Правило 112. Если пишете человеку впервые, назовите точку последнего контакта (даже если это «читаю ваш блог»)

— Привет! А где ты толстовку покупал? — пишет незнакомый человек в социальной сети.
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат? — пишет в мессенджер незнакомый номер.
— Добрый день! Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора, — приходит на почту от незнакомого сотрудника компании, с которой намечается контракт.

Конечно, можно догадаться, что первый человек читает вас в соцсетях, второму вас кто-то порекомендовал, а третьему коллега передал ваши контакты, чтобы заключить договор. Для отправителя это очевидно. Но для получателя это сообщение — как снег на голову, взявшийся из ниоткуда.

Это может показаться нарушением личных границ, хамством, спамом или даже мошенничеством. Виной тому - информационная асимметрия: у одного человека информации значительно больше, чем у другого. Чтобы это поправить, достаточно в сообщение добавить контекст или последнюю точку контакта:

— Привет! Давно подписана на твой блог. В последней сторис у тебя была крутая толстовка. Скажи, пожалуйста, где ты ее покупал?
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». Мы познакомились с вами на конференции по маркетингу в прошлые выходные. У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат?
— Добрый день! Меня зовут Полина, я из компании «…». Андрей Петров передал, что мы заключаем с вами контракт на проведение… Я буду заниматься оформлением документов. Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора.

Информационная симметрия восстановлена. Теперь шансов на ответ гораздо больше.

#правило #почта

На одном мастер-классе мы разбирали сопроводительное письмо к резюме. И меня спросили: а нужно ли в сопроводительном письме сообщать какие-то факты о себе, если они все описаны в прикрепленном резюме? Вроде как, только время тратим.

Мне кажется, что при отправке письма нужно использовать принцип воронки продаж, о котором знают все маркетологи. Воронка продаж наглядно показывает, что вывеску вашего магазина увидит, скажем, тысяча человек, внутрь зайдет только сто, до примерочной дойдет десять, а на кассе окажутся единицы. То есть на каждом этапе кто-то будет срезаться.

Точно так же и с письмом:
- не все получившие письмо его откроют,
- не все открывшие прочитают письмо полностью,
- и уж тем более: не все скачают вложение.

Наша задача при составлении письма - сократить потери на каждом этапе и сделать так, чтобы человек получил максимум ценной информации, даже если не перейдет на следующий этап.

Поэтому в теме письма мы напишем не «отклик на вакансию», «предложение» или «резюме», а «резюме на должность главного редактора». Это повысит вероятность, что письмо откроют.

А в сопроводительном письме сообщим о себе самое важное. Если мы ничего не скажем о себе в сопроводительном письме, то у получателя будет меньше причин открывать резюме (то есть он не перейдет на следующий этап нашей воронки). И кроме того, мы лишаем себя возможности сообщить что-то важное тому, кто не откроет вложение. Благодаря сопроводительному тексту рекрутер хотя бы запомнит, что вы знаете три языка и имеете нужный опыт работы, и сможет в нужный момент вернуться к вашему письму.

Как мне кажется, принцип воронки очень полезно использовать и в любых других письмах.

#почта

«Ольга, разберите, пожалуйста, спорный вопрос. Часть знакомых, говорят, что им странно видеть в начале переписки обращение с восклицательным знаком, вроде: "Добрый день, Полина!" Им кажется, будто человек пишет на эмоциях, а они не уместны. Хотя, вроде, это простые правила русского языка - использовать "!" при обращении».

Что ж, давайте выясним ⬇️

#грамотность #обсуждение #почта #мессенджеры

Правило 114. Дайте человеку понять, что ничего от него не ждете

Золотое правило коммуникации: если тебе что-то нужно - скажи прямо. Например, запрашиваем у человека информацию и тут же пишем прямой призыв к действию: «Пришли, пожалуйста, данные до 14 июля».

Но верно и обратное: если вы пишете письмо и вам ничего от человека не надо, то так ему об этом и сообщите. «Это просто информация, чтобы вы были в курсе, я не ожидаю от вас никаких действий». В английском языке есть аббревиатура FYI (for your information), в русском иногда в теме пишут «для информации» или «для ознакомления».

Чем яснее получателю, что от него в этом письме ничего не требуется, тем внимательнее от отнесется к тому письму, в котором от него будет что-то требоваться.

Еще пост по теме: Правило 105. Начните сообщение с обозначения цели

#правило #почта

Завтрашнюю лекцию в Царицыно приходится переносить на 30 июля, потому что завтра обещают ливни. Надеюсь, что погода в Москве за 2 недели пересмотрит свое поведение и позволит нам встретиться в конце месяца.

А пока поделюсь великолепным рассказом Чехова «Новейший письмовник». Там шаблоны писем на все случаи жизни. Среди прочего там есть такие шаблоны:

***
К подчиненному. Третьего дня, подавая мне и жене моей калоши, ты стоял на сквозном ветру и, как говорят, простудился, от каковой причины и не являешься на службу. За такое небрежение к своему здоровью объявляю тебе строгий выговор...

