📝Чек-лист по выполнению задач
Что делать, когда у вас много задач, от клиентов, коллег, партнёров, руководства, и вы не справляетесь?
Нужен алгоритм, на который можно опереться. Конечно, «творческий хаос» – тоже интересный вариант, но иногда нужно действовать предельно быстро и точно. Предлагаем чек-лист для простых офисных задач (не проектов).
1️⃣ Определите, кто должен делать эту задачу, если не вы, то перенаправьте/делегируйте человеку который ее должен выполнить. Убедитесь, что он ее принял, либо сообщите, что вы берёте эту задачу в работу.
2️⃣ Если это ваша задача, то уточните:
▪️какой должен быть результат;
▪️есть ли примеры подобных выполненных задач;
▪️сроки выполнения (реальны ли они с учетом других ваших задач, которые уже распределены по слотам* рабочего времени);
▪️приоритетность;
▪️кто может помочь вам с выполнением;
▪️необходимую для выполнения информацию.
3️⃣ Проверьте информацию к задаче.
✔️Открываются ли все необходимые документы/архивы/ссылки;
✔️Все ли в них понятно, если нет, то уточните заранее, иначе создатель документа может быть недоступен.
✔️Если задача была поставлена в ходе созвона, сделайте резюме и согласуйте его с поставившим задачу.
❗️Лучше все уточнить одним разом, чтобы не тратить время на лишние действия и не ждать.
4️⃣ Проанализируйте задачу детально.
✔️Простая она или сложная (на какие этапы можно разбить).
✔️Соответствует ли вашему профилю. Если вам нужна помощь специалиста – запросите ее.
Предложите варианты решения и приступите к выполнению.
5️⃣ Если в процессе выполнения понимаете, что не успеваете (по объективным/личным причинам), возникают новые данные, держите в курсе тех, перед кем вы ответственны. Также уточняйте насколько актуальна/приоритетна задача.
Ведь вы можете потратить время на сложную и никому уже не нужную задачу.
6️⃣ Информируйте заранее о выполнении, чтобы была возможность корректировок и их согласования.
7️⃣ Если все в порядке, работа принята, и вопросов к вам нет (иногда лучше это уточнить), закрывайте задачу. То есть вычёркивайте, переводите в число сделанных – в зависимости от того, как у вас устроен учёт выполнения задач.
*Важно: по поводу времени, если вы король продуктивности, как Илон Маск, можете работать 5-минутными интервалами. Или с 10-минутными, как Ингвар Кампрад — основатель IKEA. Но начинать лучше с часовых тайм-слотов.
#лайфхаки #тайм_менеджмент
@bitkogan
Что делать, когда у вас много задач, от клиентов, коллег, партнёров, руководства, и вы не справляетесь?
Нужен алгоритм, на который можно опереться. Конечно, «творческий хаос» – тоже интересный вариант, но иногда нужно действовать предельно быстро и точно. Предлагаем чек-лист для простых офисных задач (не проектов).
1️⃣ Определите, кто должен делать эту задачу, если не вы, то перенаправьте/делегируйте человеку который ее должен выполнить. Убедитесь, что он ее принял, либо сообщите, что вы берёте эту задачу в работу.
2️⃣ Если это ваша задача, то уточните:
▪️какой должен быть результат;
▪️есть ли примеры подобных выполненных задач;
▪️сроки выполнения (реальны ли они с учетом других ваших задач, которые уже распределены по слотам* рабочего времени);
▪️приоритетность;
▪️кто может помочь вам с выполнением;
▪️необходимую для выполнения информацию.
3️⃣ Проверьте информацию к задаче.
✔️Открываются ли все необходимые документы/архивы/ссылки;
✔️Все ли в них понятно, если нет, то уточните заранее, иначе создатель документа может быть недоступен.
✔️Если задача была поставлена в ходе созвона, сделайте резюме и согласуйте его с поставившим задачу.
❗️Лучше все уточнить одним разом, чтобы не тратить время на лишние действия и не ждать.
4️⃣ Проанализируйте задачу детально.
✔️Простая она или сложная (на какие этапы можно разбить).
✔️Соответствует ли вашему профилю. Если вам нужна помощь специалиста – запросите ее.
Предложите варианты решения и приступите к выполнению.
5️⃣ Если в процессе выполнения понимаете, что не успеваете (по объективным/личным причинам), возникают новые данные, держите в курсе тех, перед кем вы ответственны. Также уточняйте насколько актуальна/приоритетна задача.
Ведь вы можете потратить время на сложную и никому уже не нужную задачу.
