйте подписи в зависимости от адресата: чем меньше знакомы, тем больше информации в подписи. Чем больше знакомы, тем короче может быть подпись.
2. Помните, что любые картинки в подписи могут не отобразиться. Поэтому минимизируйте картинки и тем более не оформляйте всю подпись в формате изображения. Они могут отображаться не во всех почтовых сервисах. И из них неудобно копировать информацию.
3. Делайте подпись шрифтом и цветом по умолчанию — так в письме она отобразится предсказуемо и бесшовно.
4. Удаляйте «Отправлено с Iphone», «Проверено на вирусы» и уведомления о конфиденциальности. Это лишняя информация.

#почта

Главная ошибка фоллоу-апа — его отсутствие

Фоллоу-ап — это сообщение, которое отправляется после встречи, знакомства, телефонного звонка. В таком сообщении обычно закрепляются договоренности или фиксируются намерения о сотрудничестве.

В «Бизнес-секретах» вышла статья Кристины Роппельт, автора канала о межкультурной коммуникации Misscommunication, о фоллоу-апах, которые отправляют потенциальному деловому партнеру после знакомства. Главные советы такие:

1. Пишите в рабочие каналы связи (рабочая почта или телеграм гораздо лучше, чем страница ВК).
2. Отправляйте фоллоу-ап в течение 1-2 дней после знакомства.
3. Обязательно представьтесь и напомните, где и как вы познакомились (даже если знакомство было всего несколько часов назад).
4. Отправьте все, что пообещали (каталог, сайт, примеры кейсов, полезную статью — все, что упоминали в разговоре).
5. Если на встрече были достигнуты какие-то договоренности, зафиксируйте их максимально конкретно (даты, сроки, обязательства, стоимость, распределение задач).
6. Включите призыв к действию — предложите несколько вариантов взаимодействия: пригласите на встречу, предложите созвониться, позовите на мероприятие. Главная задача — поддержать продолжение контакта.

И еще фоллоу-ап — хорошая практика после знакомства, даже если прямо сейчас вы не собираетесь продолжать сотрудничество. По сути это возможность вписать себя в записную книжку собеседнику вместе со всей той информацией, которую вы хотели бы, чтобы он про вас помнил.

PS Если знаете хороший аналог слова «фоллоу-ап» в русском языке, дайте, пожалуйста, знать.

#почта #мессенджеры #видеоконференции

Правило 122. Представляйтесь в письме незнакомому человеку, даже если внизу есть развернутая подпись.

❌

Иван, добрый день! Хочу предложить совместный проект…

✅

Иван, добрый день! Меня зовут Игорь, я директор по спецпроектам OOO «ААА». Хочу предложить…

Да, информация об отправителе есть в подписи. Но в начале письма она имеет другую функцию:

1. Показывает, что вы еще не знакомы. Иначе адресат начинает мучительно вспоминать, откуда он вас знает и что вас связывает.

2. Позволяет рассказать о себе менее формально, чем в подписи. Можно, например, написать не «менеджер спецпроектов», а «занимаюсь организацией конференций и фестивалей».

3. И, наконец, эта вводная фраза-представление выполняет функцию смол-тока, который в любом разговоре позволяет не сразу нападать на человека со своей просьбой, а дать ему хотя бы чуть-чуть настроиться на собеседника.

В общем, даже если у вас очень подробная подпись, в самом начале письма все равно лучше представляться.

#правило #почта

Отпускные рекомендации

1️⃣ Если вы собираетесь в отпуск и не планируете проверять почту, то поставьте автоматический ответ с информацией:
- как долго будете не на связи,
- что делать, чтобы решить срочный вопрос (связаться с вами другим способом, связаться с коллегой).

Можно использовать дополнительные способы проинформировать коллег об отпуске:
- разослать всем письмо о запланированном отпуске,
- включить информацию о приближающемся отпуске в подпись к письму за неделю-другую до отпуска,
- поставить на аватар в мессенджере надпись об отпуске,
- в календаре, если он открыт для коллег, отметить даты отпуска.


2️⃣ Если ваш коллега ушел в отпуск, постарайтесь не беспокоить его. А если приходится беспокоить, то извинения не будут лишними.


