Подсчитать общие итоги по таблице легко - с этим справляется функция сумм в строке под таблицей. Но что делать, если нужно создать внутри таблицы вложенные промежуточные итоги? В Excel есть одноименный инструмент как раз для этой задачи.

Сортируем таблицу в правильном порядке (если хотим считать подитоги по маркам, а внутри марок по категориям, то и сортируем в том же порядке). Затем на вкладке Данные выбираем Промежуточные итоги и указываем столбец, по которому группируем строки, агрегирующую функцию (обычно это сумма) и столбец, который агрегируем. Повторяем для всех вложенных подитогов, не забывая убрать галочку "Заменить существующие итоги". В результате получается не совсем опрятная, но решающая проблему таблицу.

Прием рабочий, но мы бы всё-таки рекомендовали при прочих равных построить сводную таблицу. Это проще, быстрее и не затрагивает исходные данные.

#УР1 #Обработка_таблиц

Один из часто задаваемых нам вопросов: "Как сделать плюсики для сворачивания строки и столбцов?". Такие плюсики называются Группировкой. Вручную их создавать достаточно просто.

Выделяете строки или столбцы, которые надо свернуть "под плюсик" и жмете SHIFT+ALT+Вправо (либо кнопку Группировать на вкладке Данные). Чтобы отменить группировку, надо выделить строки или столбцы и нажать SHIFT+ALT+Влево. Если группировка многоуровневая - повторите операцию несколько раз для всех нужных групп строк/столбцов. А если что-то не получилось, то быстро очистить все группировки можно кнопкой "Удалить структуру" на вкладке "Данные".

#УР1 #Оформление_таблиц

В прошлом уроке показывали ручную группировку. Делать ее просто, но иногда можно создать всё автоматически. Если ваши промежуточные итоги - это формулы, а не значения, то с большой долей вероятности Excel сам сможет определить, какие строки и столбцы надо сворачивать (команда "Создать структуру").

Но если у вас формулы есть не везде, или это какие-то сложные вычисления, а не простые подитоги, или же вместо формул в ячейках указаны значения - придется использовать ручной метод.

#УР1 #Оформление_таблиц

Одна из распространенных проблем пользователей - вырезание ячеек, которые отбираются из таблицы фильтром. Дело в том, что если выделить строки, отображенные после фильтрации, и вырезать, то вырежутся и скрытые строки тоже. А если сначала выделить "Только видимые", то вырезать вообще ничего не получится (в Excel нельзя вырезать несмежные диапазоны).

Выйти из ситуации можно просто заменив вырезание на 2 другие операции: копирование и удаление строк. Сначала копируем то, что показал Фильтр (копируются только видимые, с этим проблем нет) и вставляем в нужное место. А затем удаляем ненужное (при удалении строк, опять же, удаляются только видимые).

Если фильтр не сложный, то можно попробовать отсортировать таблицу по нужному полю, потом отфильтровать и вырезать. За счет сортировки вырезаться будет единый диапазоны и проблем не возникнет.

#УР1 #Фильтрация_и_сортировка

С интересной задачей столкнулся один из наших подписчиков. Ему нужно было объединить две таблицы с одинаковым числом строк. Причем строки итоговой таблицы должны идти через одну (одна из первой, одна из второй). А порядок строк должен сохраниться таким, каким был в исходных таблицах.

Решение - очень простое и быстрое. Добавляем в обе таблицы столбец с нумерацией строк. Причем нумерация должна учитывать будущий порядок в общей таблице. Например, первую таблицу нумеруем 1,2,3... А вторую - 1,5; 2,5 ;3,5... Затем просто объединяем их в один диапазон и проводим сортировку по созданным номерам. Строки расположатся так, как нужно.

#УР1 #Обработка_таблиц

Навык для новичков: если нужно вводить одни и те же данные или формулы сразу в несколько ячеек, то копирование из уже введенной - не единственный вариант. Можно сразу выделить все нужные ячейки, начать вводить данные, а завершить ввод нажатием клавиш Ctrl+Enter. Введенное значение или формула тут же окажется во всех выделенных ячейках. Очень быстро и удобно.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Есть список файлов с указанием полного пути и расширения, а нужно извлечь только имя какого-то файла? Идеальная задача для мгновенного заполнения!

