Правило 105. Начните сообщение с обозначения цели

Вы получаете письмо. «Здравствуйте, Ирина Петровна! 1 октября состоится конференция, посвященная…» и дальше еще пять абзацев, посвященных конференции. Вы читаете все пять абзацев и не можете понять, чего же от вас хотят: зовут выступить, приглашают послушать, просят переслать коллегам? У вас пять абзацев бессмысленного чтения.

Если же письмо начинается со слов «Здравствуйте, Ирина Петровна! Пишу, чтобы пригласить вас выступить на конференции… / посетить конференцию… / попросить переслать информацию коллегам», то вы сразу понимаете, зачем вам вся эта информация в 5 абзацах, и уже по ходу чтения можете принимать решение.

Например:
- Пишу, чтобы ответить на ваши вопросы
- Хочу пригласить вас на конференцию
- Предлагаю назначить встречу
- Как и договаривались, отправляю вам документы

Скажите сразу, в чем цель вашего письма, и собеседнику будет легче вас понять.

#правило #почта

Правило 106. Извинитесь за игнор.

Вам нужно попросить человека о чем-то. Открываете чат с ним и обнаруживаете, что там висит его сообщение, которое вы когда-то давно проигнорировали (может быть, закрутились, забыли, не нашли сил и времени ответить - всякое бывает).

Хочется зажмуриться и сделать вид, что ничего не было. Как будто человек приходил к вам в гости, а вас дома не оказалось, и можно сделать вид, что про визит вы ничего не знали. Но это так не работает, человек не просто постучал в дверь и ушел, он пришел и лично вручил вам конверт.

Когда после такого пишут как ни в чем не бывало, то не просто игнорируют человека, но и показывают, что считают это нормой.

Поэтому самое разумное и человечное - если пишете человеку, чье сообщение проигнорировали ранее, извинитесь.

#правило #мессенджеры #вежливость

Правило 108. При выключенной камере не делайте ничего такого, что не стали бы делать при включенной.

Я много преподаю, в том числе и онлайн, и никогда не требую, чтобы студенты включали камеры (мне важно, чтобы они активно участвовали в занятии, а с камерой или без - не важно). И вот на одном занятии у студентки вдруг включается камера на телефоне и все видят потолок. По держателю для туалетной бумаги стало понятно, что это потолок уборной комнаты. Очевидно, девушка зашла в туалет и положила телефон на пол, именно в этот момент включилась камера.

Это был очень неловкий момент для меня, я не понимала что делать: промолчать в надежде, что ничего лишнего в кадр больше не попадет, или предупредить студентку о том, что ее камера включилась, но тогда придется привлекать к этому казусу внимание всей аудитории…

Оставим за скобками мои неловкие чувства, вернемся к главному тезису: камера может включиться в самый неподходящий момент. Не делайте при выключенной камере ничего такого, что не стали бы делать при включенной.

#правило #видеоконференции

Правило 109. Откройте доступ к файлу, которым хотите поделиться

Мои студенты в университете каждую неделю сдают домашние работы в гуглдоках. Но обычно проверить я могу только половину из присланных работ. Почему? Потому что другая половина приходит с закрытым доступом. Я запрашиваю разрешение на просмотр файла, студент получает его на почту, открывает доступ, мне приходит уведомление. И только после этого я могу посмотреть файл. Процесс может затянуться на несколько часов или даже дней. Так происходит каждую неделю.

К сожалению, так бывает не только со студентами, но и со всеми, кто работает с облачными файлами. Время теряют все: и отправитель, и получатель. Поэтому заведите привычку: прежде чем отправлять ссылку на файл, открывайте к нему доступ.

#правило #файлы

Правило 110. Перечитывайте сообщения перед отправкой

Лучшая привычка, которую можно завести в диджитале, - такая автоматическая последовательность действий:

написать - прочитать - отправить

Во-первых, это позволит замечать и исправлять ошибки и опечатки. Грамотный текст всегда выглядит аккуратнее и профессиональнее, чем текст с ошибками.

Во-вторых, это позволит услышать интонации, которые вы, возможно, и не вкладывали в текст, но они сами просачиваются. Например, вопрос «Когда будет отчет?» может прозвучать грубо. Если была цель надавить на собеседника, то цель достигнута, но если никакого давления не нужно, то, возможно, лучше смягчить фразу, например, так: «Скажи, пожалуйста, когда будет отчет?». Если не перечитывать, то грубую интонацию можно и не заметить.

В-третьих, перечитывание избавляет нас от импульсивных необдуманных ответов. «Сам готовь свой отчет. Спасибо, что спросил. Через час как раз пришлю».

#правило #почта #мессенджеры

Правило 111. Перечислите прикрепляемые файлы 📎

Вам приходит письмо: «Отправляю вам документы по проекту». А в приложении куча файлов: «Презентация_1.pptx», «КП_final.pdf», «Презентация_2.pdf», «new_смета_финал.xls» «О проекте.doc».