6️⃣ Информируйте заранее о выполнении, чтобы была возможность корректировок и их согласования.
7️⃣ Если все в порядке, работа принята, и вопросов к вам нет (иногда лучше это уточнить), закрывайте задачу. То есть вычёркивайте, переводите в число сделанных – в зависимости от того, как у вас устроен учёт выполнения задач.
*Важно: по поводу времени, если вы король продуктивности, как Илон Маск, можете работать 5-минутными интервалами. Или с 10-минутными, как Ингвар Кампрад — основатель IKEA. Но начинать лучше с часовых тайм-слотов.
#лайфхаки #тайм_менеджмент
@bitkogan
🔹Как эффективно и красиво управлять своей жизнью с помощью буллет джорнал
Вы слышали про «лёхттурм» или «молескин»? Если и да, то, возможно, не знаете, насколько они могут быть полезными в хозяйстве, если их «правильно готовить».
🔸Оригинальный метод Bullet Journal, был разработан Райдером Кэрролом (США), который страдал дефицитом внимания. Метод помогает организовывать, планировать и отслеживать любые дела и задачи.
🔸Для этого существуют упомянутые выше специальные блокноты с разметкой и нумерацией страниц (ну и вообще они красивые – с закладками и стикерами☺️).
🔸При желании можно использовать любые блокноты или вести все тоже самое в электронном виде (например в гугл документах).
В чем суть?
Журнал с буллетами (пунктами) – это по большому счёту усовершенствованный ежедневник. Система позволяет не только ничего не забыть, но и сделать процесс планирования приятным. Для этого у журнала есть:
▪️Содержание (Index). Их может быть и два (личный и рабочий), и больше. Здесь вы пишете названия разделов и страницы, на которых они находятся.
Пример:
ЛИЧНОЕ
Строительство дома … 4-5
Ремонт авто … 6
Инвестиции … 7
…
▪️Номера страниц. Можно сделать ещё и закладки-стикеры. В электронном виде нужны ссылки на конкретные страницы. В тех же документах Google это легко реализуемо.
▪️Списки задач в соответствующих разделах.
Пример:
Строительство дома.
◻️Подключить отопление
◻️Сделать доп. розетку
⚪️ Встреча с мебельным мастером
…
Что дальше?
✔️ Дальше выполняем задачи и делаем отметки о выполнении (либо вычёркиваем).
📑 В электронной – можно вырезать и переносить в отдельный документ – «отчет».
Так у вас будут отображены результаты по разным сферам/проектам. Это поможет для:
▫️анализа (что получилось, а что не сработало),
▫️мотивации (как авторизация собственного результата).
Что ещё важно?
🗓Хорошо работают визуальные сетки (в виде таблички) важных дел/событий на год, месяц.
📲 Кроме спецблокнотов, есть и отдельные приложения для разных видов планирования. О них расскажем в отдельной заметке.
❗️Главное в любой системе – на расписывание дел не стоит тратить слишком много времени. Иногда проще потратить его на сами дела 🧑💻
Сохраняйте, пересылайте друзьям и планируйте эффективно!
#лайфхаки #тайм_менеджмент
@bitkogan
Вы слышали про «лёхттурм» или «молескин»? Если и да, то, возможно, не знаете, насколько они могут быть полезными в хозяйстве, если их «правильно готовить».
🔸Оригинальный метод Bullet Journal, был разработан Райдером Кэрролом (США), который страдал дефицитом внимания. Метод помогает организовывать, планировать и отслеживать любые дела и задачи.
🔸Для этого существуют упомянутые выше специальные блокноты с разметкой и нумерацией страниц (ну и вообще они красивые – с закладками и стикерами☺️).
🔸При желании можно использовать любые блокноты или вести все тоже самое в электронном виде (например в гугл документах).
В чем суть?
Журнал с буллетами (пунктами) – это по большому счёту усовершенствованный ежедневник. Система позволяет не только ничего не забыть, но и сделать процесс планирования приятным. Для этого у журнала есть:
▪️Содержание (Index). Их может быть и два (личный и рабочий), и больше. Здесь вы пишете названия разделов и страницы, на которых они находятся.
Пример:
ЛИЧНОЕ
Строительство дома … 4-5
Ремонт авто … 6
Инвестиции … 7
…
▪️Номера страниц. Можно сделать ещё и закладки-стикеры. В электронном виде нужны ссылки на конкретные страницы. В тех же документах Google это легко реализуемо.
▪️Списки задач в соответствующих разделах.
Пример:
Строительство дома.
◻️
◻️Сделать доп. розетку
⚪️ Встреча с мебельным мастером
…
Что дальше?
