#вопросответ
"Будучи студентом, очень часто пишу письма преподавателям и подписываюсь всегда примерно одинаково: «С уважением, ...». Но сегодня пришлось писать человеку чтобы устроиться на стажировку и я до сих пор не знаю как по-хорошему завершить текст письма.
«Блин, кароче» тоже не подходит!)"

"С уважением" - абсолютно нейтральная формула вежливости, которая подойдёт для всех деловых писем.

Есть такие же нейтральные альтернативы: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".

Однако можно сделать завершающую фразу более информативной и эмоциональной. Например:
- Надеюсь на наше сотрудничество
- Буду очень благодарна вам за ответ
- Если у вас появятся вопросы, с удовольствием на них отвечу
- Сообщите, пожалуйста, если для принятия решения вам нужна ещё какая-то информация
- Буду рада, если мое предложение вас заинтересует
Такие фразы не выглядят дежурными клише и могут подтолкнуть человека ответить на ваше письмо.

В некоторых случаях можно позволить себе эмоциональную позитивную заключительную фразу:
- Хорошего дня
- Хороших выходных
- Всего доброго

Сама я привыкла к такой формуле завершения письма:
1. Обозначить ожидаемое действие:
- Буду признательна за оперативный ответ
- Пожалуйста, дайте знать, если остались вопросы
- Подтвердите, пожалуйста, получение письма
2. Формула вежливости:
- Спасибо. Всего доброго
- С уважением
3. Подпись (имя, фамилия, должность)
4. Контакты (телефон, сайт)

PS мне стало приходить много вопросов. Буду теперь писать ответы на них здесь. Если что, пишите в личные сообщения.

Прислали вопрос: "Меня часто просят сделать репост каких-нибудь объявлений: то котенку ищут дом, то помогите сдать квартиру, то нужно подписать петицию. Я не хочу делать репост, но и посылать как-то неудобно. Что делать?"

Для начала - помните, что только вы решаете, что и как размещать на своей странице. Поэтому спокойно можете отказывать тем, кто покушается на вашу территорию.

Если не хочется отказывать жестко, можете использовать аргуметы:
- "Это не подходит моей аудитории" / "Среди моих читателей нет тех, кто интересуется такой темой"
- "Я не публикую то, в чем не разбирась, а в этой теме я не специалист"
- "Я на своей странице не делаю таких постов"

При желании можете пообещать, что вместо репоста сообщите адресно своим знакомым, которые сейчас как раз ищут котенка, квартиру, петицию.

Чтобы самому не оказаться в ситуации назойливого попрошайки, всегда формулируйте просьбу так, чтобы у человека была возможность вам отказать. "Сделай репост, а то котенок умрет" - вы манипулируете. "Если среди твоих читателей могут быть те, кто ищет котенка, размести, пожалуйста, объявление" - вы даете собеседнику свободу выбора и право отказать.

#соцсети #вопросответ

ВОПРОС
«Нормально ли, когда ты пишешь человеку, а он не читает твое сообщение и уж тем более, не отвечает. Хотя буквально минуту назад был в сети (а в соц.сетях и мессенджерах четко указано время последнего онлайна), а твое сообщение так и висит непрочитанным уже который час.
Правильно ли поступают эти люди? Или может с ними все в порядке, а это мне надо проще ко всему относиться?»

ОТВЕТ
То, что человек онлайн, не означает, что он готов общаться и оперативно отвечать.

Часто люди не читают сообщения, потому что заняты или знают, что сходу на сообщение ответить не смогут, им нужно время, чтобы найти информацию или чтобы напечатать ответ. И чтобы не забыть про это сообщение, они его не открывают, оставляют его напоминанием, что нужно ответить.

Непрочитанным сообщением нам по сути отправляют сигнал: «я не открывал сообщение, оно висит с напоминанием, новое напоминание мне пока что можно не отправлять».

Важно помнить, что у каждого человека есть право быть оффлайн и не реагировать молниеносно, даже если зеленый огонек горит.