3️⃣ Если написали человеку и получили автоответ об отпуске, напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:
- «Вопрос не срочный, дождусь тебя»
- «Написал коллеге, уже решаем»
- «Сам справлюсь, не беспокойся»

Хотя эта рекомендация и кажется контринтуитивной, но вы очень поможете человеку, когда он вернется из отпуска и начнет разгребать почту: он сразу поймет, какие дела все еще его ждут, а какие уже решились. Да и себе жизнь облегчите: вам не придется отвечать на письма вернувшегося из отпуска («Эта задача еще актуальна?»), вы сможете быстрее получить содержательный ответ. И статус этого дела сохранится в истории переписки (это пригодится, если спустя время вы захотите вспомнить, как и кем решился вопрос).

#почта

Чем выше должность, тем медленнее человек отвечает на письма

Дэниел Гоулман в книге «Focus» рассказывает, что исследователи из Колумбийского университета обнаружили прямую зависимость между статусом человека в компании и скоростью его ответов.

Чем дольше кто-то игнорирует электронное письмо, прежде чем, наконец, ответить, тем большей социальной властью обладает этот человек. Начальник оставляет электронные письма без ответа в течение нескольких часов или дней; подчиненные отвечают в течение нескольких минут.

Этот метод даже применяют в службах разведки. Например, опираясь на скорость ответов внутри банды, спецслужбы могут определять главарей и выстраивать иерархию внутри группировки.

Здесь интересно другое исследование того же Колумбийского университета:

В 93% случаев неудовлетворенность своим начальником коррелирует с его медленными ответами. Чем дольше начальники отвечали, тем менее сотрудники были удовлетворены и начальником, и своей работой.

Получается, чем больше начальник поддается привычным паттернам статусного поведения, тем больше у него шанс столкнуться с демотивацией и выгоранием подчиненных.

#корпоративныекоммуникации #почта

Правило 124. Проверяйте хвост переписки, прежде чем добавить нового адресата

Двое переписываются по электронной почте и понимают, что нужен еще один человек, который поможет им решить вопрос.

Самое простое — добавить нового адресата. Но чтобы не попасть в неловкую ситуацию перед этим нужно сделать одно простое гигиеническое действие — перечитать переписку и убедиться, что там нет ничего такого, что новый адресат не должен увидеть.

Например, если в самом начале переписки вы писали: «Да этот Антон постоянно всех подводит», то Антона в эту ветку лучше не добавлять или хотя бы почистить ее перед добавлением.

То же самое относится и к групповым чатам: убедитесь, что в чате нет ничего такого, что не должен видеть новый участник, перед тем, как его добавить.

#правило #почта

Бывает неловкая ситуация: нажимаешь «отправить», письмо улетает, и ровно в этот момент понимаешь, что в письме чего-то не хватает или нужно было написать по-другому.

Gmail давно предлагал возможность отменить отправку (в настройках можно указать время задержки, в течение которого отправку можно отменить).

Такая же возможность теперь есть в яндекс почте. Для этого в настройках в разделе «Интерфейс» нужно включить отмену отправки письма и указать интервал задержки.

А в почте mail эта функция доступна только при платной подписке.

Upd в комментариях пишут, что у мэйла в некоторых аккаунтах эта функция по умолчанию.

На скриншоте — инструкция для включения функции в яндексе и gmail.

#почта #лайфхак

Вопрос из комментариев:

Ситуация такая:
Письмо: «Сделайте то-то»
Ответ: «Делаем, ждите»

Насколько корректно отправить ответное *спасибо*?

В данном случае «Спасибо» не сообщает новой информации и не является полноценной благодарностью, потому что пока не за что благодарить, — в общем, создает только шум.

А вот если бы ситуация была другой:

Письмо: «Сделайте то-то»
Ответ: «Сделано, держите»

— то тут уже «Спасибо» было бы уместно. Это не только благодарность, но и закрытие задачи. Это короткое сообщение еще как бы говорит: мы получили твое письмо, выполненная задача принята, других пожеланий по этой задаче нет. То есть, по сути, это письмо — синхронизация между постановщиком и исполнителем, важный этап закрытия задачи.

#вопросответ #вежливость #почта

В прошлом сообщении автор вопроса написал:

«Мемо в переписку — это как будто недоверие собеседнику».

Интересно, что Эрин Мейер в книге «The Culture Map» (здесь я делала конспект этой книги) говорит, что письменное мемо/резюме после устного разговор действительно воспринимается в разных культурах по-разному.

Так, в низкоконтекстной культуре (например, в США, Европе) написать резюме встречи — проявить уважение, профессионализм и открытость. В высококонтекстной (например, в арабских или азиатских странах) — показать неуважение и недоверие.

Поэтому интересно узнать, как вы воспринимаете письмо-резюме, которое присылает вам партнер после встречи?

