#Websoft_кейс
Комплексный подход к развитию сотрудников в «Четырех лапах»
Оригинальный дизайн учебного портала, простые и понятные планы адаптации новичков, широкие возможности для профессионального развития, актуальные подходы в реализации технических решений — кейс компании «Четыре лапы» объединил, кажется, все основные актуальные тренды корпоративного обучения.
Задача: обновить систему до соответствия всем актуальным представлениям об обучении.
Условия
Более 25 лет компания «Четыре лапы» заботится о полноценной жизни питомцев, чтобы их жизнь была здоровой, долгой, радостной и гармоничной. Это 400 магазинов по всей России и более чем 50 000 наименований товаров. Здесь уже более пяти лет реализуют дистанционное обучение на базе Websoft HCM, которое охватывает сотрудников розничных магазинов, ветеринарных центров, колл-центра, офисов — около 3 000 человек.
Решение на платформе Websoft HCM
Проект выполнен нашими партнерами — компанией Глобэкс АйТи.
Обновление охватило два направления обучения: онбординг/адаптацию и профессиональное развитие сотрудников. Также одновременно решались три задачи: общее обновление системы, разработка нового дизайна и обновление учебных материалов.
1. Дизайн
На портале много креативных дизайнерских решений в тематике компании. Например, в личном кабинете, где отражено горизонтальное развитие сотрудника, устанавливается персонализированная аватарка с изображением работника и его питомца.
2. Сквозная автоматизация
Новичок заводится в систему 1С и автоматически получает логин и пароль для входа на корпоративный портал. Для онбординга на учебном портале дополнительно ничего вводить не требуется.
3. Этапы развития
Средний срок работы 70% сотрудников розницы – год-два, поэтому планы развития делятся на этапы так:
– Ученик: до двух недель;
– Стажер: адаптация 3 месяца;
– Специалист, Эксперт и Магистр: этапы разбиты на 6 месяцев.
Типовой план назначается новичку с первого дня. Если этап завершен – открывается следующий, а пройденное обучение засчитывается. Если сотрудник хочет вырасти, то может ознакомиться с планом и назначить себе соответствующее обучение.
4. Корпоративный университет
Здесь можно самостоятельно выбрать любой курс и записаться на него по согласованию заявки. Курсы распределены по специализациям:
– Институт розницы — для продавцов;
– Институт ветеринарных врачей — для специалистов с ветеринарным образованием;
– Факультеты продавцов-консультантов — для менеджеров торгового зала, управляющих.
5. Страница «Моя карьера»
В качестве связующего звена между планом развития сотрудника и Корпоративным университетом была создана страница «Моя карьера» для комплексного сопровождения сотрудника на его пути в компании.
6. Где учиться
Портал доступен в десктопной, мобильной и планшетной версии. 70 % сотрудников пользуется мобильной версией, поэтому при разработке отталкивались именно от нее.
7. Отчётность
Руководитель магазина может контролировать прохождение курсов его сотрудниками по отношению к общей статистике и видеть их рейтинг, а также факты непрохождения курсов и повторное обучение. Показатели подтягиваются в KPI-систему и доступны высшему руководству компании.
8. Курсы
Часть курсов компания создает и обновляет собственными силами в CourseLab, также материалы предоставляют поставщики и контрагенты. Все это можно дополнить или изменить в соответствии с откликом.
9. Знания в электронном формате
На портале есть большая библиотека электронных книг по уходу за животными и записи вебинаров поставщиков.
10. Очное обучение
На портале есть календарь очных тренингов с возможностью записи и напоминаниями в рассылке. В виртуальной комнате проходят вебинары, а онлайн-тренинги по укоренившейся традиции – в Zoom.
Итоги и результаты
– Стандартизация обучения, что особенно важно для территориально распределенной компании.
– Создание внутреннего кадрового резерва, подход, который способствует развитию кадров как по вертикали, так и по горизонтали.
– Знания компании сохраняются в электронном формате на портале.
Изучить кейс в деталях
Комплексный подход к развитию сотрудников в «Четырех лапах»
Оригинальный дизайн учебного портала, простые и понятные планы адаптации новичков, широкие возможности для профессионального развития, актуальные подходы в реализации технических решений — кейс компании «Четыре лапы» объединил, кажется, все основные актуальные тренды корпоративного обучения.
Задача: обновить систему до соответствия всем актуальным представлениям об обучении.
Условия
Более 25 лет компания «Четыре лапы» заботится о полноценной жизни питомцев, чтобы их жизнь была здоровой, долгой, радостной и гармоничной. Это 400 магазинов по всей России и более чем 50 000 наименований товаров. Здесь уже более пяти лет реализуют дистанционное обучение на базе Websoft HCM, которое охватывает сотрудников розничных магазинов, ветеринарных центров, колл-центра, офисов — около 3 000 человек.
Решение на платформе Websoft HCM
Проект выполнен нашими партнерами — компанией Глобэкс АйТи.
Обновление охватило два направления обучения: онбординг/адаптацию и профессиональное развитие сотрудников. Также одновременно решались три задачи: общее обновление системы, разработка нового дизайна и обновление учебных материалов.
1. Дизайн
На портале много креативных дизайнерских решений в тематике компании. Например, в личном кабинете, где отражено горизонтальное развитие сотрудника, устанавливается персонализированная аватарка с изображением работника и его питомца.
2. Сквозная автоматизация
Новичок заводится в систему 1С и автоматически получает логин и пароль для входа на корпоративный портал. Для онбординга на учебном портале дополнительно ничего вводить не требуется.
