Инструмент "Мгновенное заполнение" в Excel есть уже достаточно давно (с 2013 версии). И спектр задач, которые он может помочь решить, достаточно широк. Вот одна из них.

Есть список сотрудников в формате ФИО. Нужно изменить порядок так, чтобы фамилия была в конце. Задача несложная. Можно разбить данные на столбцы с помощью "Текст по столбцам", а потом пересобрать формулой в нужном порядке. Но с мгновенным заполнением это делается ещё быстрее. Вводим пару примеров результата - и Excel угадывает, что мы пытаемся сделать.

#УР1 #Обработка_таблиц

При работе со значениями даты и времени часто необходимо извлечь в отдельную ячейку только дату, а в другую - только время. Делается это очень просто, если помнить о том, что дата - это целое число, а время - дробная часть целого числа.

Тогда задача сводится к извлечению целой и дробной части по отдельности. Первую можно достать функцией ЦЕЛОЕ, а вторую можно выразить как остаток от деления числа на единицу (остатком в таком случае будет дробная часть). Формулы очень простые и короткие.

#УР2 #Примеры_формул

По умолчанию при построении сводной таблицы и добавлении нескольких полей в область строк мы получаем вложенную иерархию. Часто это бывает довольно наглядно и удобно. Но если добавлено много полей, то чтение таблицы может оказаться затруднительным.

В таком случае лучше всего перестроить ее в классическую плоскую таблицу. Такая возможность предоставляется командами, расположенными на вкладке Конструктор.

#УР2 #Сводные_таблицы

Маркер автозаполнения замечательно работает и с датами. Помимо стандартного увеличения на единицу и возможности задать шаг, введя первые два значения, предлагается еще несколько опций.

Если потянуть за маркер автозаполнения правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором можно выбрать такие варианты как:
- заполнение только рабочими днями
- заполнение с шагом в 1 месяц
- заполнение с шагом в 1 год

#УР1 #Работа_с_листами_книги

В пользовательских правилах условного форматирования можно использовать формулы массива. Это даёт еще больше возможностей для создания кастомизированных правил.

Например, можно создать правило, которое будет выделять 3 строки с наибольшими продажами в таблице, но не по всем товарам, а только по тому, который выбран в выпадающем списке. При этом формула массива в окне правила условного форматирования не требует ввода тремя клавишами. Достаточно просто написать или вставить ее туда.

#УР2 #Условное_форматирование

Если по какой-то причине имеющаяся "умная" таблица Вам больше не нужна (как объект), а вот информацию в ней надо оставить - используйте команду "Преобразовать в диапазон" на контекстной вкладке "Конструктор". Она сохранит всё форматирование и все данные, но таблица больше не будет специальным объектом, а станет обычным диапазоном ячеек.

Если же форматирование тоже не нужно, можно предварительно применить стиль без оформления, а потом - указанную выше команду.

#УР1 #Оформление_таблиц

Одним из вариантов объединения ячеек является объединение по строкам. Это означает, что в выделенном диапазоне из нескольких строк и столбцов будут объединены не все ячейки в одну большую, а только ячейки в пределах каждой строки. То есть количество строк останется неизменным, а вот столбец будет один. Иногда это бывает очень полезно (например, при создании бланков в Excel).

#УР1 #Оформление_таблиц

Иногда возникает необходимость узнать, какие именованные диапазоны используются в файле и на что они ссылаются. Особенно актуально это при работе с чужими расчётными файлами.

Получить список всех имен можно командой "Все имена". Она находится в окне "Вставка имени". Ну а само окно можно открыть либо командой на ленте, либо клавишей F3. Перед применением команды убедитесь, что рядом с активной ячейкой есть достаточно пустого места, так как список будет вставлен относительно неё.

#УР2 #Применение_встроенных_функций

Продолжаем тренировать условное форматирование. На этот раз решаем следующую задачу: необходимо выделить каким-нибудь цветом товары, которые в таблице встречаются более 4 раз. Выделить нужно не отдельную ячейку товара, а всю строку целиком.

Разумеется, количество повторов, требуемое для форматирования, можно поменять на своё при необходимости.

#УР2 #Условное_форматирование

Маркер автозаполнения (жирная точка в правом нижнем углу выделенного диапазон) позволяет заполнять данные в ячейках по различным условиям.

Кроме известного всем увеличения каждой следующей ячейки на единицу, существуют и другие опции. Например, если ввести две ячейки подряд, указав нужный шаг изменения, то при протягивании можно получить диапазон с нужным шагом. Это работает для чисел, а также для текста, который оканчивается числом.

Кроме чисел это работет и со списками (названия месяцев и дней недели и собственные пользовательские списки).

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Стандартные функции подсчета и суммирования (СУММ, МАКС, МИН, СРЗНАЧ) не справляются, если диапазон содержит ошибки. На выходе они выдают ошибки.