#вопросответ #мессенджеры

ВОПРОС
"Просишь у коллеги контакт человека, который может решить некий рабочий вопрос. Коллега без комментариев скидывает номер телефона. Что делать первым? Звонить? (нуууу). Писать смс? (олдскульно) Пытаться писать в мессенджере? (но в каком? У меня вот нет вайбера, например). Пока решила так: попробовать написать в телеграм. Через 4-5 часов - в ватсапп. И если наутро нет ответа - звонить (в рабочие часы). Минус способа - если не угадать с 1-2 раза, на ожидания теряется целый рабочий день. А как по-вашему лучше поступить?"

ОТВЕТ
Идеальный вариант: попросить коллегу, который сбрасывает номер, уточнить у владельца номера, можно ли дать его телефон и как с ним удобнее связаться.

Менее идеальный вариант: уточнить у коллеги, как этот контакт обычно общается: использует ли мессенджеры для работы, отвечает ли на звонки, где предпочитает решать рабочие вопросы.

Если вопрос очень срочный, то лучше сразу звонить и извиниться за беспокойство, вместо того, чтобы человека дергать по трем каналам, прежде чем все равно позвонить.

Если вопрос не срочный, то лучше попросить почту: за почтой уже закрепилась репутация канала для делового общения, а мессенджеры пока что многими воспринимаются как инструмент для личных переписок.

Социальные сети для решения деловых вопросов можно использовать только в крайнем случае: люди выкладывают там детей, котов, фотографии с вечеринок и пляжа. Вы можете смутить незнакомого человека, если напишете в такой аккаунт по деловому вопросу.

#вопросответ

Q.: «Мы проводили лекцию в зуме, и спикер у нас, организаторов, перед началом спрашивает: «Можно я буду курить?». Мы ответили, что спросим у зрителей. Зрители не стали возражать, и мы разрешили спикеру курить. Как надо было поступить?»

A.: Формально все поступили правильно: спикер спросил разрешения, организаторы посоветовались со зрителями. Но на самом деле дисбаланс власти сыграл со всеми злую шутку: организаторы постеснялись возразить приглашенному гостю, а зрители не осмелились отказать организаторам. В итоге гостям пришлось терпеть курение в кадре. А курение в кадре раздражает очень многих: как показало наше исследование, 78% опрошенных категорически не приемлют курение в зуме.

Как же надо было поступить?
⁃ лектору - не спрашивать разрешения, а если очень надо курить, то делать это при выключенной камере.
⁃ организаторам - сразу самостоятельно принимать решение, не разделяя ответственность со зрителями.
⁃ зрителям - не стесняться говорить, если курение в кадре их не радует.

Курение в кадре - спорная тема, но вот чего точно делать не нужно: делать вид, что ты спросил разрешения там, где точно не можешь получить отказ.

————
На лекциях мне часто задают интересные вопросы. Буду время от времени здесь их публиковать. А как бы вы поступили на месте спикера, организаторов и зрителей?

#вопросответ #видеоконференции

Камера на собеседовании

Недавно во время эфира меня спросили: «Что делать, если приходишь на собеседование, а там со стороны работодателя несколько человек, и все с выключенными камерами. Просить включить камеры - как-то неловко, но и общаться с черными квадратами не очень приятно. Как поступить?»

Вижу три варианта:
1. Тренировать навык общаться, не видя собеседника. Если прокачать эту способность, то выключенные камеры перестанут смущать, можно чувствовать себя одинаково уверенно в разных условиях.

2. Честно сказать, что вам неловко общаться без камер, и попросить включить. "Не затруднит ли вас включить камеру? Мне кажется, мы так сможем лучше познакомиться и понять друг друга».

3. Переформатировать просьбу в уточнение: "Хочу уточнить: мы сегодня в каком формате - все с выключенными камерами?" Тогда ваши собеседники либо предложат вам тоже выключить камеру, либо все-таки сами включат. А если не позаботятся о том, чтобы вы были в одинаково комфортных условиях, то можно сделать вывод о корпоративной культуре и учитывать это, принимая решение о трудоустройстве.

Upd из комментариев:
4. «Я когда провожу встречи, в начале диалога всегда говорю: я вас слышу, но не вижу. Обычно срабатывает))собеседник в 90% случаев включает камеру, а в 10% говорит, что неполадки/в дороге с плохим интернетом и прочее, тогда я тоже выключаю или созваниваемся»


Как бы вы поступили в такой ситуации?