3. Этапы развития
Средний срок работы 70% сотрудников розницы – год-два, поэтому планы развития делятся на этапы так:
– Ученик: до двух недель;
– Стажер: адаптация 3 месяца;
– Специалист, Эксперт и Магистр: этапы разбиты на 6 месяцев.
Типовой план назначается новичку с первого дня. Если этап завершен – открывается следующий, а пройденное обучение засчитывается. Если сотрудник хочет вырасти, то может ознакомиться с планом и назначить себе соответствующее обучение.
4. Корпоративный университет
Здесь можно самостоятельно выбрать любой курс и записаться на него по согласованию заявки. Курсы распределены по специализациям:
– Институт розницы — для продавцов;
– Институт ветеринарных врачей — для специалистов с ветеринарным образованием;
– Факультеты продавцов-консультантов — для менеджеров торгового зала, управляющих.
5. Страница «Моя карьера»
В качестве связующего звена между планом развития сотрудника и Корпоративным университетом была создана страница «Моя карьера» для комплексного сопровождения сотрудника на его пути в компании.
6. Где учиться
Портал доступен в десктопной, мобильной и планшетной версии. 70 % сотрудников пользуется мобильной версией, поэтому при разработке отталкивались именно от нее.
7. Отчётность
Руководитель магазина может контролировать прохождение курсов его сотрудниками по отношению к общей статистике и видеть их рейтинг, а также факты непрохождения курсов и повторное обучение. Показатели подтягиваются в KPI-систему и доступны высшему руководству компании.
8. Курсы
Часть курсов компания создает и обновляет собственными силами в CourseLab, также материалы предоставляют поставщики и контрагенты. Все это можно дополнить или изменить в соответствии с откликом.
9. Знания в электронном формате
На портале есть большая библиотека электронных книг по уходу за животными и записи вебинаров поставщиков.
10. Очное обучение
На портале есть календарь очных тренингов с возможностью записи и напоминаниями в рассылке. В виртуальной комнате проходят вебинары, а онлайн-тренинги по укоренившейся традиции – в Zoom.
Итоги и результаты
– Стандартизация обучения, что особенно важно для территориально распределенной компании.
– Создание внутреннего кадрового резерва, подход, который способствует развитию кадров как по вертикали, так и по горизонтали.
– Знания компании сохраняются в электронном формате на портале.
Изучить кейс в деталях
blog.websoft.ru
От стажера до магистра: в компании «Четыре лапы» комплексно подошли к развитию сотрудников с помощью Websoft HCM
Оригинальный дизайн учебного портала, простые и понятные планы адаптации новичков, широкие возможности для профессионального развития сотруд...
#Websoft_кейс
Почта знаний: информационная поддержка для сотрудников "Почта Банка"
В 2020 году в "Почта Банке" провели рефакторинг основного корпоративного портала и разработали ряд новых сервисов для разных специалистов и пользователей на базе коробочного решения Websoft HCM. Одним из таких сервисов стала База знаний — портал для взаимодействия сотрудников со специалистами фронт-линии (сети продаж и колл-центра), чтобы быстро получать информацию о продуктах, услугах и технологиях банка для продаж и обслуживания клиентов.
Задача: создать возможность для постоянного обучения и повышения квалификации работников банка.
Условия
«Почта Банк» — самый большой банк в России по географии присутствия. По мере развития в нем постепенно увеличивалось количество специалистов с разным функционалом, появлялись новые направления работы с клиентами. Доступ к Базе знаний в рамках своих полномочий нужен был не только сотрудникам банка, но и агентам – работникам Почты России, торговых организаций и компаний-партнеров.
Решение на базе Websoft HCM
В сервисе настроили доступ для целевых групп пользователей с разбивкой по должностям, подразделениям, регионам, областям и другим критериям. При размещении материала на портале нужная информация поступает адресно определенным группам сотрудников. Группы постоянно обновляются.
1. Удобный поиск
С помощью системы ElasticSearch можно искать информацию по документам, отдельным фразам и словам (даже если запросы введены с опечатками или ошибками), а также сортировать запросы по релевантности и по дате, чтобы получать самые используемые или самые свежие материалы.
2. Модераторы «Базы знаний»
Это сотрудники, которые отвечают за информационную поддержку. Они создают новости с заголовком и кратким описанием, чтобы мотивировать специалистов на прочтение. К новости можно добавить теги и тестовые вопросы, прикрепить связанные документы, установить важность и доступы.
3. Разные уведомления для разных типов новостей
Поскольку новостей было слишком много, сотрудники не успевали их прочесть и даже стали игнорировать уведомления. Для решения проблемы уведомления разделили на несколько типов:
– Стандартная новость (уведомление в конце дня)
– Срочная новость (немедленное уведомление)
– Напоминание о новости (повторное уведомление о стандартной новости)
– Информация об изменении документов (уведомление обо всех изменениях в конце дня)
4. Вопросы эксперту
Практически на любой странице продукта или новости можно оставить отзыв или перейти в форму «Вопрос эксперту», где пользователю нужно будет написать текст вопроса и прикрепить файлы, если это нужно. Ответ можно получить через «Базу знаний».
5. Оперативная консультация в единой службе поддержки
Если информация нужна срочно, можно связаться с единой службой поддержки сети. Специалисты принимают звонки от сотрудников, работающих с клиентами и оперативно помогают с решением проблемы.
6. Личный кабинет сотрудника поддержки
Когда сотруднику поддержки поступает звонок с запросом консультации, по фамилии или табельному номеру он сразу получает через ЛК данные о специалисте, его подразделении и регионе, а также историю всех его обращений. После регистрации обращения и помощи он фиксирует информацию о запросе и дает краткий комментарий.