Сейчас прикреплю опрос ⬇️

#почта #обсуждение #межкультурное

Для «Бизнес-секретов» написала пост про «сложные» письма — когда нужно отказать, выразить критику или ответить на негатив ⬇️

#почта

Письма-напоминания

Могли бы вы привести примеры формулировок для писем-актуализаций? То есть если на письмо не ответили и нужно повторно написать, чтобы поднять письмо и получить ответ. Хочется звучать экологично и не обидеть человека, задавая вопрос повторно, указывая на то, что он не ответил в срок

Если на письмо или сообщение не ответили, есть несколько стратегий:

1️⃣ Просто продублировать вопрос, даже не указывая на то, что он задается повторно:
— Скажите, пожалуйста, сможете ли вы..

2️⃣ Напомнить, что вопрос еще актуален:
— Подскажи, пожалуйста, по этому вопросу что-то прояснилось
— Напиши, пожалуйста, что думаешь по этому предложению

3️⃣ Спросить, когда можно рассчитывать на ответ:
— Напишите, пожалуйста, когда можно ожидать от вас ответ

4️⃣ Предположить, что может быть техническая проблема, и снять вину с собеседника:
— Привет! Поднимаю вопрос у тебя в почте — вдруг затерялось
— Дошло ли до вас моё письмо? На всякий случай пересылаю

5️⃣ Указать причину напоминания и поторапливания:
— Чтобы запуститься 5 ноября, нам нужен ваш ответ до конца недели
— Мы очень ждем от вас эти данные, чтобы подготовить финальный отчет до конца месяца

6️⃣ Поделиться чувствами:
— Переживаю, получили ли вы мое письмо
— Мне неловко снова напоминать о себе

7️⃣ Предложить собеседнику другой формат ответа:
— Если вам неудобно обсуждать это в переписке, то, может быть, вам будет удобнее созвониться?
— Если этот вопрос нужно было адресовать не вам, то напишите, пожалуйста, с кем из ваших коллег я могу связаться
— Если сейчас у вас нет готовых материалов, то вы можете прислать нам сырые данные

8️⃣ Уточнить, нужна ли еще какая-то информация для принятия решения:
— Может быть, нужна еще какая-то информация от меня, чтобы принять решение?

9️⃣ Показать, что ответ «нет» лучше, чем отсутствие ответа?
— Мне очень важен ваш ответ (даже если это ответ «нет»), чтобы понимать, как дальше выстраивать работу
— Напиши, пожалуйста, что ты решил. Ответ «нет» — тоже подойдет)

🔟 Уточнить, как понимать молчание:
— Я не получила ответа на письмо. Правильно ли я понимаю, что это означает, что вы не готовы к сотрудничеству?
— Я отправлял тебе приглашение, но не получил ответа. Правильно понимаю, что на твое участие не стоит рассчитывать?

В зависимости от ситуации и отношений с собеседником можно выбирать и комбинировать разные варианты.

#почта

См.переписку

Обычно этой фразой сопровождают пересылаемое письмо, чтобы сэкономить время. Обычно она означает: «Вот тебе какая-то странная лабуда, разберись как-нибудь».

Но тот, кто пересылает переписку, уже прочитал всю ветку, понимает контекст и знает, почему сейчас пересылает письмо именно этому адресату. То есть написать пояснение для него будет несложно:

«Почитай переписку, чтобы быть в курсе»

«Возьми себе эту задачу»

«Напиши, что думаешь про эту проблему»

«Письмо явно тебе адресовано. Пересылаю»

В конце концов, если написать «Я не понимаю, что тут требуется. Посмотри, пожалуйста, может, ты поймешь, о чем речь» — уже намного конструктивнее и человечнее, чем «см.переписку».

Это избавит получателя от необходимости задавать дополнительные вопросы или тратить лишнее время на то, чтобы вникать в тот контекст, в который первый собеседник уже вник.

#почта

«Ваше письмо получено»

— обычно это автоматический или полуавтоматический ответ, который приходит в ответ на письмо. Больше никакой информации такие письма обычно не содержат. Как относитесь к таким письмам?

Ниже прикреплю опрос ⬇️

#почта #обсуждение

В чем проблема с сообщением «Ваше письмо получено»

В том, что, получив такое сообщение, мы не до конца понимаем, что оно значит: письмо получено и прочитано? письмо просто дошло до почтового ящика? письмо дошло и было похоронено в папке со спамом?