***
Любовное письмо. Милостивая государыня, Марья Еремеевна! Имея крайнюю нужду в деньгах, имею честь предложить Вам руку и сердце. На случай какого-либо сомнения прилагаю при сем полицейское свидетельство о поведении. Любящий М. Тпрунов.

Просто - бери и ипспользуй 😅

Чехов высмеивает письмовники, которые были распространены в России на протяжении почти двух веков. Будем о них говорить на лекции.

#почта #цитата

Аркадий Аверченко продолжает тему письмовников (это 1915 год):

«Если бы кто-нибудь из моих читателей заинтересовался письмовником и ввел бы его в свой обиход, то я предлагаю этому последнему устроить так, чтобы его адресат имел такой же письмовник.

Тогда сложное дело переписки упрощается до смешного.

Предположим, вы находите в письмовнике: No 34. Письмо молодого человека после взаимного признания... В нем 65 строк и начинается оно так: "Воспоминания о нашем последнем свидании и той торжественной минуте, когда мы признались в любви, наполняет мое сердце неизъяснимым восторгом. Сколько счастья! Сколько блаженства и проч."

Что же делаете вы? Вместо того, чтобы переписывать все это длиннейшее письмо, вы пишете объекту страсти просто:

"Дорогая Валя! Смотри No 34, Издание торг. дома Коновалова. Твой Петя".

И на другой день получаете ответ: "Смотри 36, и 11 последних строк в 41-м. Целую столько, сколько там указано. Валя".

Вы берете книгу и по номеру отыскиваете дорогой вашему сердцу ответ».

Мне кажется, это очень рациональное предложение!

#почта #цитата

«Это письмо получилось таким длинным потому, что у меня не было времени написать его короче»

(С) Блез Паскаль

#почта #цитата

Рабочие и личные почты

Когда только начинают использовать рабочий электронный адрес, то через него отправляют-получают только рабочие письма — там полный порядок. Но со временем в рабочие ящики проникают и личные сообщения, и вопросы по сторонним проектам, и разные рассылки, и письма от сервисов, которые вы зарегистрировали на рабочую почту.

Вот три причины не смешивать личную и рабочую переписку в одном почтовом ящике:
1. Вашу корпоративную почту может читать работодатель (и даже, вероятно, вас об этом предупреждал). Скорее всего, вы не хотите, чтобы он видел ваши личные сообщения.
2. Если в ящике нет личных писем, то можно спокойно настраивать переадресацию писем на почту сотрудника, который заменяет вас в отпуске, или даже передать доступ к ящику после увольнения.
3. Можно легко переключаться между контекстами. На работе проверять только рабочую почту, а в нерабочее время рабочую почту можно не открывать (потому что, кроме рабочих задач, там ничего не будет).
4. Легче ориентироваться в потоке писем и искать информацию.

Готовлюсь к потоку комментариев про то, что электронная почта умерла. И сразу отвечу: в госучреждениях, международных компаниях и крупных корпорациях — живее всех живых.

#почта

Однажды Марк Твен получил письмо, где было написано всего одно слово: «Свинья».
Марк Твен не растерялся и разместил свой ответ в газете:

«Я часто получаю письма без подписи. Но вчера я впервые получил подпись без письма».

#цитата #почта

Подпись в письме

Что должно быть в подписи:

1. Фамилия и имя (факультативно отчество). Причем желательно в той форме, в какой вы хотите, чтобы к вам обращались. Никаких инициалов.
2. Должность
3. Организация, которую вы представляете
4. Альтернативный способ связи (телефон, мессенджер и т.д.)

============================

Что можно добавить:

- Сайт организации. Но вообще лучше отправлять письмо с адреса, который содержит доменное имя сайта организации (не ivanov@gmail.com, а ivanov@companyname.ru) — тогда адрес сайта в подпись можно не включать.
- Адрес местонахождения (уместно в том случае, если предполагается, что ваши партнеры / клиенты приходят к вам в офис).
- Часовой пояс или время работы (если по какой-то причине ваши собеседники могут ожидать от вас мгновенного ответа круглосуточно).
- Приближающийся период, когда вы будете недоступны (например, информация о том, что с 1 июня вы уходите в отпуск на 2 недели).

============================

Что может быть воспринято неоднозначно:

- Логотип организации (картинки не всегда отображаются и утяжеляют письмо).
- Профиль деятельности организации (это легко гуглится).
- Личное фото (может показаться избыточным, особенно если вы установили аватар в профиле и ваше фото отображается в самом верху письма рядом с адресом).
- Ссылка на личный блог (уместно только в том случае, если вы действуете от собственного имени, а не как представитель компании, и если блог по функциям заменяет официальный сайт).

============================

Еще советы:

1. Меняйте подписи в зависимости от адресата: чем меньше знакомы, тем больше информации в подписи. Чем больше знакомы, тем короче может быть подпись.
2. Помните, что любые картинки в подписи могут не отобразиться. Поэтому минимизируйте картинки и тем более не оформляйте всю подпись в формате изображения. Они могут отображаться не во всех почтовых сервисах. И из них неудобно копировать информацию.
3. Делайте подпись шрифтом и цветом по умолчанию — так в письме она отобразится предсказуемо и бесшовно.
4. Удаляйте «Отправлено с Iphone», «Проверено на вирусы» и уведомления о конфиденциальности. Это лишняя информация.