7. Аналитика для руководителей
В таблицу автоматически вносится информация о том, кто, когда и с какого устройства заходил на страницу любого ресурса, в том числе и «Базы знаний», и руководители получают дайджесты еженедельно.
Перспективы
– На этапе внедрения находится аналитика, которая позволит руководителям узнавать, кто читает новости и подтверждает ознакомление с ними, а кто этого не делает.
– Специалистам поддержки будет доступна информация о курсах обучения, которые прошел сотрудник, обратившийся за помощью, и возможность назначить курс по теме, вызывающей постоянные трудности.
Почта знаний: информационная поддержка для сотрудников "Почта Банка"
В 2020 году в "Почта Банке" провели рефакторинг основного корпоративного портала и разработали ряд новых сервисов для разных специалистов и пользователей на базе коробочного решения Websoft HCM. Одним из таких сервисов стала База знаний — портал для взаимодействия сотрудников со специалистами фронт-линии (сети продаж и колл-центра), чтобы быстро получать информацию о продуктах, услугах и технологиях банка для продаж и обслуживания клиентов.
Задача: создать возможность для постоянного обучения и повышения квалификации работников банка.
Условия
«Почта Банк» — самый большой банк в России по географии присутствия. По мере развития в нем постепенно увеличивалось количество специалистов с разным функционалом, появлялись новые направления работы с клиентами. Доступ к Базе знаний в рамках своих полномочий нужен был не только сотрудникам банка, но и агентам – работникам Почты России, торговых организаций и компаний-партнеров.
Решение на базе Websoft HCM
В сервисе настроили доступ для целевых групп пользователей с разбивкой по должностям, подразделениям, регионам, областям и другим критериям. При размещении материала на портале нужная информация поступает адресно определенным группам сотрудников. Группы постоянно обновляются.
1. Удобный поиск
С помощью системы ElasticSearch можно искать информацию по документам, отдельным фразам и словам (даже если запросы введены с опечатками или ошибками), а также сортировать запросы по релевантности и по дате, чтобы получать самые используемые или самые свежие материалы.
2. Модераторы «Базы знаний»
Это сотрудники, которые отвечают за информационную поддержку. Они создают новости с заголовком и кратким описанием, чтобы мотивировать специалистов на прочтение. К новости можно добавить теги и тестовые вопросы, прикрепить связанные документы, установить важность и доступы.
3. Разные уведомления для разных типов новостей
Поскольку новостей было слишком много, сотрудники не успевали их прочесть и даже стали игнорировать уведомления. Для решения проблемы уведомления разделили на несколько типов:
– Стандартная новость (уведомление в конце дня)
– Срочная новость (немедленное уведомление)
– Напоминание о новости (повторное уведомление о стандартной новости)
– Информация об изменении документов (уведомление обо всех изменениях в конце дня)
4. Вопросы эксперту
Практически на любой странице продукта или новости можно оставить отзыв или перейти в форму «Вопрос эксперту», где пользователю нужно будет написать текст вопроса и прикрепить файлы, если это нужно. Ответ можно получить через «Базу знаний».
5. Оперативная консультация в единой службе поддержки
Если информация нужна срочно, можно связаться с единой службой поддержки сети. Специалисты принимают звонки от сотрудников, работающих с клиентами и оперативно помогают с решением проблемы.
6. Личный кабинет сотрудника поддержки
Когда сотруднику поддержки поступает звонок с запросом консультации, по фамилии или табельному номеру он сразу получает через ЛК данные о специалисте, его подразделении и регионе, а также историю всех его обращений. После регистрации обращения и помощи он фиксирует информацию о запросе и дает краткий комментарий.
7. Аналитика для руководителей
В таблицу автоматически вносится информация о том, кто, когда и с какого устройства заходил на страницу любого ресурса, в том числе и «Базы знаний», и руководители получают дайджесты еженедельно.
Перспективы
– На этапе внедрения находится аналитика, которая позволит руководителям узнавать, кто читает новости и подтверждает ознакомление с ними, а кто этого не делает.
– Специалистам поддержки будет доступна информация о курсах обучения, которые прошел сотрудник, обратившийся за помощью, и возможность назначить курс по теме, вызывающей постоянные трудности.
#Websoft_кейс
Автоматизация обязательного обучения сотрудников в СК «Согласие»
Модульная система на базе Websoft HCM позволила специалистам страховой компании «Согласие» структурировать знания сотрудников и унифицировать учебные материалы, а руководителям — контролировать и отслеживать процессы обучения подчиненных. Рассказываем, как этого удалось достичь с помощью кастомизации коробочного решения.
Задача: предоставить всем категориям сотрудников возможность проходить дистанционное обучение и пользоваться сервисами, которые по своему функционалу и интерфейсу полностью отвечали бы уникальным требованиям компании и помогали в решении различных задач.
Условия
ООО «СК «Согласие» на рынке уже 29 лет, входит в топ-10 крупных страховщиков России и ежегодно увеличивает число страхователей. Сеть продаж насчитывает более 300 офисов во всех регионах России.
В последние пять лет обучением сотрудников розницы занимались специалисты Корпоративного университета. Они столкнулись с рядом трудностей: у сотрудников был разный уровень знаний и методики работы с клиентами, у их руководителей — разное представление о работе с подчиненными, а обучение было организовано довольно сложно.
Решение на базе Websoft HCM
Первый этап
Эксперты и руководители розничного канала продаж спроектировали бизнес-процесс и структуру программы обучения:
– Программа обучения состоит из нескольких модулей: дистанционный курс, тестирование, рассылка информационных сообщений, учебные программы.
– Самая короткая программа обучения – это два модуля и четыре месяца.