PS Я вернула комментарии. Надеюсь, мы сможем общаться друг с другом бережно

#видеоконференции #вопросответ

Вопрос: «Я работаю в нашей компании контент-менеджером и пишу для сайта и соцсетей о наших новостях и мероприятиях. Коллеги начали обсуждение нового мероприятия и добавили меня в чат, где решают организационные вопросы. Но мое включение потребуется только в конце. Сейчас я просто теряю время в этом чате. Насколько грубо будет, если я выйду из чата?»

Ответ: Всем в команде будет лучше, если никто не будет терять напрасно свое время. Поэтому я бы советовала поступить так:

1. Выяснить, почему вас добавили в этот чат (например, спросить в личных сообщениях коллегу, который вас добавил) - может быть, окажется, что именно в этот раз от вас требуется какое-то более активное участие. Тогда в чате можно остаться.
2. Если ваше участие нужно, но неизвестно, когда именно понадобится, отключите звук у чата и предупредите коллег: «Я вижу, что пока что обсуждаются вопросы, в которых не нужно мое участие, поэтому ставлю чат на mute. Когда я понадоблюсь, тегните меня, пожалуйста, чтобы я ничего не пропустил(а)»
3. Если ваше участие в обсуждении не нужно, договоритесь с человеком, который ставит вам задачу, чтобы он прислал вам ее лично, когда задача будет сформирована. Напишите в общий чат примерно такое сообщение: «Поскольку я не участвую в обсуждении деталей, то я, с вашего позволения выйду, из чата. Мы договорились с Артемом, что как только мне надо будет подключиться, он либо передаст мне задачу, либо добавит в чат. Если что - пишите в личку. Я на связи».

Если вы сами создаете такие чаты, то не включайте в них людей «на всякий случай», а добавляйте по мере необходимости. И каждый раз добавляя, делайте резюме для нового участника: «Марина, мы добавили тебя в чат, потому что ты будешь отвечать за приглашение участников. Мы уже договорились вот об этом. От тебя сейчас нужно вот это».

Время участников команды - самое ценное, что есть в любом проекте.

#вопросответ #мессенджеры

Вопрос от подписчика: «Можно ли отправлять видеокружочки в мессенджере? Или это нарушает цифровой этикет?»

Тут все просто: если собеседник дал согласие на получение видеокружочков, то они не будут нарушать цифровой этикет, потому что вместо этикета начинают действовать ваши локальные нормы и договоренности.

Если вы от человека согласие не получали, то это может быть расценено как нарушение этикета.

Что можно считать согласием на видеокружочки?
- Ответ на прямой вопрос («Можно отправить тебе кружочек?» - «Можно» - значит, можно)
- Общая договоренность на будущее («Как ты отнесешься к тому, что я время от времени буду отправлять тебе кружочки?» - «Мне ок»)
- Отправленный вам кружочек (если собеседник отправляет вам кружочек, то предполагается, что он готов в ответ тоже посмотреть видео от вас)

И еще одно важное правило: кружочки (как и голосовые сообщения) не должны содержать никакой важной и срочной информации. Кружочки допустимы, только если они спокойно дождутся, пока собеседник сможет их посмотреть, и за это время ничего не сгорит.

#вопросответ #мессенджеры #телеграм

На лекции меня спросили: не запрещает ли случайно цифровой этикет ставить реакции на сообщение в мессенджере.

Например, вы спрашиваете приятеля в чате: «Ты через сколько будешь?». Приятель отвечает: «Минут через 20». А вы в ответ на его сообщение ставите лайк 👍. Приятель таким образом понимает, что вы информацию получили и возражений не имеете.

Так вот никаких возражений против реакций на сообщение я пока что не встречала. Наоборот, реакция, которая стоит на сообщении, а не отправляется отдельной репликой, позволяет сокращать количество информационного шума в чате.

Однако стоит учитывать, что в некоторых ситуациях реакция может быть не очень уместна. Например:

1. Вы поставили лайк на сообщение и сразу же пишете текстом: «ок», «хорошо», «понятно». В такой ситуации сообщение полностью дублирует значение лайка. А значит, либо лайк, либо последующее сообщение уже не нужны.
2. Реакции недостаточно для передачи смысла. Например, вы сообщаете приятелю, что выполнили какую-то его большую и сложную просьбу, а в ответ - реакция со сложенными ладошками. Кажется, тут уместна была бы более развернутая благодарность, чем лайк.