✔️ Дальше выполняем задачи и делаем отметки о выполнении (либо вычёркиваем).
📑 В электронной – можно вырезать и переносить в отдельный документ – «отчет».
Так у вас будут отображены результаты по разным сферам/проектам. Это поможет для:
▫️анализа (что получилось, а что не сработало),
▫️мотивации (как авторизация собственного результата).
Что ещё важно?
🗓Хорошо работают визуальные сетки (в виде таблички) важных дел/событий на год, месяц.
📲 Кроме спецблокнотов, есть и отдельные приложения для разных видов планирования. О них расскажем в отдельной заметке.
❗️Главное в любой системе – на расписывание дел не стоит тратить слишком много времени. Иногда проще потратить его на сами дела 🧑💻
Сохраняйте, пересылайте друзьям и планируйте эффективно!
#лайфхаки #тайм_менеджмент
@bitkogan
📋 Что не так со списками дел. Почему они не работают и как это исправить?
На самом деле, конечно, работают. Правда, частично. И это имеет негативные последствия.
Исследования показывают, что в среднем:
🔻40% пунктов в списках дел никогда не выполняются.
🔻50% пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления.
🔻Остается 10%, которые висят какое-то время.
Разберемся, почему так происходит.
🔹«Делом» в списке может быть и пожелание/мечта, и четкая задача.
🔹Задача может занимать как минуты, так и много часов работы.
🔹Мозг выбирает вначале самое легкое. Либо вы делаете все подряд и застреваете надолго на сложном деле. Из-за этого остальное сдвигается и переносится на завтра.
В итоге часто висят годами такие дела, как:
— сделать семейный альбом за 2019-й год,
— пройти диспансеризацию.
Но это не самое плохое.
Перечень невыполненных задач служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать.
Мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. А вечером не можем заснуть, так как мозг перебирает дела.
Эффект Зейгарник: незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызвать навязчивые неконтролируемые мысли.
Многие люди манипулируют энергией. Чтобы успеть побольше, начинают экономить на сне и физической активности, накачиваться кофеином, перекусывать на ходу.
Даже встречаются советы: «носить одно и то же, есть одно и то же, чтобы экономить время».
Эти «методы» дают лишь краткосрочный эффект. А в долгосроке в жертву приносится здоровье.
Что же делать?
1️⃣ Не экономьте на сне, спорте и качественном питании, это сделает вас устойчивее к стрессу.
2️⃣ Составляйте ежедневные планы с привязкой задач ко времени (например, 9:00-9:45, 10:00-10:15 и т. п.) задачи.
❗️Именно планы, а не просто списки.
3️⃣ Старайтесь придерживаться графика – как по времени, так и по конкретным делам.
Все новые запросы отправляйте на другие дни. Не нарушать планы (как свои, так и чужие) – полезная привычка.
4️⃣ Определите время своей наивысшей эффективности. Например, пик с 9:00 до 11:30. Резервируйте его под самые важные (в том числе неприятные, так называемые «лягушки») и ударные задачи.
5️⃣ Выделите блоки «буферного времени». 30-90 мин. в день вам пригодятся как резерв.
6️⃣ Объедините повторяющиеся виды деятельности и выделите для них отдельное время (почта, соцсети, новости).
7️⃣ На планирование также уходит время. Поэтому сверхзанятые люди нанимают секретарей или личных ассистентов, которые согласуют график для них.
8️⃣ Список дел, которые не входят в план дня, должен быть минимальным, обозримым, чтобы вы легко им оперировали и распределяли дела в свободные слоты графика.
9️⃣ Когда список оправдан? Когда это отдельный вид деятельности. Например, список книг к прочтению. Обращаемся к нему тогда, когда у нас выделено на это время.
Итак, теперь вы понимаете, почему традиционный список дел не работает. Задачи, внесенные в него, могут остаться там навсегда. Что в конечном итоге приведет к стрессу и выгоранию.
Что почитать?
▪️Брайан Моран. «12 недель в году».
▪️Кевин Круз. «15 секретов управления временем».
▪️Крис Бэйли. «Мой продуктивный год».
#лайфхаки #тайм_менеджмент
@bitkogan
На самом деле, конечно, работают. Правда, частично. И это имеет негативные последствия.
Исследования показывают, что в среднем:
🔻40% пунктов в списках дел никогда не выполняются.
🔻50% пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления.
🔻Остается 10%, которые висят какое-то время.
Разберемся, почему так происходит.
🔹«Делом» в списке может быть и пожелание/мечта, и четкая задача.
🔹Задача может занимать как минуты, так и много часов работы.