– Дистанционные курсы могут назначаться разным сотрудникам: директору или заместителю, руководителю группы агентских продаж, главному и ведущему специалистам.
Затем эти данные были переданы специалистам отдела дистанционного обучения
Второй этап
Специалисты ДО выделили главные задачи:
1. Исключить ручной труд, но оставить возможность контролировать процесс.
2. Создать для руководителей интерфейсы, позволяющие отслеживать, какие курсы проходят сотрудники, на каком этапе находятся, с какими проблемами сталкиваются и каких результатов им удается достичь.
3. Автоматизировать рассылки с информацией об обучении.
4. Сохранить результаты ранее пройденных сотрудниками курсов.
5. Настроить сроки назначения активностей для всех специалистов в зависимости от их стажа в компании.
В качестве основы для новой системы команда проекта выбрала модульные программы и доработала их с помощью кастомных решений.
Третий этап — frontend-разработка
Для пользователей создали три интерфейса, адаптированных под мобильные устройства:
– «Моя программа обучения» для всех штатных специалистов с данными о сотруднике и обязательном обучении: статус прохождения активностей, сроки, результаты, ссылки на курсы.
– Интерфейс сотрудника глазами руководителя: это различные отчеты об обучении сотрудников, чек-листы, отчетность об очных активностях.
– «Лист ожидания», или «Накопитель» для бизнес-тренера, чтобы управлять автоматическим распределением сотрудников по учебным активностям и при необходимости использовать ручной режим.
Четвертый этап— backend-разработка
Разработчики создали агент, который автоматически загружает модульные программы. Бизнес-тренеру нужно только заполнить шаблон в файле Excel: название, формат активности, сроки прохождения.
Активности назначаются так:
– раз в сутки срабатывает агент сервера по расписанию;
– после прохождения активностей, входящих в модульную программу, срабатывают настроенные системные события;
– при назначении сотруднику какой-либо активности (программы, курса и т.д.) руководителю приходит соответствующее уведомление или напоминание.
Итоги и результаты
– Модульная система обучения позволила структурировать знания сотрудников, унифицировать учебные материалы, автоматизировать ряд процессов.
– Руководители получили удобные инструменты для контроля знаний подчиненных и отслеживания их обучения.
– Решением пользуются более 1000 человек из более чем 4500 штатных сотрудников.
Кейс в деталях – в статье.
Автоматизация обязательного обучения сотрудников в СК «Согласие»
Модульная система на базе Websoft HCM позволила специалистам страховой компании «Согласие» структурировать знания сотрудников и унифицировать учебные материалы, а руководителям — контролировать и отслеживать процессы обучения подчиненных. Рассказываем, как этого удалось достичь с помощью кастомизации коробочного решения.
Задача: предоставить всем категориям сотрудников возможность проходить дистанционное обучение и пользоваться сервисами, которые по своему функционалу и интерфейсу полностью отвечали бы уникальным требованиям компании и помогали в решении различных задач.
Условия
ООО «СК «Согласие» на рынке уже 29 лет, входит в топ-10 крупных страховщиков России и ежегодно увеличивает число страхователей. Сеть продаж насчитывает более 300 офисов во всех регионах России.
В последние пять лет обучением сотрудников розницы занимались специалисты Корпоративного университета. Они столкнулись с рядом трудностей: у сотрудников был разный уровень знаний и методики работы с клиентами, у их руководителей — разное представление о работе с подчиненными, а обучение было организовано довольно сложно.
Решение на базе Websoft HCM
Первый этап
Эксперты и руководители розничного канала продаж спроектировали бизнес-процесс и структуру программы обучения:
– Программа обучения состоит из нескольких модулей: дистанционный курс, тестирование, рассылка информационных сообщений, учебные программы.
– Самая короткая программа обучения – это два модуля и четыре месяца.
– Дистанционные курсы могут назначаться разным сотрудникам: директору или заместителю, руководителю группы агентских продаж, главному и ведущему специалистам.
Затем эти данные были переданы специалистам отдела дистанционного обучения
Второй этап
Специалисты ДО выделили главные задачи:
1. Исключить ручной труд, но оставить возможность контролировать процесс.
2. Создать для руководителей интерфейсы, позволяющие отслеживать, какие курсы проходят сотрудники, на каком этапе находятся, с какими проблемами сталкиваются и каких результатов им удается достичь.
3. Автоматизировать рассылки с информацией об обучении.
4. Сохранить результаты ранее пройденных сотрудниками курсов.
5. Настроить сроки назначения активностей для всех специалистов в зависимости от их стажа в компании.
В качестве основы для новой системы команда проекта выбрала модульные программы и доработала их с помощью кастомных решений.
Третий этап — frontend-разработка
Для пользователей создали три интерфейса, адаптированных под мобильные устройства:
– «Моя программа обучения» для всех штатных специалистов с данными о сотруднике и обязательном обучении: статус прохождения активностей, сроки, результаты, ссылки на курсы.
– Интерфейс сотрудника глазами руководителя: это различные отчеты об обучении сотрудников, чек-листы, отчетность об очных активностях.
– «Лист ожидания», или «Накопитель» для бизнес-тренера, чтобы управлять автоматическим распределением сотрудников по учебным активностям и при необходимости использовать ручной режим.
Четвертый этап— backend-разработка
Разработчики создали агент, который автоматически загружает модульные программы. Бизнес-тренеру нужно только заполнить шаблон в файле Excel: название, формат активности, сроки прохождения.
Активности назначаются так:
– раз в сутки срабатывает агент сервера по расписанию;
– после прохождения активностей, входящих в модульную программу, срабатывают настроенные системные события;
– при назначении сотруднику какой-либо активности (программы, курса и т.д.) руководителю приходит соответствующее уведомление или напоминание.