Имя файла будет находиться перед точкой, указывающей расширение, и сразу за последней косой чертой, отделяющей папки в адресе файла. Такой шаблон (основанный на разделителях) отлично распознается мгновенным заполнением. Вводим в соседний столбец пару имен из первых строк вручную, а всю остальную работу Excel уже проделает сам.

#УР1 #Обработка_таблиц

Вводить данные в таблицы с большим количеством колонок неудобно. Приходится постоянно листать вправо, нельзя охватить взгядом все значения в новой строке. Если у вас есть такая проблема, то попробуйте использовать инструмент "Форма".

Он позволяет работать с каждой отдельной строкой таблицы, выстраивая значения в виде списка сверху вниз. Можно просматривать строки, изменять, удалять, вставлять новые. Полноценная форма ввода данных. Работать будет на правильно оформленных таблицах (без пустых строк, столбцов, объединенных ячеек).

Из явных минусов - ограничение на число столбцов таблицы (не более 32).

#УР1 #Обработка_таблиц

Одна из классических проблем Excel - уменьшение размера ползунков на полосах прокрутки. Бывает так, что таблица на листе небольшая, а ползунки очень маленькие. Тянем их чуть в сторону - и улетаем на десятки, а то и сотни ячеек. Очень неудобно.

Проблема в больших размерах задействованной рабочей области листа. Если нажать Ctrl+End, то курсор переместится в ячейку, которая является последней в использованной области. Например, мы когда-то использовали ячейку ААА10000, а потом удалили из нее данные. Excel все равно считает, что нужно расширять использованную область до этой ячейки. Чем больше эта область - тем меньше ползунки (и тем больше весит файл).

Нужно удалить все столбцы и строки, которые вам точно не нужны. Выделяете все столбцы справа от нужных данных и удаляете. Затем выделяете все строки ниже ваших данных - и тоже удаляете. В конце обязательно сохраняете файл.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Сортировать в Excel можно не только строки, но и столбцы. Иногда это бывает очень полезно. Правда, настройка такой сортировки находится довольно глубоко. Придется открыть окно "Сортировка" с настройками этой операции, а в нем отыскать кнопку "Параметры" и установить соответствующий переключатель. В остальном всё делается по тем же принципам, что и при сортировке строк таблицы.

#УР1 #Фильтрация_и_сортировка

Удалять дубликаты умеют практически все (инструмент действительно очень простой). Но некоторые задачи порой вызывают затруднения. Например, надо из таблицы цен удалить дубли по артикулам, оставив цену только по самой последней дате для каждой позиции. Если просто применить инструмент по удалению дублей, то результат далеко не всегда совпадет с нужным.

Дело в том, что при удалении дубликатов Excel оставляет верхние строки таблицы, удаляя все повторы ниже. А значит, чтобы наверняка решить задачу, надо отсортировать таблицу по датам по убыванию. Тогда удалив дубли получим в остатке значения по последним датам.

#УР1 #Обработка_таблиц

Одна из задач, решаемых в Excel - заполнение каких-то форм на листе различными данными. Если у вас есть такая форма, то наверняка часто приходится очищать поля перед очередным заполнением.

Чтобы сделать такую операцию более удобной, можно выделить все заполняемые ячейки (зажав CTRL), а затем назначить диапазону имя (не забываем нажимать ENTER после ввода в поле Имя). В итоге, можно парой кликов выделить нужный диапазон и нажать DELETE для очистки. А можно и вовсе создать кнопку и привязать на нее коротенький макрос для очистки.

#УР1 #Обработка_таблиц

Знание маленьких хитростей и трюков порой может очень сильно ускорить работу в Excel. Например, чтобы ввести числовое значение в ячейку в текстовом формате, достаточно просто начать ввод с символа апострофа (').

Вводим апостроф, а за ним - нужное число. В итоге Excel воспримет его как текст. Причем апостроф будет виден в строке формул, но не будет виден в ячейке. Разумеется, работает это не только для чисел, но и для значений даты и времени (ведь они, на самом деле, так же являются числами).

#УР1 #Работа_с_листами_книги