Но есть функция, которая умеет проводить все описанные подсчеты, да еще и с возможность пропуска ошибок. Это функция АГРЕГАТ. При вводе первого и второго аргументов, выбирайте, что считать и как считать. И функция всё сделает.
#УР2 #Применение_встроенных_функций

Подсветка дублирующихся значений - одна из частых задач для условного форматирования. Но у нее есть разные вариации, которые не решаются встроенными наборами условий.

Например, если нужно определить наличие дубликата в пределах одной строки, то без формулы не обойтись. Формула совсем простая, на основе СЧЁТЕСЛИ. Главное - не ошибиться с закреплениями ячеек (расстановкой долларов в ссылках). В диапазоне для подсчета столбцы закрепляем, а строку нет. А для ячейки условия вообще доллары не ставим.

#УР2 #Условное_форматирование

Настроек печати в Excel достаточно много. Если у вас есть лист, на котором всё уже настроено нужным образом, и надо задать те же настройки на других листах, то самый быстрый способ сделать это выглядит так:
1) Активируем лист, где всё настроено
2) Зажимаем CTRL и выделяем листы, на которые надо перенести настройки печати
3) Переходим на вкладку "Разметка страницы" и открываем окно "Параметры страницы"
4) Тут же закрываем его, нажав ОК
5) Разгруппировываем листы.

При таком переносе копируются все настройки кроме тех, что касаются конкретных диапазонов ("Выводит на печать диапазон" и "Печатать заголовки")

#УР1 #Печать_таблиц

В рабочих файлах порой бывает сразу несколько нужных таблиц на разных листах. Чтобы постоянно не переключаться между ними для параллельного просмотра, можно отобразить книгу в новом окне, расположить их рядом и открыть нужную таблицу в каждом из окон.

Особенно эффективно это при работе с двумя мониторами, но даже если монитор один - пара небольших таблиц легко на нем помещается.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Для столбцов диаграмм можно задать фоновый рисунок. Но он будет повторяться в каждом столбце. Если нужно сделать единый фон для всех столбцов, то придётся прибегнуть к паре хитрых приёмов.

Основная идея в том, чтобы разместить фоновый рисунок на область построения. Затем сделать столбцы диаграммы прозрачными, отобразив часть фона, а всю остальную область построения закрыть верхним рядом диаграммы и толстыми контурами границ. На видео показано подробнее, как это сделать.

Только не забывайте, что такие изыски не должны идти в ущерб основной цели диаграммы. Она должна быть понятной и легко читаемой.

#УР3 #Диаграммы

В одном из прошлых уроков мы говорили о том, что при копировании листов в другой файл с ними переезжает еще много всего, кроме самих данных. Совершая копирование в пределах книги тоже надо быть внимательными.

Например, при копировании листа внутри файла создаются копии всех именованных диапазонов уровня листа, а также именованных диапазонов уровня книги, ячейки которых располагались на скопированном листе. После нескольких таких операций в Диспетчере имен будет куча дубликатов Именованных диапазонов. Если они вам не нужны, то не забывайте подчищать последствия такого копирования листов.

#УР1 #Имена

В Excel 2013 появилась небольшая, но полезная функция - ЕФОРМУЛА. Она позволяет проверить, что находится в ячейке: формула или какая-то константа. Если формула, то функция вернёт ИСТИНА, иначе - ЛОЖЬ.

Это может пригодится, например, в условном форматировании. Часто бывает что в большом массиве формул вместо одной из них оказывается введено значение и все расчеты дают ошибку. ЕФОРМУЛА позволит легко подсветить такие ячейки и сразу же обнаружить ошибку.

#УР2 #Условное_форматирование

Помимо возможности защиты конкретных ячеек от редактирования и защиты всего файла паролем на открытие, есть еще одна опция - защита структуры книги.

С её помощью можно заблокировать любые изменения, связанные с листами файла: их изменение, удаление, скрытие/открытие, переимнование и даже просто перемещение ярлычков относительно друг друга. Можно защищать как с использованием пароля, так и без него.

#УР2 #Особенности_совместной_работы

Когда мы включаем подписи данных на диаграмме, то видим значения всех точек. Если нужны только максимум и минимум, то можно вручную удалить ненужные точки. Однако, если таких точек много или диаграмма будет перестраиваться, такой способ вряд ли подойдет.

Но можно легко создать дополнительный ряд, в котором будет всего две точки - максимальная и минимальная. И уже для этого доп. ряда включить подписи данных, а сам ряд сделать невидимым (убрать все границы и заливки). Такое решение универсально и будет само перестраиваться после пересчета данных.

#УР3 #Диаграммы

Обычно когда нам нужно создать столбец чисел с определенным шагом, мы вводим два первых числа и используем маркер автозаполнения. Однако, при работе с десятичными числами результат может оказаться не совсем точным (в последнем значимом разряде будет отклонение). Это может привести к ошибкам в формулах и расчетах.

Чтобы создать ряд десятичных чисел с нужной точностью, можно использовать формулу, которая на ходу будет округлять значение. Или использовать инструмент Прогрессия для создания арифметической прогрессии. Тоже очень удобно.

#УР1 #Простые_Вычисления