Подпись в письме

Что должно быть в подписи:

1. Фамилия и имя (факультативно отчество). Причем желательно в той форме, в какой вы хотите, чтобы к вам обращались. Никаких инициалов.
2. Должность
3. Организация, которую вы представляете
4. Альтернативный способ связи (телефон, мессенджер и т.д.)

============================

Что можно добавить:

- Сайт организации. Но вообще лучше отправлять письмо с адреса, который содержит доменное имя сайта организации (не ivanov@gmail.com, а ivanov@companyname.ru) — тогда адрес сайта в подпись можно не включать.
- Адрес местонахождения (уместно в том случае, если предполагается, что ваши партнеры / клиенты приходят к вам в офис).
- Часовой пояс или время работы (если по какой-то причине ваши собеседники могут ожидать от вас мгновенного ответа круглосуточно).
- Приближающийся период, когда вы будете недоступны (например, информация о том, что с 1 июня вы уходите в отпуск на 2 недели).

============================

Что может быть воспринято неоднозначно:

- Логотип организации (картинки не всегда отображаются и утяжеляют письмо).
- Профиль деятельности организации (это легко гуглится).
- Личное фото (может показаться избыточным, особенно если вы установили аватар в профиле и ваше фото отображается в самом верху письма рядом с адресом).
- Ссылка на личный блог (уместно только в том случае, если вы действуете от собственного имени, а не как представитель компании, и если блог по функциям заменяет официальный сайт).

============================

Еще советы:

1. Меняйте подписи в зависимости от адресата: чем меньше знакомы, тем больше информации в подписи. Чем больше знакомы, тем короче может быть подпись.
2. Помните, что любые картинки в подписи могут не отобразиться. Поэтому минимизируйте картинки и тем более не оформляйте всю подпись в формате изображения. Они могут отображаться не во всех почтовых сервисах. И из них неудобно копировать информацию.
3. Делайте подпись шрифтом и цветом по умолчанию — так в письме она отобразится предсказуемо и бесшовно.
4. Удаляйте «Отправлено с Iphone», «Проверено на вирусы» и уведомления о конфиденциальности. Это лишняя информация.

#почта

Я часто слышу от коллег-преподавателей раздражение по поводу того, что студенты не соблюдают этикет в переписке (то не здороваются, то по имени не обращаются, то пишут по ночам и много других претензий). Но должна признаться, что и сами преподаватели далеко не всегда идеальные собеседники в цифровом мире.

Филологи Арина Жукова (заведующая кафедрой русской словесности и межкультурной коммуникации Института Пушкина) и Ольга Северская (ведущий научный сотрудник ИРЯ РАН, автор книги «Эффективная бизнес-коммуникация») провели исследование о том, как преподаватели и студенты понимают вежливость.

Ольга Северская пригласила меня обсудить результаты исследования и академический цифровой этикет. Видео нашей беседы опубликовано на ютуб-канале «Говорим по-русски».

А это результаты того самого исследования Ольги Северской и Арины Жуковой «Академическая вежливость глазами студентов и преподавателей».

#видео #анонс

Главная ошибка фоллоу-апа — его отсутствие

Фоллоу-ап — это сообщение, которое отправляется после встречи, знакомства, телефонного звонка. В таком сообщении обычно закрепляются договоренности или фиксируются намерения о сотрудничестве.

В «Бизнес-секретах» вышла статья Кристины Роппельт, автора канала о межкультурной коммуникации Misscommunication, о фоллоу-апах, которые отправляют потенциальному деловому партнеру после знакомства. Главные советы такие:

1. Пишите в рабочие каналы связи (рабочая почта или телеграм гораздо лучше, чем страница ВК).
2. Отправляйте фоллоу-ап в течение 1-2 дней после знакомства.
3. Обязательно представьтесь и напомните, где и как вы познакомились (даже если знакомство было всего несколько часов назад).
4. Отправьте все, что пообещали (каталог, сайт, примеры кейсов, полезную статью — все, что упоминали в разговоре).
5. Если на встрече были достигнуты какие-то договоренности, зафиксируйте их максимально конкретно (даты, сроки, обязательства, стоимость, распределение задач).
6. Включите призыв к действию — предложите несколько вариантов взаимодействия: пригласите на встречу, предложите созвониться, позовите на мероприятие. Главная задача — поддержать продолжение контакта.

И еще фоллоу-ап — хорошая практика после знакомства, даже если прямо сейчас вы не собираетесь продолжать сотрудничество. По сути это возможность вписать себя в записную книжку собеседнику вместе со всей той информацией, которую вы хотели бы, чтобы он про вас помнил.

PS Если знаете хороший аналог слова «фоллоу-ап» в русском языке, дайте, пожалуйста, знать.

#почта #мессенджеры #видеоконференции

А вот еще несколько лайфхаков и рекомендаций, как сделать, чтобы аватары не вредили, а помогали:

1️⃣ Если вы не хотите показывать свое фото незнакомым людям, то в настройках конфиденциальности (и в телеграме, и в вотсапе) можете закрыть доступ к вашему фото профиля для незнакомых людей. А в телеграме еще можете установить отдельную фотографию для людей, которые не в вашем списке контактов.

2️⃣ Если вы обновляли аватарку, то по умолчанию телеграм сохранит ваши старые аватары, и пользователи могут просматривать их все. Поэтому время от времени стоит проверять, по-прежнему ли вы хотите, чтобы все старые аватары многолетней давности сохранялись в публичном поле.