🔹Мозг выбирает вначале самое легкое. Либо вы делаете все подряд и застреваете надолго на сложном деле. Из-за этого остальное сдвигается и переносится на завтра.
В итоге часто висят годами такие дела, как:
— сделать семейный альбом за 2019-й год,
— пройти диспансеризацию.
Но это не самое плохое.
Перечень невыполненных задач служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать.
Мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. А вечером не можем заснуть, так как мозг перебирает дела.
Эффект Зейгарник: незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызвать навязчивые неконтролируемые мысли.
Многие люди манипулируют энергией. Чтобы успеть побольше, начинают экономить на сне и физической активности, накачиваться кофеином, перекусывать на ходу.
Даже встречаются советы: «носить одно и то же, есть одно и то же, чтобы экономить время».
Эти «методы» дают лишь краткосрочный эффект. А в долгосроке в жертву приносится здоровье.
Что же делать?
❗️Именно планы, а не просто списки.
Все новые запросы отправляйте на другие дни. Не нарушать планы (как свои, так и чужие) – полезная привычка.
Итак, теперь вы понимаете, почему традиционный список дел не работает. Задачи, внесенные в него, могут остаться там навсегда. Что в конечном итоге приведет к стрессу и выгоранию.
Что почитать?
▪️Брайан Моран. «12 недель в году».
▪️Кевин Круз. «15 секретов управления временем».
▪️Крис Бэйли. «Мой продуктивный год».
#лайфхаки #тайм_менеджмент
@bitkogan
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Эти книги помогут вам заново выстроить отношения с технологиями, а также научат устанавливать границы между виртуальным миром и реальностью.
1️⃣ Кэл Ньюпорт. Цифровой минимализм. Фокус и осознанность в шумном мире. 2019
Ньюпорт – преподаватель информатики, эксперт в образовании (автор методики deep work и минималист без страницы в соцсетях. Зато он ведет блог и публикуется в NYT, WSJ, Economist.
Книга поможет:
2️⃣ Адам Алтер. Непреодолимое желание. Развитие технологий, которые вызывают зависимость и держат нас на крючке. 2017
Профессор психологии и маркетинга, в 2015 г. был включен в список «Лучшие 40 профессоров бизнес-школ в мире до 40 лет»
Зачем читать книгу?
3️⃣ Алекс Сучжон-Ким Пан. Укрощение цифровой обезьяны. 2013
Психолог и автор бестселлеров в области тайм-менеджмента и организации труда.
Что узнаете?
💡О техниках сохранения фокуса также писали здесь.
4️⃣ Дэниел Сиберг. Цифровая диета. Как победить зависимость от гаджетов и технологий. 2011
Журналист и бывший «цифровой наркоман», ведущий шоу Tech This Out!
О чем книга?
5️⃣ Кристакис Николас. Связанные одной сетью. Как на нас влияют люди, которых мы никогда не видели. 2008
Социолог и врач (в ТОП-100 влиятельных людей мира по версии Time) написал о влиянии окружения, в том числе из соцсетей. О том, как одни люди «заражаются» здоровьем и благополучием, а другие – наоборот – вредными привычками и бедностью.
Прочитав, вы поймете:
Ставьте
#книги #тайм_менеджмент #лайфхаки
@bitkogan
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Как избавиться от прокрастинации — 7 эффективных стратегий
Сам термин придуман около 50 лет назад и означает необоснованное откладывание выполнения важных для нас задач. В XXI в. этой «болезнью» в том или ином виде стал страдать каждый пятый.
Для начала, определите, что она у вас есть, ведь не всякое откладывание дел это прокрастинация. Есть разные опросники (например у Нейла Фьоре), а также тесты на типы личности, которым свойственна такая проблема.
Для прокрастинации характерны:
⚠️Сложности с обозначением сроков.
⚠️Опоздания.
⚠️Постоянные отвлечения от поставленной цели.
⚠️Трудности с приоритетами.
И это не про #тайм_менеджмент. Скорее про эмоции. Здесь могут присутствовать:
🥺Чувство вины.
😟Самокритичность.
🤬Импульсивность.
Исследования до сих пор не выявили точной причины явления. Но сказать прокрастинатору:
«просто не откладывай»,
имеет такой же смысл, как посоветовать человеку в депрессии «просто не грустить».
Какие же есть стратегии борьбы с прокрастинацией?
К примеру, мы хотим регулярно откладывать часть доходов на накопления. Но раз за разом переносим это действие. Получаем облегчение от переноса задачи, но в долгосрочной перспективе промедление обходится нам дорого.
