Знание маленьких хитростей и трюков порой может очень сильно ускорить работу в Excel. Например, чтобы ввести числовое значение в ячейку в текстовом формате, достаточно просто начать ввод с символа апострофа (').

Вводим апостроф, а за ним - нужное число. В итоге Excel воспримет его как текст. Причем апостроф будет виден в строке формул, но не будет виден в ячейке. Разумеется, работает это не только для чисел, но и для значений даты и времени (ведь они, на самом деле, так же являются числами).

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Всем привет!

Наш мир состоит из большого количества взаимосвязанных процессов.
Они окружают нас везде: дома, на работе, внутри нас.

Логистика, производство, маркетинг, разработка систем и приложений, бухгалтерия, аналитика и т.д.-
Все эти отрасли и направления состоят из больших процессов, вложенных подпроцессов, операций или задач.

Чтобы помочь вам в них разобраться, научиться оценивать и оптимизировать, измерять и описывать, появился канал @mnogopro.

Ламповое сообщество любителей порядка и системности, которые умеют или хотят держат свои процессы под контролем,
Вас ждут интересные мысли, реальные примеры, рабочие инструменты и душевные дискуссии.

Добро пожаловать в @mnogopro

При работе со справочником и функциями ВПР или ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ пользователи часто применяют функцию ЕСЛИОШИБКА, чтобы вместо ошибки НД выводить, например, текст "Нет в справочнике". У этого подхода есть одна проблема.

ЕСЛИОШИБКА обрабатывает любую ошибку. Если значения действительно нет в справочнике, то всё в порядке. Мы получаем нужный текст-заменитель. Но если в справочнике значение есть, а вот результат, который надо вернуть, является ошибкой - то текст "Нет в справочнике" будет не корректен. Ведь ошибка не в этом. В таких случая лучше использовать специальные функции для обработки именно ошибки НД. Используйте ЕНД или ЕСНД (если у вас Excel 2013 или новее).

#УР2 #Примеры_формул

Одна из частых ошибок в расчетных файлах - случайная замена формулы на значение. Если это сделано не умышленно, то расчёты, вероятнее всего, тоже будут содержать ошибку. Причем обнаружить ее не так просто, ведь мы видим в ячейках только результат работы формулы.

Один из способов поиска таких значений - использование окна специального выделения. Сначала выделяем диапазон, в котором должны быть формулы, а затем внутри этого диапазона находим константы/значения. Это и будут ошибочно замененные расчеты.

#УР1 #Простые_Вычисления

Вводить время в ячейки Excel очень просто. Достаточно указать часы, минуты и секунды через двоеточие. Но если значение времени нужно использовать в какой-то формуле, то такой способ ввода не сработает. Формула просто не поймёт, что мы пытаемся работать со временем.

Вы, наверное, помните, что время на самом деле - это десятичное число. То есть вместо любого значения времени можно ввести соответстующее числовое значение. Но это крайне неудобно.

Выход такой: вводите время, как текстовую строку (то есть в кавычках). При этом, если с таким значением времени производится какое-то арифметическое действие, Excel сам поймет, что значение в кавычках это время. А если Вам нужно такое значение с чем-то сравнить с помощью логического оператора, то преобразовать время из текста в число можно любым удобным способом: двойным отрицанием, сложением с нулем, умножением на 1 и т.д.

И помните - любую констанут из формулы можно вынест в ячейку и ссылаться на неё.

#УР2 #Примеры_формул

В продолжение разговора о времени в формулах. Для сбора значения времени из отдельных частей часто используется функция ВРЕМЯ. А для превращения текстовой строки в нормальное время - функция ВРЕМЗНАЧ. Это удобно, но с ними нужно быть аккуратными.

Помните, что эти функции возвращают значение времени в пределах от 0:00:00 до 23:59:59. Поэтому если у Вас есть задача собирать нормальное время из отдельных частей, и есть вероятность, что итоговый результат будет больше суток, не стоит брать в работу эти функции. Можно обойтись, например, склеиванием значений в текстовую строку и дальнейшим двойным отрицанием.