Итоги и результаты
– Модульная система обучения позволила структурировать знания сотрудников, унифицировать учебные материалы, автоматизировать ряд процессов.
– Руководители получили удобные инструменты для контроля знаний подчиненных и отслеживания их обучения.
– Решением пользуются более 1000 человек из более чем 4500 штатных сотрудников.
Кейс в деталях – в статье.
#Websoft_кейс
Корпоративный портал для "Почта Банка": место встречи
Одновременно корпоративным порталом "Почта Банка" пользуются до 30 тысяч человек. Чтобы корпоративный портал был удобен для всех, в 2020 году в банке провели его рефакторинг, расширили функционал, обновили дизайн: так он стал мультисайтовым и объединил в себе несколько макроблоков. Однако основной корпоративный портал остается единой точкой доступа ко всем ресурсам банка для сотрудников и тех, кто готовится вступить во внутреннюю команду. Реализовать решение удалось на функционале Websoft HCM.
Задача: повысить удобство взаимодействия пользователей с онлайн-сервисами.
Условия
Особенность "Почта Банка" – большое количество категорий сотрудников. Это сотрудники головного офиса, сети продаж и колл-центров, кандидаты на фронт-линию, агенты в "Почте России", торговых организациях и компаниях-партнерах. Каждому, в зависимости от его роли, должности и подразделения, нужно взаимодействовать с различными ресурсами и иметь к ним удобный и быстрый доступ.
Решение на базе Websoft HCM
Платформа Websoft HCM была выбрана благодаря открытому коду, адаптивности и возможности подтягивать информацию из сторонних источников – собственных порталов компаний-партнеров. Но вся система, включая внешние ресурсы (например, социальная сеть Letobook), выстроена в едином концепте мультиплатформенности и взаимосвязана.
Функции портала автоматически подстраиваются под каждого работника, и специалисты видят только те сервисы, которые им необходимы. Перейти к нужным ресурсам можно с любой страницы портала: не нужно сохранять ссылки на другие сайты, вбивать в строке браузера дополнительные адреса – все находится в «шапке».
Пример: Сотрудники сети продаж активно пользуются сервисом «Почта Банк Драйв» и они видят его в первую очередь при заходе на портал. А сотрудникам головного офиса этот сервис не нужен, и они не найдут его на сайте. Таким образом удалось визуально разгрузить функциональность и выделить главное для каждого отдельного специалиста: сотруднику достаточно в любое время зайти на сайт и он получит доступ ко всем необходимым ресурсам.
Через «шапку» портала сотрудник может быстро перемещаться между ресурсами и разделами. Например, находясь на странице социальной сети Letobook, специалист может оперативно перейти на корпоративный портал.
Результат
IT-команда разработала и внедрила функцию бесшовного взаимодействия сотрудников с сервисами «Почта Банка». Дизайн всех ресурсов адаптирован и к десктопной, и к мобильной версии, поэтому ими удобно пользоваться с любых устройств, имеющих доступ в интернет.
Корпоративный портал для "Почта Банка": место встречи
Одновременно корпоративным порталом "Почта Банка" пользуются до 30 тысяч человек. Чтобы корпоративный портал был удобен для всех, в 2020 году в банке провели его рефакторинг, расширили функционал, обновили дизайн: так он стал мультисайтовым и объединил в себе несколько макроблоков. Однако основной корпоративный портал остается единой точкой доступа ко всем ресурсам банка для сотрудников и тех, кто готовится вступить во внутреннюю команду. Реализовать решение удалось на функционале Websoft HCM.
Задача: повысить удобство взаимодействия пользователей с онлайн-сервисами.
Условия
Особенность "Почта Банка" – большое количество категорий сотрудников. Это сотрудники головного офиса, сети продаж и колл-центров, кандидаты на фронт-линию, агенты в "Почте России", торговых организациях и компаниях-партнерах. Каждому, в зависимости от его роли, должности и подразделения, нужно взаимодействовать с различными ресурсами и иметь к ним удобный и быстрый доступ.
Решение на базе Websoft HCM
Платформа Websoft HCM была выбрана благодаря открытому коду, адаптивности и возможности подтягивать информацию из сторонних источников – собственных порталов компаний-партнеров. Но вся система, включая внешние ресурсы (например, социальная сеть Letobook), выстроена в едином концепте мультиплатформенности и взаимосвязана.
Функции портала автоматически подстраиваются под каждого работника, и специалисты видят только те сервисы, которые им необходимы. Перейти к нужным ресурсам можно с любой страницы портала: не нужно сохранять ссылки на другие сайты, вбивать в строке браузера дополнительные адреса – все находится в «шапке».
Пример: Сотрудники сети продаж активно пользуются сервисом «Почта Банк Драйв» и они видят его в первую очередь при заходе на портал. А сотрудникам головного офиса этот сервис не нужен, и они не найдут его на сайте. Таким образом удалось визуально разгрузить функциональность и выделить главное для каждого отдельного специалиста: сотруднику достаточно в любое время зайти на сайт и он получит доступ ко всем необходимым ресурсам.
Через «шапку» портала сотрудник может быстро перемещаться между ресурсами и разделами. Например, находясь на странице социальной сети Letobook, специалист может оперативно перейти на корпоративный портал.
Результат
IT-команда разработала и внедрила функцию бесшовного взаимодействия сотрудников с сервисами «Почта Банка». Дизайн всех ресурсов адаптирован и к десктопной, и к мобильной версии, поэтому ими удобно пользоваться с любых устройств, имеющих доступ в интернет.