Можно продолжить список ситуаций, когда реакция на сообщение может оказаться неуместной. Но все равно реакция - отличный способ «кивнуть» в онлайн-разговоре.

#вопросответ #мессенджеры

Вопрос от читательницы:

Представьте, что вы допустили ошибку и ответили на общекорпоративную рассылку, не убрав из поля "Кому" адрес "all@companyname.ru". Ничего ужасного не написали: простой вопрос или подтверждение записи, но он ушел всем вашим коллегам.

Уместно ли после этого сразу написать "Извините за случайную рассылку" или лучше молчать и не тревожить коллег вторым общим емайлом?

Логично было бы не умножать информационный шум и не писать второго письма. Но у меня был опыт, который ставит под сомнение эту, казалось бы, логичную рекомендацию.

Однажды студентка очень крупного университета, в котором я работала, отправила свое домашнее задание преподавателю на адрес all@nazvanievuza.ru. Письмо получило несколько тысяч человек: преподаватели, сотрудники, студенты. И тут начался апокалипсис — посыпались ответы: «Исключите меня из рассылки!», «Прекратите мне писать!», «Вы что не видите, на какой адрес вы пишете?!», «Продам гараж». Все возмущенные писали на тот же адрес all@nazvanievuza.ru 🤦🏻‍♀️ Каждую минуту прилетало по несколько писем. Работа огромного вуза была парализована.

Поэтому чтобы не спровоцировать апокалипсис, я бы посоветовала написать письмо вдогонку и объяснить, что оно отправлено по ошибке. Иначе велика вероятность, что на ошибку начнут указывать коллеги, и тогда поток писем будет не остановить.

А вообще с точки зрения цифровой гигиены компании было бы правильнее, если бы не каждый сотрудник имел возможность писать на адрес all@… Тогда и досадных ошибок и бесполезных рассылок было бы меньше.

#вопросответ #почта #случайизжизни

Вопрос:

Сейчас многие используют функцию отложенных сообщений в телеграме и почему-то в начале сообщений пишут «Привет! Это отложка…». Зачем они об этом сообщают?

С точки зрения теории коммуникации, отправитель предупреждает адресата, что сейчас происходит не синхронная, а асинхронная (то есть разорванная во времени) коммуникация. Это важно, потому что обычно в мессенджере коммуникация синхронная, и по умолчанию мы получаем сообщение в тот момент, когда оно было написано. И если это не так, то может возникнуть необходимость это прояснить.

С практической точки зрения, такое предупреждение дает сигнал получателю: «Это сообщение писалось раньше, чем ты его получил, поэтому, возможно, не учитывает тех изменений, которые за это время произошли»

• Например, коллега пишет: «Это отложенное сообщение. Ты просила напомнить, чтобы мы вернулись к обсуждению этой темы через неделю…». Таким образом, коллега не забыла напомнить и не будет выглядеть странно, если вдруг за эту неделю тема исчерпала себя.

• «Привет! Это отложка. Напоминаю, что сегодня у нас совещание в 16:00». Такое сообщение не собьет с толку получателя, если, например, сегодня вы уже отменили эту встречу.

• UPD Дополнение из комментариев: «А ещё может получиться так, что отложенное сообщение уходит в рабочий чат, например, в 10:00, а там с 09:45 обсуждают какую-то другую тему. И сообщение может оказаться "не к месту". Но если есть предупреждение, что это отложенное, не будет лишнего недопонимания»

В общем, предупреждать, что сообщение отложенное не обязательно, но если есть шанс, что может возникнуть недопонимание, то лучше об этом написать.

#мессенджеры #вопросответ

Пришел такой вопрос про сложную ситуацию и сразу предложение решения. Если бы вы потеряли банковскую карту, вы бы хотели, чтобы нашедший ее человек поступил так?

Что делать если ты нашел кем-то утерянную банковскую карточку? Конечно, ее можно сдать в банк, но что будет дальше, получит ли ее клиент — за этим процессом не уследить. А есть способ, который позволит передать утерянную кредитку лично в руки — просто переведи минимальную сумму по номеру карты, например, 1 рубль или копейку, если такое позволит тебе приложение твоего банка.