Поэтому главное при отправке уведомления — избежать двусмысленности:

1. В магазинах, сервисах, службах поддержки, где письма отправляются автоматически, — дать конкретику:

«Ваше письмо получено. Мы ответим в течение 3 дней. Для уточнения деталей вы можете связаться с нами по…»

Приведу антипример из комментариев выше:
«Пишешь в интернет-магазин 20 декабря: "вы ещё работаете? успеете что-нибудь обработать до Нового года"? Через пять минут: "ваше письмо получено", а перезванивают в феврале: "ой, а ещё актуально?"»


2. В частных письмах:
- автоматический ответ настраивать только на время отсутствия (тут больше отпускных рекомендаций):

«До 15 августа я в отпуске и не смогу ответить на ваше письмо. Вы можете обратиться к…»

- в остальных случаях получение письма лучше подтверждать не автоматически, а вручную:

«Получил ваше письмо. Пришлю информацию по вашему запросу до 12 февраля»

======================
А если вы сами пишете письмо и очень хотите быть уверены, что письмо дошло до адресата, то в конце письма можно написать просьбу:

«Пожалуйста, подтвердите, что письмо до вас дошло»

Не во всех случаях сработает, но шанс получить живое подтверждение увеличится.

#почта

В Китае кошка случайно отправила письмо об увольнении начальнику своей хозяйки.

Женщина написала электронное заявление, но пока не собиралась его отправлять. Пока она думала над письмом, кошка запрыгнула на стол и нажала на клавишу Enter, отправив электронное письмо начальнику.

Девушка попыталась объяснить начальнику, что это дело рук ее домашнего питомца, но ее обращение было проигнорировано. В итоге девушку уволили и лишили годовой премии, на которую она рассчитывала.

Мораль и главный вывод: котики умнее, чем мы думаем черновики важных сообщений пишите в заметках и переносите в мессенджер и почту только перед отправкой.

#мессенджеры #почта

Говорят, Наполеон никогда не отвечал на письма сразу, а давал им отлежаться три недели. После чего он с радостью замечал, как много вопросов решились сами собой без его участия.

Пробовали такое? Работает?

#почта #лайфхак

Продолжаем рубрику с вопросами от читателей. Ниже ситуация, в которой, кажется, нет однозначного ответа, а потому интересно ее обсудить.

Читательница описывает ситуацию: бывает, тебе нужно что-то быстро обсудить с деловым знакомым — именно обсудить в короткой беседе, и ты пишешь приглашение к звонку и спрашиваешь, во сколько удобно созвониться. А в ответ человек предлагает тебе написать свой вопрос в мессенджере. Ты знаешь, что человек голосовые не любит, и понимаешь, что тебе теперь предстоит продумать и написать много текста. Кроме того, тут ощущается большая дистанция, чем она есть на самом деле.

Автор вопроса уточняет: речь идет не о незнакомых людях и неизвестной теме разговора (где личные границы и желание сначала прояснить цель звонка будут понятны), а скорее о знакомых людях, которым из контекста примерно понятно о чем речь в целом.

Получается, одному комфортно асинхронно переписываться, а другому очень важно пообщаться голосом в реальном времени, и он готов подстроиться под график собеседника.

Вопрос автор формулирует так:

Что считается более дурным тоном: пренебрегать просьбой о беседе со стороны "ответчика" или настаивать на беседе со стороны "приглашателя"?

Будет здорово, если вы вспомните ситуации, когда сами оказывались в положении человека, которого уговаривают на звонок, или когда вам приходилось объяснять, что звонок будет гораздо эффективнее переписки. Как вы себя чувствовали? И какое поведение собеседника было бы для вас комфортным?

#обсуждение #почта #кейс

Менеджеру нужно провести опрос среди сотрудников. Он разослал анкету и ждет, когда сотрудники ее заполнят. Наступает дедлайн, а из 100 человек форму заполнили только 50.

Менеджер пишет напоминание коллегам. И может сформулировать так:

Половина из вас не заполнила анкету. Доколе?

или так:

Половина из вас заполнила анкету. Ждем остальных.

Кажется, что пишем мы про одно и то же. Но в первом случае сотрудники подумают: «Ну раз коллеги не заполняют, я тоже не буду». Во втором случае: «Раз коллеги уже заполнили, мне тоже надо».

Многим не хочется отличаться от большинства. Поэтому формулируйте так, чтобы желанное для вас поведение звучало как норма и выбор большинства.

В общем, стакан, который наполовину пуст или наполовину полон, в деловой переписке тоже имеет значение.

#лайфхак #почта