С чего начать изучать? Где главная информация? Пришло пять файлов, а сколько их на самом деле должно быть? Не потерялось ли чего-то важного?


Чтобы не создавать лишнего хаоса и неудобств, при отправке файлов нужно сделать два простых шага:

1. Назвать файлы понятно, убрать из названий лишнюю информацию:
- «Презентация_1.pptx» => «Краткая презентация о проекте Радуга.pptx»
- «new_смета_финал.xls» => «Смета проект Радуга на 03.04.23.xls»

Как проверить, насколько название информативно и удобно? Представьте, что человек скачал файл на компьютер и забыл. Сможет ли он через несколько дней среди других файлов опознать ваш и понять, не открывая, что находится внутри файла?


2. Перечислить, какие файлы вы прикрепляете, и пояснить, что в них находится:
«Отправляю вам 5 файлов:
1) Подробная презентация о проекте Радуга.pptx - здесь вся информация в одном месте: и смета, и описание, и КП»
2) Краткая презентация о проекте Радуга.pptx - здесь краткий рассказ о проекте, без финансовых вопросов.
3)……


Такой подход показывает заботу о получателе и умение четко структурировать информацию.

#правило #почта #файлы

Правило 112. Если пишете человеку впервые, назовите точку последнего контакта (даже если это «читаю ваш блог»)

— Привет! А где ты толстовку покупал? — пишет незнакомый человек в социальной сети.
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат? — пишет в мессенджер незнакомый номер.
— Добрый день! Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора, — приходит на почту от незнакомого сотрудника компании, с которой намечается контракт.

Конечно, можно догадаться, что первый человек читает вас в соцсетях, второму вас кто-то порекомендовал, а третьему коллега передал ваши контакты, чтобы заключить договор. Для отправителя это очевидно. Но для получателя это сообщение — как снег на голову, взявшийся из ниоткуда.

Это может показаться нарушением личных границ, хамством, спамом или даже мошенничеством. Виной тому - информационная асимметрия: у одного человека информации значительно больше, чем у другого. Чтобы это поправить, достаточно в сообщение добавить контекст или последнюю точку контакта:

— Привет! Давно подписана на твой блог. В последней сторис у тебя была крутая толстовка. Скажи, пожалуйста, где ты ее покупал?
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». Мы познакомились с вами на конференции по маркетингу в прошлые выходные. У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат?
— Добрый день! Меня зовут Полина, я из компании «…». Андрей Петров передал, что мы заключаем с вами контракт на проведение… Я буду заниматься оформлением документов. Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора.

Информационная симметрия восстановлена. Теперь шансов на ответ гораздо больше.

#правило #почта

Правило 113. Скажите, что вы сейчас делаете

Начинается онлайн-совещание, докладчику передают слово. А он ничего не говорит, только растерянно бегает глазами по экрану. Его застали врасплох? Ему нечего сказать? Он не готов выступать?

Нет, просто он ищет кнопку, которая запустит демонстрацию экрана.

Но зрители, которые смотрят онлайн, этого не видят, у них перед глазами растерянный человек с бегающими глазами.

Поэтому если вы совершаете какие-то действия, то комментируйте их.
- Я сейчас включу демонстрацию экрана, чтобы вы все видели
- Я сейчас проверю ваши сообщения в чате
- Я сейчас отключу уведомления, чтобы ничего не мешало

Так зрители поймут, что происходит, а вам будет легче удержать внимание аудитории.

#правило #видеоконференции

Правило 114. Дайте человеку понять, что ничего от него не ждете

Золотое правило коммуникации: если тебе что-то нужно - скажи прямо. Например, запрашиваем у человека информацию и тут же пишем прямой призыв к действию: «Пришли, пожалуйста, данные до 14 июля».

Но верно и обратное: если вы пишете письмо и вам ничего от человека не надо, то так ему об этом и сообщите. «Это просто информация, чтобы вы были в курсе, я не ожидаю от вас никаких действий». В английском языке есть аббревиатура FYI (for your information), в русском иногда в теме пишут «для информации» или «для ознакомления».

Чем яснее получателю, что от него в этом письме ничего не требуется, тем внимательнее от отнесется к тому письму, в котором от него будет что-то требоваться.

Еще пост по теме: Правило 105. Начните сообщение с обозначения цели

#правило #почта

Правило 115. Не удаляйте сообщения из мессенджера

Давайте посмотрим примеры:

1. Один человек пишет другому, но вдруг понимает, что ошибся номером. Пока собеседник не прочитал, отправитель удаляет сообщение, чтобы избежать неловкой ситуации. Но, скорее всего, это сообщение уже мелькнуло на всплывающем баннере у получателя. И вот он теперь копается в разных мессенджерах в поисках того самого сообщения. А представьте, если бы это было приглашение на свидание 🙈

2. Человек отправляет коллеге просьбу. А потом смог решить ситуацию сам и тихонько удаляет просьбу из чата, чтобы лишний раз не беспокоить коллегу. Но вполне вероятна ситуация, что коллега уже начал выполнять просьбу и специально не открывал сообщение, чтобы открыть чат, когда уже будет готов ответ. Просьбу выполнил, но обнаружил, что она не нужна, только когда ее уже удалили.

