Сортировать в Excel можно не только строки, но и столбцы. Иногда это бывает очень полезно. Правда, настройка такой сортировки находится довольно глубоко. Придется открыть окно "Сортировка" с настройками этой операции, а в нем отыскать кнопку "Параметры" и установить соответствующий переключатель. В остальном всё делается по тем же принципам, что и при сортировке строк таблицы.

#УР1 #Фильтрация_и_сортировка

Удалять дубликаты умеют практически все (инструмент действительно очень простой). Но некоторые задачи порой вызывают затруднения. Например, надо из таблицы цен удалить дубли по артикулам, оставив цену только по самой последней дате для каждой позиции. Если просто применить инструмент по удалению дублей, то результат далеко не всегда совпадет с нужным.

Дело в том, что при удалении дубликатов Excel оставляет верхние строки таблицы, удаляя все повторы ниже. А значит, чтобы наверняка решить задачу, надо отсортировать таблицу по датам по убыванию. Тогда удалив дубли получим в остатке значения по последним датам.

#УР1 #Обработка_таблиц

Одна из задач, решаемых в Excel - заполнение каких-то форм на листе различными данными. Если у вас есть такая форма, то наверняка часто приходится очищать поля перед очередным заполнением.

Чтобы сделать такую операцию более удобной, можно выделить все заполняемые ячейки (зажав CTRL), а затем назначить диапазону имя (не забываем нажимать ENTER после ввода в поле Имя). В итоге, можно парой кликов выделить нужный диапазон и нажать DELETE для очистки. А можно и вовсе создать кнопку и привязать на нее коротенький макрос для очистки.

#УР1 #Обработка_таблиц

Знание маленьких хитростей и трюков порой может очень сильно ускорить работу в Excel. Например, чтобы ввести числовое значение в ячейку в текстовом формате, достаточно просто начать ввод с символа апострофа (').

Вводим апостроф, а за ним - нужное число. В итоге Excel воспримет его как текст. Причем апостроф будет виден в строке формул, но не будет виден в ячейке. Разумеется, работает это не только для чисел, но и для значений даты и времени (ведь они, на самом деле, так же являются числами).

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Копировать информацию между книгами Excel очень просто. Можно даже целиком перемещать целые листы. Но будьте внимательны при выполнении этой операции. Помните, что вместе с листом "переезжают" не только данные на нем, но много чего еще: именованные диапазоны, числовые форматы, стили ячеек...

Иногда именно это и нужно. А иногда мы просто хотим перенести данные из ячеек в другой файл, без лишнего мусора. В таких случаях лучше всего просто копировать данные и вставлять как значения, а не таскать из файла в файл листы целиком и все сопутствующие довески.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

За оформление ячеек по умолчанию в книге Excel отвечает стиль "Обычный". Если вы хотите, например, изменить размер шрифта для всех ячеек в файле (в том числе и для тех листов, которые будут созданы в дальнейшем), то просто изменить настройки формата для этого стиля.

Но нужно помнить о том, что если в ячейках есть текст, к которому было применено форматирование отличное от стиля "Обычный", то он останется без изменений. И все листы, которые будут скопированы из других файлов также сохраняют настройки своих исходных книг.

#УР1 #Оформление_таблиц

Инструмент "Мгновенное заполнение" в Excel есть уже достаточно давно (с 2013 версии). И спектр задач, которые он может помочь решить, достаточно широк. Вот одна из них.

Есть список сотрудников в формате ФИО. Нужно изменить порядок так, чтобы фамилия была в конце. Задача несложная. Можно разбить данные на столбцы с помощью "Текст по столбцам", а потом пересобрать формулой в нужном порядке. Но с мгновенным заполнением это делается ещё быстрее. Вводим пару примеров результата - и Excel угадывает, что мы пытаемся сделать.

#УР1 #Обработка_таблиц

Маркер автозаполнения замечательно работает и с датами. Помимо стандартного увеличения на единицу и возможности задать шаг, введя первые два значения, предлагается еще несколько опций.

Если потянуть за маркер автозаполнения правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором можно выбрать такие варианты как:
- заполнение только рабочими днями
- заполнение с шагом в 1 месяц
- заполнение с шагом в 1 год

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Если по какой-то причине имеющаяся "умная" таблица Вам больше не нужна (как объект), а вот информацию в ней надо оставить - используйте команду "Преобразовать в диапазон" на контекстной вкладке "Конструктор". Она сохранит всё форматирование и все данные, но таблица больше не будет специальным объектом, а станет обычным диапазоном ячеек.

Если же форматирование тоже не нужно, можно предварительно применить стиль без оформления, а потом - указанную выше команду.

#УР1 #Оформление_таблиц

Одним из вариантов объединения ячеек является объединение по строкам. Это означает, что в выделенном диапазоне из нескольких строк и столбцов будут объединены не все ячейки в одну большую, а только ячейки в пределах каждой строки. То есть количество строк останется неизменным, а вот столбец будет один. Иногда это бывает очень полезно (например, при создании бланков в Excel).

#УР1 #Оформление_таблиц

Маркер автозаполнения (жирная точка в правом нижнем углу выделенного диапазон) позволяет заполнять данные в ячейках по различным условиям.

Кроме известного всем увеличения каждой следующей ячейки на единицу, существуют и другие опции. Например, если ввести две ячейки подряд, указав нужный шаг изменения, то при протягивании можно получить диапазон с нужным шагом. Это работает для чисел, а также для текста, который оканчивается числом.