А в сообщении к переводу укажи, как можно связаться с тобой, например, номер своего телефона! И вот тебе уже звонит владелец карточки, которую он или его ребенок обронил по пути из магазина.

👍 — если да
😱 — если нет

#вопросответ #безопасность #обсуждение

Вопрос:

Насколько уместно задавать собеседнику при звонке вопрос, удобно ли ему разговаривать? Я привыкла это спрашивать даже у близких людей, тк всегда может быть не очень удобная обстановка для разговора. Но один раз на мой вопрос мне ответили: «Если я взял трубку, значит удобно». И я задумалась, что данный вопрос может быть для кого-то излишним, неуместным или раздражающим. Нужно ли спрашивать, может ли человек говорить?

Ответ:
Вопрос «Удобно говорить?» не имеет смысла — потому что не дает собеседнику информации, о чем будет разговор и сколько он продлится. Может быть, я могу говорить 2 минуты, а 10 уже не могу. Может быть, я окружена людьми и уточнить время приема в клинике удобно, а обсуждать симптомы с лечащим врачом уже нет.

Поэтому вопрос «Удобно сейчас разговаривать?» имеет смысл, только если дать дополнительный контекст: например, обозначить тему или продолжительность разговора.

- Это Иван из компании #%$~. Хочу уточнить данные по нашему договору. Можете говорить сейчас?
- Удобно сейчас обсудить квартальный отчет?
- Я тебе сейчас такооооое про Васю расскажу! Удобно?

Но гораздо лучше время звонка согласовать в переписке заранее. И даже если вы звоните в согласованное время, все равно не будет лишним спросить, удобно ли человеку сейчас говорить.

#вопросответ #телефон

В ватсапе иногда договариваюсь с начальником автомойки о мытье машины, а у него на аватарке стоит фото с голым торсом. И тут он звонит, фото на весь экран, сестра вообще неправильно всё поняла и доложила куда следует, что у меня "всякие мужчины в телефоне" 🤪

Общалась с сотрудницей морга по поводу организации похорон дедушки. Она дала номер свой личный, не официально рабочий. Но я-то все равно с ней общалась по делу, да ещё и такому деликатному. А у нее на аватарке фото в откровенном таком наряде. Хоть и красавица, но очень неприятненько было.

А с другим человеком общались по работе через мессенджер, на фото мужчина со светлой бородкой. Я и привыкла. А вживую увиделись, он подходит, здоровается: я Дима. Совсем другой человек. Оказывается, на аватарке стоит не его фото. Общаемся дальше в мессенджерах, а у меня такой диссонанс, что стараюсь теперь вообще пореже ему писать, хотя и надо, но откладываю сколько могу.

Эти истории мне рассказала читательница с вопросом: «Какие есть нормы и правила в цифровом этикете по поводу аватарок?»

Расскажите, пожалуйста, по какому принципу вы выбирали себе фото профиля в мессенджерах, и какие странные аватарки вам встречались?

А через пару дней я соберу все наблюдения и выложу памятку о том, как не попасть с аватарками в неловкие ситуации.

#вопросответ #мессенджеры #обсуждение

Вопрос от подписчицы:

Когда я тегаю в мессенджере кого-то — надо ли потом обращаться по имени? Если ник в Телеграме похож на имя, оно ещё ничего, получается как-то так: "@anya, привет!" Но хуже, когда ник произвольного вида: например, @student100500 или вообще непонятно что — @abyr14082989valg_takoynik 😅 Тут прям хочется по имени обратиться: "@studentt100500, Артем, привет!"

Ответ:
Тег в мессенджере выполняет техническую функцию (привлечение внимание и адресация сообщения), но не функцию обращения. Поэтому если нужно именно обращение (со всеми теми дополнительными смыслами, которые мы в него вкладываем — показать свое уважение, заинтересованность, обозначить дистанцию — Анечка или Анна Викторовна и т.д.), то стоит писать имя, даже если в нике это имя прочитывается.

Что еще полезно помнить:
1. Не в каждом сообщении нужно обращение. И тогда тега будет достаточно.
2. Поскольку тег — это не обращение, нет необходимости его пунктуационно оформлять как обращение (то есть ставить запятые или восклицательный знак).
3. Желательно выбрать себе такой ник, который не будет смущать собеседников. Например, некоторым подчиненным может быть неловко писать ник @dimuse4ka, обращаясь к начальнику.

