На моих лекциях по цифровому этикету самое банальное и очевидное правило, на которое все обычно кивают: «Да-да, понятно-понятно», - это правило про кнопки «ответить» и «ответить всем».
Вроде бы все очевидно. Если хотите, чтобы ответ увидел только автор стартового письма - нажимайте «ответить». Если хотите, чтобы ваше письмо увидели все, кто был в копии в стартовом письме, нажимайте «ответить всем». Очень понятно.
Но каждый раз когда кто-то из коллег пишет письмо «Завтра состоится мероприятие…», я точно знаю, что теперь надо ждать десяток писем от людей, которые нажимают «ответить всем»: «Буду», «Приду», «Не смогу», «Спасибо», «А вот я хочу еще спросить…». Никому из тридцати адресатов, кроме автора стартового письма, не нужно знать, кто придет, а кто нет и по какой причине. Но выбора у нас нет 😅
И бывает обратная ситуация: в копии всего несколько человек и нужно всем вместе что-то решить. Но адресаты упорно отправляют ответы только одному адресату. Опять же - из-за того, что нажимают на первую попавшуюся кнопку «ответить» вместо «ответить всем».
В общем, рекомендации такие:
1. Перед отправкой ответа подумать секунду, на какую кнопку нажать.
2. Если вы отправляете письмо нескольким адресатам и ответ каждого участника нужно знать всем, то напишите об этом: «Коллеги, пожалуйста, отправляйте свой ответ всем, чтобы мы вместе могли вести обсуждение».
3. Если вы отправляете письмо множеству адресатов и их ответы не нужно друг другу знать, то поставьте всех в «скрытую копию». Тогда даже при большом желании адресаты не смогут «ответить всем» и создать в почте получателей апокалипсис.
#почта
Вроде бы все очевидно. Если хотите, чтобы ответ увидел только автор стартового письма - нажимайте «ответить». Если хотите, чтобы ваше письмо увидели все, кто был в копии в стартовом письме, нажимайте «ответить всем». Очень понятно.
Но каждый раз когда кто-то из коллег пишет письмо «Завтра состоится мероприятие…», я точно знаю, что теперь надо ждать десяток писем от людей, которые нажимают «ответить всем»: «Буду», «Приду», «Не смогу», «Спасибо», «А вот я хочу еще спросить…». Никому из тридцати адресатов, кроме автора стартового письма, не нужно знать, кто придет, а кто нет и по какой причине. Но выбора у нас нет 😅
И бывает обратная ситуация: в копии всего несколько человек и нужно всем вместе что-то решить. Но адресаты упорно отправляют ответы только одному адресату. Опять же - из-за того, что нажимают на первую попавшуюся кнопку «ответить» вместо «ответить всем».
В общем, рекомендации такие:
1. Перед отправкой ответа подумать секунду, на какую кнопку нажать.
2. Если вы отправляете письмо нескольким адресатам и ответ каждого участника нужно знать всем, то напишите об этом: «Коллеги, пожалуйста, отправляйте свой ответ всем, чтобы мы вместе могли вести обсуждение».
3. Если вы отправляете письмо множеству адресатов и их ответы не нужно друг другу знать, то поставьте всех в «скрытую копию». Тогда даже при большом желании адресаты не смогут «ответить всем» и создать в почте получателей апокалипсис.
#почта
Правило 111. Перечислите прикрепляемые файлы 📎
Вам приходит письмо: «Отправляю вам документы по проекту». А в приложении куча файлов: «Презентация_1.pptx», «КП_final.pdf», «Презентация_2.pdf», «new_смета_финал.xls» «О проекте.doc».
С чего начать изучать? Где главная информация? Пришло пять файлов, а сколько их на самом деле должно быть? Не потерялось ли чего-то важного?
Чтобы не создавать лишнего хаоса и неудобств, при отправке файлов нужно сделать два простых шага:
1. Назвать файлы понятно, убрать из названий лишнюю информацию:
- «Презентация_1.pptx» => «Краткая презентация о проекте Радуга.pptx»
- «new_смета_финал.xls» => «Смета проект Радуга на 03.04.23.xls»
Как проверить, насколько название информативно и удобно? Представьте, что человек скачал файл на компьютер и забыл. Сможет ли он через несколько дней среди других файлов опознать ваш и понять, не открывая, что находится внутри файла?
2. Перечислить, какие файлы вы прикрепляете, и пояснить, что в них находится:
«Отправляю вам 5 файлов:
1) Подробная презентация о проекте Радуга.pptx - здесь вся информация в одном месте: и смета, и описание, и КП»
2) Краткая презентация о проекте Радуга.pptx - здесь краткий рассказ о проекте, без финансовых вопросов.
3)……
Такой подход показывает заботу о получателе и умение четко структурировать информацию.
#правило #почта #файлы
Вам приходит письмо: «Отправляю вам документы по проекту». А в приложении куча файлов: «Презентация_1.pptx», «КП_final.pdf», «Презентация_2.pdf», «new_смета_финал.xls» «О проекте.doc».
С чего начать изучать? Где главная информация? Пришло пять файлов, а сколько их на самом деле должно быть? Не потерялось ли чего-то важного?
Чтобы не создавать лишнего хаоса и неудобств, при отправке файлов нужно сделать два простых шага:
1. Назвать файлы понятно, убрать из названий лишнюю информацию:
- «Презентация_1.pptx» => «Краткая презентация о проекте Радуга.pptx»
- «new_смета_финал.xls» => «Смета проект Радуга на 03.04.23.xls»
Как проверить, насколько название информативно и удобно? Представьте, что человек скачал файл на компьютер и забыл. Сможет ли он через несколько дней среди других файлов опознать ваш и понять, не открывая, что находится внутри файла?
2. Перечислить, какие файлы вы прикрепляете, и пояснить, что в них находится:
«Отправляю вам 5 файлов:
1) Подробная презентация о проекте Радуга.pptx - здесь вся информация в одном месте: и смета, и описание, и КП»
2) Краткая презентация о проекте Радуга.pptx - здесь краткий рассказ о проекте, без финансовых вопросов.
3)……
Такой подход показывает заботу о получателе и умение четко структурировать информацию.
#правило #почта #файлы