Правило 63. В таблицах не используйте цветовое кодирование

У вас есть таблица, например, со списком гостей. Вы их обзваниваете, узнаете, придут они или нет. Подтвердивших отмечаете синим, неподтвердивших - желтым. А потом ваш коллега или вы сами через неделю пытаетесь догадаться: что же какой цвет означает. Но никто уже не помнит. Если очень хочется разукрасить таблицу, создайте на отдельном листе легенду: какой цвет что означает.

Но даже если у вас будет легенда цветов, то сделать самые простые операции все равно будет сложно. Как подсчитать, сколько в таблице синих (или желтых) строк? Вручную? А если этих строк 200? Для того, чтобы не усложнять жизнь себе и коллегам, сделайте отдельный столбец, где будете делать нужные пометки (например, «да»/«нет», «придет/ не придет»). Тогда можно будет легко получить статистику, если отсортировать таблицу по этому столбцу.

Избегайте цветового кодирования в таблицах, берегите друг друга.

#правило #файлы

Я получила очень много комментариев и дополнений про цветовое кодирование в таблицах, поэтому апдейт:

1. Стоило написать: «Подтвердивших отмечаете синим, неподтвердивших - желтым. А потом ваш коллега или вы сами распечатываете список на монохромном принтере, и - упс! - они все выделены неотличимыми друг от друга оттенками серого»
2. Стоило сказать, что мы выясняем не ответ «да/нет», где примерно уже установилась норма цветового кодирования: зеленый цвет - да, красный цвет - нет, а что-то менее очевидное. Например, мы выясняем: гость придет один или с сопровождающим.
3. Цветовое кодирование все-таки очень удобно, потому что наглядно визуально передает данные. Поэтому лучше всего совмещать цветовое кодирование с цифровыми данными.
4. Чтобы при этом таблица не превращалась в разноцветную петрушку, можно красить в разные цвета только один столбец, а не всю таблицу целиком.
5. Если нужно красить определенные значения определенными цветами и посчитать количество клеточек разных цветов, то в гугл-таблицах можно использовать условное форматирование (conditional formating). Оно находится во вкладке меню «Формат» (”Format”)
6. В Excel, оказывается, есть функция «Фильтр - Сортировать по цвету» и она позволяет, сами понимаете что, делать.

Большое спасибо за ваши комментарии и подсказки!

#файлы

Правило 93. Обрезайте скриншоты

Когда отправляете кому-то скриншот, то обрежьте все лишнее: если нужен небольшой кусочек экрана, пусть на скриншоте будет только он.

Чем меньше скриншот, тем он меньше весит. Чем меньше скриншот, тем меньше лишней информации о себе вы сообщаете (не всем нужно знать, какие еще вкладки в браузере у вас открыты). Чем меньше скриншот, тем легче собеседнику понять, на что вы хотите обратить его внимание.

В общем, обрезайте скриншоты.
Берегите друг друга.

#файлы

Правило 109. Откройте доступ к файлу, которым хотите поделиться

Мои студенты в университете каждую неделю сдают домашние работы в гуглдоках. Но обычно проверить я могу только половину из присланных работ. Почему? Потому что другая половина приходит с закрытым доступом. Я запрашиваю разрешение на просмотр файла, студент получает его на почту, открывает доступ, мне приходит уведомление. И только после этого я могу посмотреть файл. Процесс может затянуться на несколько часов или даже дней. Так происходит каждую неделю.

К сожалению, так бывает не только со студентами, но и со всеми, кто работает с облачными файлами. Время теряют все: и отправитель, и получатель. Поэтому заведите привычку: прежде чем отправлять ссылку на файл, открывайте к нему доступ.

#правило #файлы

Правило 111. Перечислите прикрепляемые файлы 📎

Вам приходит письмо: «Отправляю вам документы по проекту». А в приложении куча файлов: «Презентация_1.pptx», «КП_final.pdf», «Презентация_2.pdf», «new_смета_финал.xls» «О проекте.doc».

С чего начать изучать? Где главная информация? Пришло пять файлов, а сколько их на самом деле должно быть? Не потерялось ли чего-то важного?


Чтобы не создавать лишнего хаоса и неудобств, при отправке файлов нужно сделать два простых шага:

1. Назвать файлы понятно, убрать из названий лишнюю информацию:
- «Презентация_1.pptx» => «Краткая презентация о проекте Радуга.pptx»
- «new_смета_финал.xls» => «Смета проект Радуга на 03.04.23.xls»

Как проверить, насколько название информативно и удобно? Представьте, что человек скачал файл на компьютер и забыл. Сможет ли он через несколько дней среди других файлов опознать ваш и понять, не открывая, что находится внутри файла?


2. Перечислить, какие файлы вы прикрепляете, и пояснить, что в них находится:
«Отправляю вам 5 файлов:
1) Подробная презентация о проекте Радуга.pptx - здесь вся информация в одном месте: и смета, и описание, и КП»
2) Краткая презентация о проекте Радуга.pptx - здесь краткий рассказ о проекте, без финансовых вопросов.
3)……


Такой подход показывает заботу о получателе и умение четко структурировать информацию.

#правило #почта #файлы