#УР1 #Простые_Вычисления

И еще немного о времени в Excel. Время в программе - это дробная часть суток. 24 часа - это одни сутки, 12 часов - 0,5 суток, 1 час - 1/24 суток и т.д. Ну и разумеется, всем известно, что в сутках 24 часа, в часу 60 минут, а в минуте - 60 секунд. Простое вычисление даёт нам понять, что 1 сутки = 24 часа = 1440 (60x24) минут = 86400 (24x60x60) секунд.

Используя эти знания, мы можем написать небольшую формулу сбора значения времени из отдельных частей. Показываем пару вариантов, которыми пользуются и делятся с нами подписчики.

#УР1 #Простые_Вычисления

Фильтрация столбцов значений в сводной таблице часто становится проблемой для пользователей. Кнопки фильтра для заголовков строки и столбцов легкодоступны, а вот для значений отдельных кнопок нет.

На самом деле, команды для фильтрации полей значений сводной спрятаны в указанных выше кнопках. Выбираете Фильтр по значению, выбираете нужное поле и задаете условия фильтрации. Быстро и просто.

Ну а если очень хочется именно кнопки в столбцах значений, то испоьзуйте приём из этого урока https://tttttt.me/excel_everyday/957

#УР2 #Сводные_таблицы

В сложных расчетных моделях порой требуется одновременно держать открытыми множество файлов. Если какие-то из них нужны Вам только для работы формул и общих расчетов, то можно их временно скрыть, чтобы не путаться в обилии окон.

Кстати, эта настройка сохраняется вместе с файлом. При следующем открытии книга сразу же будет скрыта. Но, разумеется, в любой момент ее можно заново отобразить в соответствующем окне.

#Справка

Если в каком-то диапазоне ячеек нужно скрыть нули, то необязательно прибегать к условному форматированию. Можно воспользоваться числовым форматом. Достаточно указать, как надо отображать положительные числа, как - отрицательные, а для нулевых значений не указать ничего. Например, вот так:

Основной;-Основной;

Последние точка с запятой открывают блок форматирования нулевых значений. Если ничего после них не указать - нули не будут отображаться, хотя останутся в ячейках.

#УР3 #Пользовательские_форматы

Искать ячейки на листе можно не только по значениям, которые в них находятся, но и по форматированию самих ячеек. Объединенные ячейки - это часть формата, а значит можно обычным поиском найти адреса таких ячеек.

После нахождения можно выделить любую из списка, нажать CTRL+A (выделить все), а затем, например, покрасить их в нужный цвет, чтобы наглядно отобразить на листе.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Настройка колонтитулов может занимать некоторое время (особенно, если в нем указывается не только номер страниц, но и какая-то другая информация). Если для разных таблиц на разных листах нужны одинаковые колонтитулы, то можно просто скопировать их.

Для этого надо сгруппировать листы и войти в режим правки колонтитула на том листе, где он уже настроен. Дальше, ничего не меняя, просто кликаем в любую ячейку, выходя из режима правки. В результате колонтитул будет скопирован на все сгруппированные листы.

#УР1 #Печать_таблиц

Если в диапазоне встречаются повторяющиеся значения, то иногда бывает необходимо подсчитать количество различных или количество уникальных значений. В этих понятиях часто бывает путаница, поэтому поясним, как мы их трактуем в нашем уроке на примере такого списка: Арбуз, Дыня, Яблоко, Дыня, Арбуз, Банан.

- различные значения - все варианты значений, встречающиеся в диапазоне. В примере выше это Арбуз, Дыня, Яблоко, Банан
- уникальные значения - те значения, которые в списке встречаются только один раз. В примере выше это Яблоко и Банан.

Формулы для подсчета различных и уникальных значений, разумеется, разные. Берите себе на вооружение.