#почта

Главная ошибка фоллоу-апа — его отсутствие

Фоллоу-ап — это сообщение, которое отправляется после встречи, знакомства, телефонного звонка. В таком сообщении обычно закрепляются договоренности или фиксируются намерения о сотрудничестве.

В «Бизнес-секретах» вышла статья Кристины Роппельт, автора канала о межкультурной коммуникации Misscommunication, о фоллоу-апах, которые отправляют потенциальному деловому партнеру после знакомства. Главные советы такие:

1. Пишите в рабочие каналы связи (рабочая почта или телеграм гораздо лучше, чем страница ВК).
2. Отправляйте фоллоу-ап в течение 1-2 дней после знакомства.
3. Обязательно представьтесь и напомните, где и как вы познакомились (даже если знакомство было всего несколько часов назад).
4. Отправьте все, что пообещали (каталог, сайт, примеры кейсов, полезную статью — все, что упоминали в разговоре).
5. Если на встрече были достигнуты какие-то договоренности, зафиксируйте их максимально конкретно (даты, сроки, обязательства, стоимость, распределение задач).
6. Включите призыв к действию — предложите несколько вариантов взаимодействия: пригласите на встречу, предложите созвониться, позовите на мероприятие. Главная задача — поддержать продолжение контакта.

И еще фоллоу-ап — хорошая практика после знакомства, даже если прямо сейчас вы не собираетесь продолжать сотрудничество. По сути это возможность вписать себя в записную книжку собеседнику вместе со всей той информацией, которую вы хотели бы, чтобы он про вас помнил.

PS Если знаете хороший аналог слова «фоллоу-ап» в русском языке, дайте, пожалуйста, знать.

#почта #мессенджеры #видеоконференции

Отпускные рекомендации

1️⃣ Если вы собираетесь в отпуск и не планируете проверять почту, то поставьте автоматический ответ с информацией:
- как долго будете не на связи,
- что делать, чтобы решить срочный вопрос (связаться с вами другим способом, связаться с коллегой).

Можно использовать дополнительные способы проинформировать коллег об отпуске:
- разослать всем письмо о запланированном отпуске,
- включить информацию о приближающемся отпуске в подпись к письму за неделю-другую до отпуска,
- поставить на аватар в мессенджере надпись об отпуске,
- в календаре, если он открыт для коллег, отметить даты отпуска.


2️⃣ Если ваш коллега ушел в отпуск, постарайтесь не беспокоить его. А если приходится беспокоить, то извинения не будут лишними.


3️⃣ Если написали человеку и получили автоответ об отпуске, напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:
- «Вопрос не срочный, дождусь тебя»
- «Написал коллеге, уже решаем»
- «Сам справлюсь, не беспокойся»

Хотя эта рекомендация и кажется контринтуитивной, но вы очень поможете человеку, когда он вернется из отпуска и начнет разгребать почту: он сразу поймет, какие дела все еще его ждут, а какие уже решились. Да и себе жизнь облегчите: вам не придется отвечать на письма вернувшегося из отпуска («Эта задача еще актуальна?»), вы сможете быстрее получить содержательный ответ. И статус этого дела сохранится в истории переписки (это пригодится, если спустя время вы захотите вспомнить, как и кем решился вопрос).

#почта

Правило 124. Проверяйте хвост переписки, прежде чем добавить нового адресата

Двое переписываются по электронной почте и понимают, что нужен еще один человек, который поможет им решить вопрос.

Самое простое — добавить нового адресата. Но чтобы не попасть в неловкую ситуацию перед этим нужно сделать одно простое гигиеническое действие — перечитать переписку и убедиться, что там нет ничего такого, что новый адресат не должен увидеть.

Например, если в самом начале переписки вы писали: «Да этот Антон постоянно всех подводит», то Антона в эту ветку лучше не добавлять или хотя бы почистить ее перед добавлением.

То же самое относится и к групповым чатам: убедитесь, что в чате нет ничего такого, что не должен видеть новый участник, перед тем, как его добавить.

#правило #почта

Бывает неловкая ситуация: нажимаешь «отправить», письмо улетает, и ровно в этот момент понимаешь, что в письме чего-то не хватает или нужно было написать по-другому.

Gmail давно предлагал возможность отменить отправку (в настройках можно указать время задержки, в течение которого отправку можно отменить).

Такая же возможность теперь есть в яндекс почте. Для этого в настройках в разделе «Интерфейс» нужно включить отмену отправки письма и указать интервал задержки.

А в почте mail эта функция доступна только при платной подписке.

Upd в комментариях пишут, что у мэйла в некоторых аккаунтах эта функция по умолчанию.

На скриншоте — инструкция для включения функции в яндексе и gmail.

#почта #лайфхак