1️⃣ Первый шаг – это постановка конкретной цели. Например, сколько денег будете переводить на накопления, когда и как. Чем конкретнее план, тем больше шансов, что он реализуется.
2️⃣ Посчитайте убытки от прокрастинации (в том числе эмоциональные) и выгоду от действий.
Прокрастинация влияет не только на финансы, но и на здоровье, счастье, уровень стресса.
3️⃣ При переносе дел на завтра и переключении на более приятную задачу, мы чувствуем себя лучше. Однако «завтра» для «завтрамена» никогда не наступает. Так как завтра всегда на день впереди 😉
Решением здесь может быть использование таких черт как любопытство и желание преуспеть. «А что если не переносить, а сделать сейчас».
4️⃣ Детальное планирование задач. Тут может возникнуть прокрастинация 2-го уровня, когда будет отложена сама задача по планированию.
В плане важно отразить свои действия для разных случаев. Что делать, если мы:
▫️потеряем мотивацию,
▫️потерпим неудачу,
▫️отвлечемся,
▫️зайдём в тупик.
5️⃣ Ошибкой планирования также может быть то, что оно основано на эмоциях, а не реальности. Например мы планируем после позитивных событий и заряжены мотивацией.
В момент действия мы можем испытывать самые различные эмоции. Нужно принять решение сделать то, что нужно сделать. Даже если совсем не будет мотивации.
6️⃣ Приём «Путешествие во времени». Например, человек, откладывающий начало отчислений на пенсию, представляет как он живет на потенциальные сбережения.
7️⃣ Составьте список своих типовых оправданий. К примеру:
▫️«Мне неудобно сейчас/сегодня»
▫️«Сейчас только немного посмотрю что-то»
▫️«Надо лучше подготовиться».
Как правило, когда человек начинает делать, то перестаёт воспринимать задачу трудной и жалеет, что не начал раньше.
Что почитать?
▪️Пётр Людвиг. Победи прокрастинацию
▪️Тимоти Пичил. Не откладывай на завтра
▪️Нейл Фьоре. Легкий способ перестать откладывать дела на потом
Ставьте 👍 если материал вам понравился и пересылайте друзьям.
#лайфхаки #прокрастинация
@bitkogan
Сам термин придуман около 50 лет назад и означает необоснованное откладывание выполнения важных для нас задач. В XXI в. этой «болезнью» в том или ином виде стал страдать каждый пятый.
Для начала, определите, что она у вас есть, ведь не всякое откладывание дел это прокрастинация. Есть разные опросники (например у Нейла Фьоре), а также тесты на типы личности, которым свойственна такая проблема.
Для прокрастинации характерны:
⚠️Сложности с обозначением сроков.
⚠️Опоздания.
⚠️Постоянные отвлечения от поставленной цели.
⚠️Трудности с приоритетами.
И это не про #тайм_менеджмент. Скорее про эмоции. Здесь могут присутствовать:
🥺Чувство вины.
😟Самокритичность.
🤬Импульсивность.
Исследования до сих пор не выявили точной причины явления. Но сказать прокрастинатору:
«просто не откладывай»,
имеет такой же смысл, как посоветовать человеку в депрессии «просто не грустить».
Какие же есть стратегии борьбы с прокрастинацией?
К примеру, мы хотим регулярно откладывать часть доходов на накопления. Но раз за разом переносим это действие. Получаем облегчение от переноса задачи, но в долгосрочной перспективе промедление обходится нам дорого.
Прокрастинация влияет не только на финансы, но и на здоровье, счастье, уровень стресса.
Решением здесь может быть использование таких черт как любопытство и желание преуспеть. «А что если не переносить, а сделать сейчас».
В плане важно отразить свои действия для разных случаев. Что делать, если мы:
▫️потеряем мотивацию,
▫️потерпим неудачу,
▫️отвлечемся,
▫️зайдём в тупик.
В момент действия мы можем испытывать самые различные эмоции. Нужно принять решение сделать то, что нужно сделать. Даже если совсем не будет мотивации.
▫️«Мне неудобно сейчас/сегодня»
▫️«Сейчас только немного посмотрю что-то»
▫️«Надо лучше подготовиться».
Как правило, когда человек начинает делать, то перестаёт воспринимать задачу трудной и жалеет, что не начал раньше.
Что почитать?
▪️Пётр Людвиг. Победи прокрастинацию
▪️Тимоти Пичил. Не откладывай на завтра
▪️Нейл Фьоре. Легкий способ перестать откладывать дела на потом
Ставьте 👍 если материал вам понравился и пересылайте друзьям.
#лайфхаки #прокрастинация
@bitkogan
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM