Правило 103. Спрашивайте разрешения, если хотите записать видеовстречу

Если вы планируете записывать видео встречи, то обязательно получите согласие всех участников и скажите, как дальше будет использоваться эта запись.

Это касается и встреч, совещаний, и даже лекций, на которых участники ничего не говорят, а только слушают.

Почему для людей это может быть важно? Кто-то старается оставлять как можно меньше цифровых следов; кто-то не хочет, чтобы его видели именно на этой встрече; для кого-то может быть важным, как он выглядит, если запись потом увидят другие люди; кто-то под запись никогда не скажет того, что говорит не под запись.

У всех могут быть свои причины отказаться от видеофиксации, поэтому обязательно предупреждайте о том, что планируете записывать видео.

#правило #видеоконференции

«Запомните — не бывает часовых совещаний. Если в комнате собралось пять человек, это пятичасовое совещание», - так писал создатель Basecamp Джейсон Фрайд. И об этом очень полезно помнить при организации видеовстреч.

#видеоконференции #цитата

Вот так мог бы выглядеть идеальный инструмент для планирования совещаний (найдено на просторах твиттера).

Сразу складывается стоимость рабочего времени всех участников и подсчитывается общая стоимость встречи.

И тут же предлагается отправить письмо вместо встречи и сэкономить 600 долларов.

#видеоконференции

Правило 108. При выключенной камере не делайте ничего такого, что не стали бы делать при включенной.

Я много преподаю, в том числе и онлайн, и никогда не требую, чтобы студенты включали камеры (мне важно, чтобы они активно участвовали в занятии, а с камерой или без - не важно). И вот на одном занятии у студентки вдруг включается камера на телефоне и все видят потолок. По держателю для туалетной бумаги стало понятно, что это потолок уборной комнаты. Очевидно, девушка зашла в туалет и положила телефон на пол, именно в этот момент включилась камера.

Это был очень неловкий момент для меня, я не понимала что делать: промолчать в надежде, что ничего лишнего в кадр больше не попадет, или предупредить студентку о том, что ее камера включилась, но тогда придется привлекать к этому казусу внимание всей аудитории…

Оставим за скобками мои неловкие чувства, вернемся к главному тезису: камера может включиться в самый неподходящий момент. Не делайте при выключенной камере ничего такого, что не стали бы делать при включенной.

#правило #видеоконференции

Написала в канале Digital благополучие про эксперимент, который провели ученые: дали добровольцам послушать выступления на конференции. При этом часть испытуемых слушала выступления с хорошим звуком, а для другой части слушателей качество звука специально ухудшили (добавили эхо и уменьшили четкость). А потом попросили испытуемых оценить содержание выступлений и профессионализм спикеров.

И оказалось, что по каждому параметру выступления с плохим звуком оценивались ниже: и спикер казался глупее, и выступление казалось хуже, и исследование показалось менее важным. И все из-за звука!

Мне кажется, что из этого эксперимента можно извлечь три полезных совета:

1. На зум-встречах и онлайн-выступлениях сделать максимум для лучшего звука (использовать микрофон и наушники, выбрать самое тихое помещение, не шуршать и не клацать по клавиатуре во время разговора).

2. Если со звуком беда (например, соседи врубили дрель или, скажем, любимый пес решил устроить концерт), то лучше сразу предупредить собеседников и не делать вид что все в порядке. Теперь вы для собеседника не источник неприятностей, а такой же пострадавший, союзник. Это поможет уменьшить раздражение.

3. Избегать предвзятости в оценках говорящего. Если вам не нравится собеседник, возможно, вам просто не нравится его барахлящий микрофон.

#видеоконференции

Правило 113. Скажите, что вы сейчас делаете

Начинается онлайн-совещание, докладчику передают слово. А он ничего не говорит, только растерянно бегает глазами по экрану. Его застали врасплох? Ему нечего сказать? Он не готов выступать?

Нет, просто он ищет кнопку, которая запустит демонстрацию экрана.

Но зрители, которые смотрят онлайн, этого не видят, у них перед глазами растерянный человек с бегающими глазами.

Поэтому если вы совершаете какие-то действия, то комментируйте их.
- Я сейчас включу демонстрацию экрана, чтобы вы все видели
- Я сейчас проверю ваши сообщения в чате
- Я сейчас отключу уведомления, чтобы ничего не мешало

Так зрители поймут, что происходит, а вам будет легче удержать внимание аудитории.

#правило #видеоконференции

Вы получаете приглашение на совещание, а с ним - повестку для обсуждения.