#мессенджеры #вопросответ

Вопрос: нужно ли спрашивать разрешение у автора, если я собираюсь репостнуть или процитировать его пост в социальной сети?

Ответ: здесь решающий фактор — это настройки приватности в посте:

- если пост изначально опубликован в открытом аккаунте и доступен всем пользователям, то можно не спрашивать. Предполагается, что автор сделавший такой пост, готов к публичному вниманию и репостам.

- если пост опубликован под замком (только для друзей) или имеет запрет на репост, то прежде чем процитировать публикацию, обязательно нужно спросить разрешения у автора.

И, конечно, если цитируем пост, то обязательно указываем автора или источник. Иначе это уже не цитата, а плагиат 🤦🏻‍♀️

#вопросответ #соцсети

Вопрос из комментариев:

Ситуация такая:
Письмо: «Сделайте то-то»
Ответ: «Делаем, ждите»

Насколько корректно отправить ответное *спасибо*?

В данном случае «Спасибо» не сообщает новой информации и не является полноценной благодарностью, потому что пока не за что благодарить, — в общем, создает только шум.

А вот если бы ситуация была другой:

Письмо: «Сделайте то-то»
Ответ: «Сделано, держите»

— то тут уже «Спасибо» было бы уместно. Это не только благодарность, но и закрытие задачи. Это короткое сообщение еще как бы говорит: мы получили твое письмо, выполненная задача принята, других пожеланий по этой задаче нет. То есть, по сути, это письмо — синхронизация между постановщиком и исполнителем, важный этап закрытия задачи.

#вопросответ #вежливость #почта

Не хочу никого обидеть…

Вопрос от подписчицы:

В последнее время как-то часто встречаюсь с фразой "не хотела бы вас (кого-то) обидеть, но..." И обычно за ней следует как раз обидное. Зачем так писать, если знаешь, что фраза обидит или может обидеть? Будет ли лучше обойтись без неё или есть какие-то фразы, которые действительно смягчают написанное?

«Только не обижайся», «Не хочу никого обидеть», «Не в обиду тебе будет сказано» означает «Я хочу тебя обидеть и не хочу нести ответственность за свои слова (а если тебе не понравятся мои слова — ты сам(а) виноват(а), я же предупреждал(а)».

Совет простой: если вы действительно не хотите никого обидеть, то просто не пишите все то, что собирались написать после фразы «Не хочу никого обидеть…».

А если человек пишет обидное, ехидное, злое, резкое, значит, он хочет обидеть и понимает, какой эффект произведут его слова, а фраза «не хочу обидеть» — чистое вранье.

===============

И есть еще одна фраза, которая, наоборот, поражает своей правдивостью и точностью: «Это, конечно, не мое дело, но…». Обычно человек, который пишет эту фразу, абсолютно прав: это действительно не его дело. И ему стоит придержать свое мнение при себе, пока не спросят.

Только так есть шанс озвучить мнение, которое будет воспринято с благодарностью, и дать совет, который принесет пользу.

#вежливость #вопросответ

Как реагировать на открытки?

В комментариях спросили:

будет ли грубостью отсутствие какого-либо ответа на поздравление, особенно если видно, что оно шаблонное и массово рассылается?

Я бы сказала, что это будет не очень вежливо. Этикетный жест (приветствие, поздравление, извинение…) предполагает ответный жест.

Даже если мы думаем, что человек всего лишь отправил спамовую открытку, может оказаться, что для него это было важно.

Можно использовать один из этих вариантов:

- Отправить в ответ дежурную открытку: симпатичные можно найти на пинтересте или сгенерировать при помощи ИИ (кстати, в коммментарии к этому посту уже накидали хороших примеров)
- Можно обойтись благодарностью или стикером
- А можно сломать шаблон и использовать открытку как повод возобновить общение (если вы в нем заинтересованы, конечно): «Спасибо за поздравление! Рада тебя слышать! Так давно не виделись! Как ты поживаешь?».

Как вы сегодня справляетесь с поздравлениями?

#мессенджеры #вопросответ