#Websoft_кейс
Автоматизация аудита офисов обслуживания «РТ-Инвест Транспортные Системы» на портале обучения
Компания «РТ-Инвест Транспортные Системы» (ООО «РТИТС») – создатель и оператор системы «Платон» для Росавтодора. Эта система, работающая на всей территории России, автоматически взимает плату с грузовых автомобилей массой свыше 12 тонн для возмещения ущерба, наносимого ими автомобильным дорогам. Поддержкой пользователей «Платона» занимаются 138 офисов обслуживания – Центров информационной поддержки (ЦИПП) – и 1500 сотрудников.
Для чего ООО «РТИТС» понадобилось автоматизировать аудит своих офисов обслуживания, почему первое решение пришлось переделывать и какого результата удалось достичь — в нашем новом кейсе.
Задача: автоматизировать учет и анализ результатов аудитов ЦИПП с целью оптимизации затрат.
Условия
Уполномоченные подразделения ООО «РТИТС» регулярно проводят очные или дистанционные аудиты ЦИПП. Результаты проверки фиксируются в чек-листе из 55 критериев, объединенных разными тематиками.
Изначально для этого сотрудников приходилось отправлять в командировки, формы заполнялись вручную, затем их нужно было долго проверять и согласовывать, а если оригинал чек-листа терялся – и вовсе проводить аудит еще раз. Поэтому было решено автоматизировать процесс на базе системы Websoft HCM, которую в ООО «РТИТС» использовали в качестве СДО.
Решение на базе Websoft HCM
Попытка автоматизировать аудит в 2014-2015 годах не смогла в полной мере удовлетворить потребности заказчика по нескольким причинам. В частности, полностью кастомизированное решение не было рассчитано на обновление версии Websoft HCM и оказалось неподдерживаемым, функционал – слишком сложным, а изменения были невозможны без правки кода. Громоздкий алгоритм давал высокую нагрузку на систему, вызывал сбои и ошибки.
К проекту вернулись в 2020 году: из-за COVID-19 в компании стали чаще проводить дистанционные проверки. На этот раз ООО «РТИТС» решили автоматизировать аудит на базе коробочного решения Websoft HCM с минимумом доработок, чтобы обновлять систему, не опасаясь сбоев, и корректировать чек-лист без привлечения специалистов Websoft.
Перед внедрением сотрудники ООО «РТИТС» прошли обучающий вебинар и получили инструкции по работе с системой. Сейчас за поддержку решения отвечает ведущий специалист отдела обучения внутри компании.
Как это работает:
– Аудитор осматривает офис и заполняет электронный чек-лист. По весу критериев офис получает оценку от 0 до 100 баллов, затем формируется рейтинг офиса, а по итогам аудита проводятся корректирующие мероприятия. Руководитель не может проводить аудит собственного офиса – это делает его коллега из соседнего подразделения. Таким образом, результаты получаются объективными, а сам аудит многоуровневым: по региону, по головному офису и т.д.
– Результаты проверки доступны онлайн. Аудитор заносит данные в систему, а вышестоящий специалист сразу получает на почту уведомление. В течение 3 дней он должен ознакомиться с чек-листом, оценить результат и оставить комментарий, затем эта возможность отключается.
– Кураторам доступны отчеты по офису, по региону, по всей стране. На основе этих отчетов составляются рейтинги для отправки в государственные органы проверки.
В числе важных доработок, которые упрощают бизнес-процесс – агент создания опросов и загрузки списка вопросов из Excel, агент изменения данных в чек-листе на случай ошибки или проблем со связью, агент удаления пустых карточек результатов опросов для хранения только актуальных данных, а также выгрузка «Проставление функциональных руководителей в карточках подразделений» и агент удаления уволенных руководителей из карточек подразделений.
Итоги и результаты
– Время проверки сократилось с шести часов до одного часа
– Значительно уменьшилось количество ошибок при заполнении формы
– Чек-лист можно корректировать в режиме онлайн
– За счет дистанционного заполнения сократились расходы на командировки
– Количество обращений от пользователей сократилось с 10-20 каждый день до пяти в неделю
– Легкость обновления и корректировки
Изучить кейс в деталях
Автоматизация аудита офисов обслуживания «РТ-Инвест Транспортные Системы» на портале обучения
Компания «РТ-Инвест Транспортные Системы» (ООО «РТИТС») – создатель и оператор системы «Платон» для Росавтодора. Эта система, работающая на всей территории России, автоматически взимает плату с грузовых автомобилей массой свыше 12 тонн для возмещения ущерба, наносимого ими автомобильным дорогам. Поддержкой пользователей «Платона» занимаются 138 офисов обслуживания – Центров информационной поддержки (ЦИПП) – и 1500 сотрудников.
Для чего ООО «РТИТС» понадобилось автоматизировать аудит своих офисов обслуживания, почему первое решение пришлось переделывать и какого результата удалось достичь — в нашем новом кейсе.
Задача: автоматизировать учет и анализ результатов аудитов ЦИПП с целью оптимизации затрат.
Условия
Уполномоченные подразделения ООО «РТИТС» регулярно проводят очные или дистанционные аудиты ЦИПП. Результаты проверки фиксируются в чек-листе из 55 критериев, объединенных разными тематиками.
Изначально для этого сотрудников приходилось отправлять в командировки, формы заполнялись вручную, затем их нужно было долго проверять и согласовывать, а если оригинал чек-листа терялся – и вовсе проводить аудит еще раз. Поэтому было решено автоматизировать процесс на базе системы Websoft HCM, которую в ООО «РТИТС» использовали в качестве СДО.