Итак, повестка встречи по проекту:
1. Исполнение календарного плана
2. Смета проекта
3. Проблемы с подрядчиком
4. Маркетинг и продвижение

Почти наверняка обсуждение затянется и будет безрезультатным. Почему? Потому что повестка даже не пытается привести нас к результату, а лишь предлагает направления для разговора: смета, подрядчики, маркетинг. Поговорили и разошлись.

Хорошая повестка встречи - это список задач, а не темы для обсуждения.

Например, так может выглядеть повестка эффективной встречи:
1. Составить план, как сократить отставание от графика
2. Утвердить изменения в смете
3. Выбрать подрядчика вместо старого
4. Определить сроки подготовки маркетингового плана.

Имея этот список дел перед глазами, все будут понимать, к каким результатам нужно прийти. Просто так болтать не получится.

#видеоконференции

Не уверена, что кто-то сможет изобрести способ получше. Осталось придумать, как это адаптировать под онлайн-совещания.

#видеоконференции #мем

Правило 116. Человек, который инициирует онлайн-встречу для того, чтобы познакомить других людей, должен прийти на нее раньше всех.

Скажем, вы решили познакомить двух ваших деловых партнеров, которые между собой еще не знакомы, прислали им ссылку на зум. Партнеры приходят раньше вас и попадают в неловкую ситуацию: непонятно, кто есть кто, о чем говорить с незнакомым человеком, как представиться. Все замерло в неловком ожидании инициатора встречи.

Чтобы такого не происходило, инициатор встречи либо приходит немного заранее, либо настраивает встречу так, чтобы она начиналась только в тот момент, когда в зал заходит главный организатор.

#правило #видеоконференции

Сегодня на лекции рассказывала про такую практику: в некоторых компаниях до совещаний рассылаются все материалы, которые нужны для подготовки, чтобы можно было прочитать документы заранее. Но кроме этого, в самом начале встречи всем дается 10 минут на изучение документов. Участники собираются и первые 10 минут читают.

Аудитория разделилась на две группы:

⁃ одним этот способ показался очень удобным: все бывали в ситуации, когда люди приходят на встречу, делают вид, что документы заранее читали, но на самом деле совсем не в материале. И тогда кто-то вынужден показывать презентацию, зачитывать доклад и тратить чужое время.
⁃ другие посчитали, что тратить время на то, чтобы читали те, кто не сделал «домашнюю работу», — это неуважение ко всем собравшимся.

Споры были жаркими.

Как думаете, насколько эффективна практика десятиминуток для ознакомление с материалами? Был ли у вас такой опыт?

#видеоконференции #обсуждение

«У меня сломалась камера на компьютере. Вам удобно будет созвониться без видео?»

На днях меня попросили о зум-встрече, а перед встречей прислали такое сообщение.

Если честно, мне гораздо привычнее было бы прийти на встречу, включить камеру и уже на встрече услышать от собеседника: «Извините, я сегодня без камеры, она сломалась». Мне бы пришлось всю встречу смотреть на черный квадратик и неловко себя чувствовать от того, что сама-то я, как в шоу «За стеклом», нахожусь под прицелом камеры.

Поэтому в вопросе «Вам удобно будет созвониться без видео?» слышно много заботы и уважения:
1. Меня предупредили о проблеме заранее.
2. Мне предложили тоже быть без камеры, то есть участвовать на равных.
3. Мне дали возможность отказаться от встречи, если формат мне не подходит.

И это, кстати, вызывает даже больше симпатии и благодарности, чем если бы собеседник просто пришел с камерой, как изначально планировалось.

#видеоконференции

55% опрошенных не любят, когда онлайн-встречи назначают на первые рабочие часы. Как интерпретировать эти результаты?

1. Принять во внимание: не все любят встречи по утрам.
2. Если 9 утра - не единственный вариант, когда можно провести встречу, то лучше обсудить с другими участниками, всем ли подходит это время.
3. Очень полезно в команде сразу прояснить предпочтения коллег по графикам работы. И договориться, на какое время никогда не ставить встречи. Может быть, команда жаворонков, наоборот, договорится все встречи ставить на максимально раннее время.
4. Если вы сами предпочитаете утро тратить не на встречи, а на другие задачи, то защитите это время в своем календаре (поставьте частную встречу, чтобы никто не мог назначить вам митинг на это время).

А дальше будем наблюдать, как постепенно сформируется (или не сформируется) консенсус по этой норме.

#видеоконференции

Правило 119. Не перебивайте

В живом разговоре довольно легко заметить, если кто-то кого-то перебивает. В диджитале можно кого-то перебивать и даже не замечать. Поэтому несколько советов:

1. Если в группе обсуждают какую-то тему и вы вспомнили, что вам тоже надо что-то обсудить, дождитесь, пока закончат с первым вопросом, и только после этого пишите ваш. Иначе оба вопроса не обсудят полноценно.