Кроме чисел это работет и со списками (названия месяцев и дней недели и собственные пользовательские списки).

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Настроек печати в Excel достаточно много. Если у вас есть лист, на котором всё уже настроено нужным образом, и надо задать те же настройки на других листах, то самый быстрый способ сделать это выглядит так:
1) Активируем лист, где всё настроено
2) Зажимаем CTRL и выделяем листы, на которые надо перенести настройки печати
3) Переходим на вкладку "Разметка страницы" и открываем окно "Параметры страницы"
4) Тут же закрываем его, нажав ОК
5) Разгруппировываем листы.

При таком переносе копируются все настройки кроме тех, что касаются конкретных диапазонов ("Выводит на печать диапазон" и "Печатать заголовки")

#УР1 #Печать_таблиц

В рабочих файлах порой бывает сразу несколько нужных таблиц на разных листах. Чтобы постоянно не переключаться между ними для параллельного просмотра, можно отобразить книгу в новом окне, расположить их рядом и открыть нужную таблицу в каждом из окон.

Особенно эффективно это при работе с двумя мониторами, но даже если монитор один - пара небольших таблиц легко на нем помещается.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

В одном из прошлых уроков мы говорили о том, что при копировании листов в другой файл с ними переезжает еще много всего, кроме самих данных. Совершая копирование в пределах книги тоже надо быть внимательными.

Например, при копировании листа внутри файла создаются копии всех именованных диапазонов уровня листа, а также именованных диапазонов уровня книги, ячейки которых располагались на скопированном листе. После нескольких таких операций в Диспетчере имен будет куча дубликатов Именованных диапазонов. Если они вам не нужны, то не забывайте подчищать последствия такого копирования листов.

#УР1 #Имена

Обычно когда нам нужно создать столбец чисел с определенным шагом, мы вводим два первых числа и используем маркер автозаполнения. Однако, при работе с десятичными числами результат может оказаться не совсем точным (в последнем значимом разряде будет отклонение). Это может привести к ошибкам в формулах и расчетах.

Чтобы создать ряд десятичных чисел с нужной точностью, можно использовать формулу, которая на ходу будет округлять значение. Или использовать инструмент Прогрессия для создания арифметической прогрессии. Тоже очень удобно.

#УР1 #Простые_Вычисления

В Excel звёздочка и вопросительный знак выступают специальными подстановочными символами. Из-за этого порой возникают проблему. Отфильтровать в столбце ячейки, которые содержат в тексте символ "звездочка" не получится простым вводом искомого символа.

Нужно добавить перед звездочкой специальный символ - тильду (волнистая черта, на клавиатуре на букве Ё). Тогда Excel поймет, что мы используем не подстановочный знак, а самый обычный поиск.

#УР1 #Фильтрация_и_сортировка

Многие используют Имена в Excel для упрощения работы с формулами и вообще для удобства. Чтобы не путаться в их применении, надо знать, что такое область видимости имени.

Когда мы создаем имя через поле "Имя" слева от строки формул, то по умолчанию создается имя уровня книги. Его можно использовать на любом листе в файле.

Используя команду "Задать имя" или кнопку "Создать" в Диспетчере имен, мы можем создать имя уровня любого нужного листа. Такое имя будет работать только на этом листе, а на других будет выдавать ошибку.

Важный нюанс. Вы можете создать имя уровня книги и точно такое же имя, но уровня листа. Не запутайтесь при их использовании. На том листе, где определено имя листа, приоритет будет иметь оно. Во всей остальной книге - имя уровня книги.

#УР1 #Имена

В Excel можно задавать имена не только диапазонам, но и формулам. Мы это делаем, например, когда создаем динамические именованные диапазоны. Но формулам можно давать имена и в других случаях.

Например, можно улучшить читаемость формул, если дать им (или их частям) имена. Только не запутайтесь с относительными ссылками. Создавая имя, выделите ячейку с формулой, скопируйте эту формулу и не уходите из ячейки, пока не создадите имя. И помните, что если формула ссылается на ячейку на 1 столбец левее, то и именованная формула всегда (куда бы ее не вставили) будет ссылаться на 1 столбец левее.

Важно понимать, что это не пользовательская функция! В именованную формулу нельзя передавать аргументы! Ссылки на другие ячейки (относительные и абсолютные) "зашиты" в нее при создании.

#УР1 #Имена

Большинство пользователей активно используют панель быстрого доступа, размещая там нужные команды. У некоторых эта панель занимает едва ли не всю ширину строки заголовка окна.

Добавлять и удалять команды умеют почти все. Но есть одна опция, которая используется незаслуженно редко. Вы можете настроить отдельную ПБД для какого-то конкретного файла.

Например, есть документ, где нужно выполнять специфические операции с помощью команд, которые вы больше нигде не применяете. Вместо постоянного хранения этих команд на общей панели, можно просто разместить их в быстром доступе для конкретной книги. Ими будет удобно пользоваться, а в других файлах они не будут мешать.

#УР1 #Интерфейс

Имена в Excel можно давать не только диапазонам ячеек, но и константам. А можно и массивам констант. Второй вариант бывает особенно удобен.

Например, можно создать имя Месяцы, которое будет ссылаться на массив констант с названиями месяцев с Янв по Дек. А потом с помощью функцию ИНДЕКС использовать созданное имя для получения названия месяца по его номеру.

Бонусом в уроке показано как быстро создать массив констант из ячеек на листе.

#УР1 #Имена