#УР2 #Примеры_формул

Данные, с которыми мы работаем, далеко не всегда идеально чистые. Одна из неприятных проблем - числа в формате текста среди обычных чисел. Они не учитываются Excel как числовые значения, поэтому результаты формул и расчетов могут быть некорректными. Чаще всего у таких ячеек есть зеленый индикатор-уголок, указывающий на ошибочный формат. Но его может и не быть. Тогда проблему заметить сложнее.

Если закрались сомнения, что данные чисты, быстро проверить наличие чисел как текст в массиве чисел можно так:
1) Выделяем ячейки, в которых должны быть только числа
2) В строке состояния смотрим, сколько в выделенном диапазоне значений всего (Количество) и сколько из них чисел (Количество чисел).
Если подсчеты совпали, то всё хорошо. Все числа - это числа. В противном случае исправляем проблему любым удобным способом (например, копированием пустой ячейки и специальной вставкой со сложением).

#УР2 #Проверка_данных

Некоторые файлы при попытке их сохранить показывают предупреждающее сообщение о том, что внутри документа может храниться конфиденциальная информация. Приходится постоянно нажимать OK в этом окне и многих такая необходимость крайне сильно раздражает.

Если Вы не в курсе, зачем нужна эта проверка в файле, и хотите от нее избавиться, то сделать это можно в Параметрах безопасности путём снятия одной единственной галочки. После ее деактивации назойливое окно перестанет появляться во время каждого сохранения.

#Справка

Операция транспонирования данных достаточно известна и реализовать ее нетрудно. Но бывают специфические задачи, которые требуют нестандартного подхода.

Представим, что нужно создать транспонированную таблицу, в каждой ячейке которой будет ссылка на соответствующую ячейку исходных данных. Специальная вставка при транспонировании не дает вставить связь. Функция ТРАНСП не создает отдельные ссылки, а возвращает сразу весь массив. Решить задачу поможет обычная функция замены текста.

#УР1 #Обработка_таблиц

Иногда пользователи открывают какой-то файл и не обнаруживают в нем ярлыков листов (вкладок). В такой ситуации точно не стоит паниковать. Наиболее часто причины пропажи кроются в следующем:

1) Ширина полосы прокрутки максимально увеличена. В итоге ярлыки не помещаются на экране. Исправляем, потянув за 3 точки в левом нижнем углу

2) Для файла отключено отображение ярлычков листов в Параметрах. Идем в Файл-Параметры-Дополнительно и включаем обратно.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Мы уже рассказывали про генерацию случайных чисел в Excel с помощью СЛУЧМЕЖДУ (можете найти в поиске или навигаторе по каналу). Теперь пара приемов работы с СЛЧИС.

По умолчанию функция генерирует случайное число от 0 до 1. Если вам нужно сформировать случайное число от 0 до N, то достаточно просто умножить результат вычисления СЛЧИЛ на N.

А если нужно получить число от N до M, то делаем так:
=СЛЧИС()*(M-N)+N
И не забываем при необходимости округлять результаты до нужного количества разрядов.

#УР2 #Применение_встроенных_функций

Работу с формулами в Excel трудно представить без логических функций и проверки сочетания нескольких условий. Как показывает практика, пользователи часто допускают тут ошибки.

Подготовили небольшую памятку в виде таблички. В ней видно, какой результат дает разное сочетание значений ИСТИНА и ЛОЖЬ и логических функция И, ИЛИ и ИСКЛИЛИ

#УР2 #Примеры_формул

Excel умеет не только переводить десятичные числа двоичные, восьмеричные и шестнадцатеричные, но и с легкостью проделывает обратную операцию. Вообще для этих четырех систем счисления есть функции преобразования в любую сторону.

Ну а если надо перевести десятичное число в другую систему, то имеется функция ОСНОВАНИЕ. Поддерживает основания от 2 до 35.

#УР2 #Применение_встроенных_функций