2. Если вы видите, что кто-то в диалоге с вами «is typing» / «печатает», дождитесь, пока он отправит вам то, что набирал, и только после этого сами начинайте печатать.

3. На видеовстрече не всегда понятно, что кто-то закончил свое высказывание, и не всегда понятно, что «место у микрофона» свободно. Поэтому поднимайте руку, когда хотите высказаться, чтобы модератор дал вам слово и не приходилось никого перебивать.

Если не перебивать, то гораздо больше шансов быть услышанным.

#правило #мессенджеры #видеоконференции

Мне рассказали, что студенты придумали такой трюк: когда преподаватель на онлайн-лекциях требует, чтобы слушатели включали камеры, они просто ставят на заставку свое фото с вебкамеры.

Преподаватель, у которого перед глазами несколько десятков квадратиков с лицами студентов, просто не заметит, что кто-то из них не шевелится, а студент может спокойно идти заниматься своими делами.

Восхищаюсь смекалкой студентов и поражаюсь логике «обмануть кондуктора»: купить билет, а на трамвае не поехать.

#видеоконференции

Главная ошибка фоллоу-апа — его отсутствие

Фоллоу-ап — это сообщение, которое отправляется после встречи, знакомства, телефонного звонка. В таком сообщении обычно закрепляются договоренности или фиксируются намерения о сотрудничестве.

В «Бизнес-секретах» вышла статья Кристины Роппельт, автора канала о межкультурной коммуникации Misscommunication, о фоллоу-апах, которые отправляют потенциальному деловому партнеру после знакомства. Главные советы такие:

1. Пишите в рабочие каналы связи (рабочая почта или телеграм гораздо лучше, чем страница ВК).
2. Отправляйте фоллоу-ап в течение 1-2 дней после знакомства.
3. Обязательно представьтесь и напомните, где и как вы познакомились (даже если знакомство было всего несколько часов назад).
4. Отправьте все, что пообещали (каталог, сайт, примеры кейсов, полезную статью — все, что упоминали в разговоре).
5. Если на встрече были достигнуты какие-то договоренности, зафиксируйте их максимально конкретно (даты, сроки, обязательства, стоимость, распределение задач).
6. Включите призыв к действию — предложите несколько вариантов взаимодействия: пригласите на встречу, предложите созвониться, позовите на мероприятие. Главная задача — поддержать продолжение контакта.

И еще фоллоу-ап — хорошая практика после знакомства, даже если прямо сейчас вы не собираетесь продолжать сотрудничество. По сути это возможность вписать себя в записную книжку собеседнику вместе со всей той информацией, которую вы хотели бы, чтобы он про вас помнил.

PS Если знаете хороший аналог слова «фоллоу-ап» в русском языке, дайте, пожалуйста, знать.

#почта #мессенджеры #видеоконференции

Правило 123. На онлайн-встречах не демонстрируйте лишнего

Идет онлайн-совещание. И присутствующие решают, что всем вместе нужно посмотреть какой-то файл, который есть на компьютере у коллеги. «Женя, включи демонстрацию экрана», — просят собравшиеся. Женя включает. И все видят: завал на рабочем столе, посреди которого файл с названием «Резюме new», активное окно с онлайн-игрой, в которую, кажется, играли, пока шло совещание, и всплывающие сообщения от друга: «Ну, что, твое тухлое сборище уже закончилось?».

Довольно неловко 😬

===========================

Как избежать проблемы?

Вариант 1. Демонстрировать не весь экран, а только окно нужной программы. Например, если показывать окно презентации, то всплывающие сообщения из мессенджера никто не увидит.
Предупреждение: если вы хотите показать интернет-страницу и показываете браузер, то помните, что зрители увидят названия всех открытых вкладок.

Вариант 2. На всякий случай быть готовым к тому, что в любой момент может потребоваться демонстрация экрана, и содержать в порядке рабочий стол, не хранить на видном месте компрометирующих файлов, заблокировать всплывающие сообщения из мессенджеров. Этот вариант посложнее, но и от неловких ситуаций страхует лучше.

#правило #видеоконференции

Ждать ли опаздывающих на онлайн-встрече?

Если опаздывает ключевой участник, без которого невозможно обсуждение, то делать нечего — придется ждать.

Если на встречу опаздывают участники, без которых можно начать обсуждение, то лучше начинать. Если несколько раз из-за опаздывающих не начать встречу вовремя, то к назначенному времени перестанут приходить даже самые пунктуальные.

Да и задерживать начало из-за опаздывающих — это проявлять неуважение к тем, кто пришел вовремя.

#видеоконференции