Решение на базе Websoft HCM
Попытка автоматизировать аудит в 2014-2015 годах не смогла в полной мере удовлетворить потребности заказчика по нескольким причинам. В частности, полностью кастомизированное решение не было рассчитано на обновление версии Websoft HCM и оказалось неподдерживаемым, функционал – слишком сложным, а изменения были невозможны без правки кода. Громоздкий алгоритм давал высокую нагрузку на систему, вызывал сбои и ошибки.
К проекту вернулись в 2020 году: из-за COVID-19 в компании стали чаще проводить дистанционные проверки. На этот раз ООО «РТИТС» решили автоматизировать аудит на базе коробочного решения Websoft HCM с минимумом доработок, чтобы обновлять систему, не опасаясь сбоев, и корректировать чек-лист без привлечения специалистов Websoft.
Перед внедрением сотрудники ООО «РТИТС» прошли обучающий вебинар и получили инструкции по работе с системой. Сейчас за поддержку решения отвечает ведущий специалист отдела обучения внутри компании.
Как это работает:
– Аудитор осматривает офис и заполняет электронный чек-лист. По весу критериев офис получает оценку от 0 до 100 баллов, затем формируется рейтинг офиса, а по итогам аудита проводятся корректирующие мероприятия. Руководитель не может проводить аудит собственного офиса – это делает его коллега из соседнего подразделения. Таким образом, результаты получаются объективными, а сам аудит многоуровневым: по региону, по головному офису и т.д.
– Результаты проверки доступны онлайн. Аудитор заносит данные в систему, а вышестоящий специалист сразу получает на почту уведомление. В течение 3 дней он должен ознакомиться с чек-листом, оценить результат и оставить комментарий, затем эта возможность отключается.
– Кураторам доступны отчеты по офису, по региону, по всей стране. На основе этих отчетов составляются рейтинги для отправки в государственные органы проверки.
В числе важных доработок, которые упрощают бизнес-процесс – агент создания опросов и загрузки списка вопросов из Excel, агент изменения данных в чек-листе на случай ошибки или проблем со связью, агент удаления пустых карточек результатов опросов для хранения только актуальных данных, а также выгрузка «Проставление функциональных руководителей в карточках подразделений» и агент удаления уволенных руководителей из карточек подразделений.
Итоги и результаты
– Время проверки сократилось с шести часов до одного часа
– Значительно уменьшилось количество ошибок при заполнении формы
– Чек-лист можно корректировать в режиме онлайн
– За счет дистанционного заполнения сократились расходы на командировки
– Количество обращений от пользователей сократилось с 10-20 каждый день до пяти в неделю
– Легкость обновления и корректировки
Изучить кейс в деталях
#Websoft_кейс
Система бронирования рабочих мест на основе HR-портала АО ВТБ Лизинг
Делимся с вами кейсом АО ВТБ Лизинг, который был представлен на конференции Websoft.Практика 2023. На основе платформы Websoft HCM там создали систему бронирования рабочих мест, чтобы сотрудники могли работать из удобного для них офиса в те дни, когда им это необходимо. К этому были предпосылки – площадей не хватало, а когда началась эпидемия Covid-19, задача оказалась сверхактуальной.
Задача: обеспечить безопасность сотрудников в разгар пандемии и оптимизировать рабочие места, сохранив комфорт и простоту коммуникации.
Условия
АО ВТБ Лизинг – крупнейшая лизинговая компания в России, которая является частью Группы ВТ, лидера отечественного рынка инвестиционно-банковских услуг. Это 65 офисов на всей территории страны, в которых трудятся более 2 200 сотрудников.
Решение на базе Websoft HCM
Инициаторы проекта основе мнений фокус-группы и мозгового штурма сформировали гипотезы и оформили список требований к проекту. Затем, проанализировав различные варианты решений, они начали реализацию MVP своими силами на основе используемой в компании для других процессов Websoft HCM, поскольку она требовала минимальной доработки. На разворачивание потребовалось две недели, поскольку первую версию системы бронирования собирали из готовых модулей.
Уже в начале пришлось столкнуться с рядом сложностей:
– Технические ограничения: некоторые рабочие места были оснащены специальным оборудованием или программным обеспечением, которое не было доступно на других местах.
– Организационные проблемы: некоторые отделы или команды требовали большей гибкости или специфичности в распределении рабочих мест.
– Неприятие пользователей: некоторые сотрудники были привязаны к своим постоянным рабочим местам и не хотели менять их или делиться с другими.
В пилотном запуске приняли участие 15% сотрудников Московского офиса, 90% положительно отозвались о проекте, 14 предложений по доработке были внесены в дорожную карту развития проекта. После этого началась работа над второй версией проекта, которая используется в компании и сейчас.
Планы этажей были переведены в вектор и интегрированы с САПР-системой, чтобы данные об оборудовании и планировке всегда были актуальными. Теперь сотрудник АО ВТБ Лизинг можно не только забронировать желаемое место в нужном офисе, но и узнать о его оснащении и посмотреть историю бронирования. А если место занято – увидеть, кто и на какое время забронировал. Вся информация по бронированию места, включая изображение на плане, отправляется и в корпоративный Outlook.
Что касается функционала для руководителя: он видит детализацию по подчинённым, может отменить бронирование при необходимости, а в отчетах ему доступна тепловая карта каждого офиса с наиболее востребованными рабочими местами.
Итоги и планы
На запуск проекта потребовалось два месяца, а работает он уже два года. В настоящее время в систему заведены 500 рабочих мест, 87% пользователей положительно оценивает сервис. По словам представителей АО ВТБ Лизинг, было реализовано 80% запланированных функций, а исходные цели достигнуты. На начало 2021 года людей в компании было больше, чем рабочих мест, а теперь потребность арендовать и покупать новые помещения отпала.