3️⃣ Не стоит менять аватар слишком часто: знакомая картинка помогает вашим собеседникам быстрее находить нужный контакт.

4️⃣ Полезно использовать одинаковую аватарку в разных мессенджерах, чтобы при переключении из одного мессенджера в другой людям было проще вас узнавать.

5️⃣ Если вы используете мессенджер для работы, то на время отпуска можно ставить на аватар надпись про отпуск, чтобы коллеги не беспокоили вас.

6️⃣ Если вам не нравится аватар другого человека, то вы можете у себя в телеграме сохранить его с нужной вам фотографией (для этого в телеграме добавьте человека в контакты, потом зайдите к нему в профиль и выберите «Изменить»)

#мессенджеры #лайфхак

На Кинопоиске вышла статья о том, как в фильмах и сериалах режиссеры показывают переписки героев.

Профессионалы из кино объясняют, как это устроено технически, а я рассказываю, как считывается капс, точки, скобочки, сокращения и восклицательные знаки на экранах.

#статья #анонс

Отпускные рекомендации

1️⃣ Если вы собираетесь в отпуск и не планируете проверять почту, то поставьте автоматический ответ с информацией:
- как долго будете не на связи,
- что делать, чтобы решить срочный вопрос (связаться с вами другим способом, связаться с коллегой).

Можно использовать дополнительные способы проинформировать коллег об отпуске:
- разослать всем письмо о запланированном отпуске,
- включить информацию о приближающемся отпуске в подпись к письму за неделю-другую до отпуска,
- поставить на аватар в мессенджере надпись об отпуске,
- в календаре, если он открыт для коллег, отметить даты отпуска.


2️⃣ Если ваш коллега ушел в отпуск, постарайтесь не беспокоить его. А если приходится беспокоить, то извинения не будут лишними.


3️⃣ Если написали человеку и получили автоответ об отпуске, напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:
- «Вопрос не срочный, дождусь тебя»
- «Написал коллеге, уже решаем»
- «Сам справлюсь, не беспокойся»

Хотя эта рекомендация и кажется контринтуитивной, но вы очень поможете человеку, когда он вернется из отпуска и начнет разгребать почту: он сразу поймет, какие дела все еще его ждут, а какие уже решились. Да и себе жизнь облегчите: вам не придется отвечать на письма вернувшегося из отпуска («Эта задача еще актуальна?»), вы сможете быстрее получить содержательный ответ. И статус этого дела сохранится в истории переписки (это пригодится, если спустя время вы захотите вспомнить, как и кем решился вопрос).

#почта

Поскольку скриншот ходит по всему интернету, не могу не спросить у тех, у кого есть доступ к детям: это правда?

Я дед)

#мем #обсуждение #смайлы

Правило 123. На онлайн-встречах не демонстрируйте лишнего

Идет онлайн-совещание. И присутствующие решают, что всем вместе нужно посмотреть какой-то файл, который есть на компьютере у коллеги. «Женя, включи демонстрацию экрана», — просят собравшиеся. Женя включает. И все видят: завал на рабочем столе, посреди которого файл с названием «Резюме new», активное окно с онлайн-игрой, в которую, кажется, играли, пока шло совещание, и всплывающие сообщения от друга: «Ну, что, твое тухлое сборище уже закончилось?».

Довольно неловко 😬

===========================

Как избежать проблемы?

Вариант 1. Демонстрировать не весь экран, а только окно нужной программы. Например, если показывать окно презентации, то всплывающие сообщения из мессенджера никто не увидит.
Предупреждение: если вы хотите показать интернет-страницу и показываете браузер, то помните, что зрители увидят названия всех открытых вкладок.

Вариант 2. На всякий случай быть готовым к тому, что в любой момент может потребоваться демонстрация экрана, и содержать в порядке рабочий стол, не хранить на видном месте компрометирующих файлов, заблокировать всплывающие сообщения из мессенджеров. Этот вариант посложнее, но и от неловких ситуаций страхует лучше.

#правило #видеоконференции

Подробный разговор про цифровой этикет в подкасте «Зачем я это делаю».

Мы говорили с Иваном Нистратовым не только про то, как корректно себя вести онлайн, но и про то, откуда берутся нормы цифрового общения, чем они отличаются от оффлайн-норм и где последняя инстанция, решающая какие правила в цифровом этикете нужно соблюдать.

Много ссылаюсь на опросы, которые вы проходите в этом канале. Не устану вас за это благодарить, потому что ваши ответы — бесценный материал для исследования этих самых формирующихся норм.

https://youtu.be/qO-L2J3O6YE

#видео #анонс

Я долго откладывала эту тему, не знала, как к ней подступиться. Но, кажется, время пришло. Пока каникулы, хочу подготовить большой материал про родительские чаты — группы, в которых взрослые люди обсуждают школьные и детсадовские проблемы своих детей.

Если у вас есть опыт участия в таких группах, то напишите пожалуйста:
1️⃣ Какое поведение больше всего раздражает в таких чатах? Что доставляет неудобства?
2️⃣ Какие полезные приемы или удобные способы общения в таких чатах вы встречали?

Ну и, конечно, если есть крик души — кричите!) Любые ваши истории и скриншоты (только не забывайте скрывать личные данные) — все принимается с огромной благодарностью.

На следующем этапе на основе ваших комментариев соберу опрос, чтобы получить полную и ясную картину.

#мессенджеры #исследование #обсуждение