3. Человек решает почистить все переписки и удаляет содержимое целого чата со своим старым приятелем. Спустя время приятель хочет найти информацию в чате, но не может, потому что другой собеседник удалил всю переписку.

В общем, не удаляйте сообщение без предупреждения:
⁃ отправили по ошибке - напишите об ошибке,
⁃ сообщение перестало быть актуальным - напишите, что больше не актуально,
⁃ хотите зачистить всю переписку - скажите об этом собеседнику. Он имеет такое же право распоряжаться информацией в чате, как и вы.

#правило #мессенджеры

Правило 116. Человек, который инициирует онлайн-встречу для того, чтобы познакомить других людей, должен прийти на нее раньше всех.

Скажем, вы решили познакомить двух ваших деловых партнеров, которые между собой еще не знакомы, прислали им ссылку на зум. Партнеры приходят раньше вас и попадают в неловкую ситуацию: непонятно, кто есть кто, о чем говорить с незнакомым человеком, как представиться. Все замерло в неловком ожидании инициатора встречи.

Чтобы такого не происходило, инициатор встречи либо приходит немного заранее, либо настраивает встречу так, чтобы она начиналась только в тот момент, когда в зал заходит главный организатор.

#правило #видеоконференции

Правило 117. Не критиковать в общем чате

Если кто-то из коллег ошибся или подвел, можно сказать ему об этом лично. Тогда есть шанс конструктивно обсудить ошибку.

Если сообщить в общий чат: «Ты опять заваливаешь проект!», то продуктивного обсуждения не получится. Публичное унижение еще никого не делало лучше.

Это же касается комментариев под постами. «У вас тут ошибка!» в комментариях под постом выглядит как «Смотрите, я тут самый умный», а в личных сообщениях автору — как искреннее желание помочь.

Критиковать надо лично.

#правило #мессенджеры

Правило 119. Не перебивайте

В живом разговоре довольно легко заметить, если кто-то кого-то перебивает. В диджитале можно кого-то перебивать и даже не замечать. Поэтому несколько советов:

1. Если в группе обсуждают какую-то тему и вы вспомнили, что вам тоже надо что-то обсудить, дождитесь, пока закончат с первым вопросом, и только после этого пишите ваш. Иначе оба вопроса не обсудят полноценно.

2. Если вы видите, что кто-то в диалоге с вами «is typing» / «печатает», дождитесь, пока он отправит вам то, что набирал, и только после этого сами начинайте печатать.

3. На видеовстрече не всегда понятно, что кто-то закончил свое высказывание, и не всегда понятно, что «место у микрофона» свободно. Поэтому поднимайте руку, когда хотите высказаться, чтобы модератор дал вам слово и не приходилось никого перебивать.

Если не перебивать, то гораздо больше шансов быть услышанным.

#правило #мессенджеры #видеоконференции

Правило 123. На онлайн-встречах не демонстрируйте лишнего

Идет онлайн-совещание. И присутствующие решают, что всем вместе нужно посмотреть какой-то файл, который есть на компьютере у коллеги. «Женя, включи демонстрацию экрана», — просят собравшиеся. Женя включает. И все видят: завал на рабочем столе, посреди которого файл с названием «Резюме new», активное окно с онлайн-игрой, в которую, кажется, играли, пока шло совещание, и всплывающие сообщения от друга: «Ну, что, твое тухлое сборище уже закончилось?».

Довольно неловко 😬

===========================

Как избежать проблемы?

Вариант 1. Демонстрировать не весь экран, а только окно нужной программы. Например, если показывать окно презентации, то всплывающие сообщения из мессенджера никто не увидит.
Предупреждение: если вы хотите показать интернет-страницу и показываете браузер, то помните, что зрители увидят названия всех открытых вкладок.

Вариант 2. На всякий случай быть готовым к тому, что в любой момент может потребоваться демонстрация экрана, и содержать в порядке рабочий стол, не хранить на видном месте компрометирующих файлов, заблокировать всплывающие сообщения из мессенджеров. Этот вариант посложнее, но и от неловких ситуаций страхует лучше.

#правило #видеоконференции

Правило 124. Проверяйте хвост переписки, прежде чем добавить нового адресата

Двое переписываются по электронной почте и понимают, что нужен еще один человек, который поможет им решить вопрос.

Самое простое — добавить нового адресата. Но чтобы не попасть в неловкую ситуацию перед этим нужно сделать одно простое гигиеническое действие — перечитать переписку и убедиться, что там нет ничего такого, что новый адресат не должен увидеть.

Например, если в самом начале переписки вы писали: «Да этот Антон постоянно всех подводит», то Антона в эту ветку лучше не добавлять или хотя бы почистить ее перед добавлением.

То же самое относится и к групповым чатам: убедитесь, что в чате нет ничего такого, что не должен видеть новый участник, перед тем, как его добавить.

#правило #почта