В планах на развитие системы – интеграция с процессом перевода на гибридный формат в CRM, интеграция с мобильными устройствами и реализация карты развития (оптимизация кода, дизайна, добавление новых опций).
Система бронирования рабочих мест на основе HR-портала АО ВТБ Лизинг
Делимся с вами кейсом АО ВТБ Лизинг, который был представлен на конференции Websoft.Практика 2023. На основе платформы Websoft HCM там создали систему бронирования рабочих мест, чтобы сотрудники могли работать из удобного для них офиса в те дни, когда им это необходимо. К этому были предпосылки – площадей не хватало, а когда началась эпидемия Covid-19, задача оказалась сверхактуальной.
Задача: обеспечить безопасность сотрудников в разгар пандемии и оптимизировать рабочие места, сохранив комфорт и простоту коммуникации.
Условия
АО ВТБ Лизинг – крупнейшая лизинговая компания в России, которая является частью Группы ВТ, лидера отечественного рынка инвестиционно-банковских услуг. Это 65 офисов на всей территории страны, в которых трудятся более 2 200 сотрудников.
Решение на базе Websoft HCM
Инициаторы проекта основе мнений фокус-группы и мозгового штурма сформировали гипотезы и оформили список требований к проекту. Затем, проанализировав различные варианты решений, они начали реализацию MVP своими силами на основе используемой в компании для других процессов Websoft HCM, поскольку она требовала минимальной доработки. На разворачивание потребовалось две недели, поскольку первую версию системы бронирования собирали из готовых модулей.
Уже в начале пришлось столкнуться с рядом сложностей:
– Технические ограничения: некоторые рабочие места были оснащены специальным оборудованием или программным обеспечением, которое не было доступно на других местах.
– Организационные проблемы: некоторые отделы или команды требовали большей гибкости или специфичности в распределении рабочих мест.
– Неприятие пользователей: некоторые сотрудники были привязаны к своим постоянным рабочим местам и не хотели менять их или делиться с другими.
В пилотном запуске приняли участие 15% сотрудников Московского офиса, 90% положительно отозвались о проекте, 14 предложений по доработке были внесены в дорожную карту развития проекта. После этого началась работа над второй версией проекта, которая используется в компании и сейчас.
Планы этажей были переведены в вектор и интегрированы с САПР-системой, чтобы данные об оборудовании и планировке всегда были актуальными. Теперь сотрудник АО ВТБ Лизинг можно не только забронировать желаемое место в нужном офисе, но и узнать о его оснащении и посмотреть историю бронирования. А если место занято – увидеть, кто и на какое время забронировал. Вся информация по бронированию места, включая изображение на плане, отправляется и в корпоративный Outlook.
Что касается функционала для руководителя: он видит детализацию по подчинённым, может отменить бронирование при необходимости, а в отчетах ему доступна тепловая карта каждого офиса с наиболее востребованными рабочими местами.
Итоги и планы
На запуск проекта потребовалось два месяца, а работает он уже два года. В настоящее время в систему заведены 500 рабочих мест, 87% пользователей положительно оценивает сервис. По словам представителей АО ВТБ Лизинг, было реализовано 80% запланированных функций, а исходные цели достигнуты. На начало 2021 года людей в компании было больше, чем рабочих мест, а теперь потребность арендовать и покупать новые помещения отпала.
В планах на развитие системы – интеграция с процессом перевода на гибридный формат в CRM, интеграция с мобильными устройствами и реализация карты развития (оптимизация кода, дизайна, добавление новых опций).
#Websoft_кейс
«Цифровое со-знание»: кейс Объединённой металлургической компании
В ОМК для развития цифровой грамотности сотрудников запустили программу «Цифровое со-знание» – именно так, через дефис. Как ее смогли реализовать своими силами на базе системы Websoft HCM, а главное, как удалось вовлечь более трех тысяч сотрудников — в нашем кейсе.
Задача: развитие цифровых знаний, навыков и мышления.
Условия
ОМК — одна из ведущих промышленных компаний России и комплексный поставщик металлопродукции и решений для экономики в области энергетики, транспорта и других. В состав ОМК входит шесть металлургических и машиностроительных предприятий, а также сеть вагоноремонтных компаний «ОМК Стальной путь».
При реализации проекта нужно было учесть следующие условия и задачи:
– Новый формат коммуникаций, продиктованный переходом на удалёнку
– Повышение требований к информационной безопасности
– Новые требования к навыкам сотрудников, связанные с внедрением цифровых процессов на производстве
– Автоматизация рутинных операций
И тут возникла новая сложность. Нужно было преодолеть сопротивление сотрудников изменениям: найти подход к тем, кто не хотел учиться, сделать микромодули для тех, кому некогда, и учесть возможность обучения с любых устройств.
Решение
Лидеры проекта руководствовались тремя подходами:
1. Новые знания в интересном формате
Учебный материал подается по принципу «от простого к сложному», в оформлении используется «мультяшный» стиль, а новые модули создаются с учетом обратной связи. Эти меры помогают преодолеть предубеждение о том, что обучение новым технологиям — это слишком сложно. По модулям слушателей ведет аватар-наставник Игорь, прототипом которого послужил ИТ-директор компании.
2. Обучение в любое время
Освоение материала занимает до 20 минут в неделю. А учиться можно в любое время в любом месте, в том числе дома с семьей. Программа добровольная: инициаторы не назначают модули, а создают условия для обучения. Это всего один микромодуль в неделю, напоминания, вовлекающий контент, челленджи и поощрения.
3. Доступные форматы обучения
Знания транслируются через все доступные каналы – корпоративная полиграфия, ТВ и портал. А проходить курсы можно со смартфона или личного компьютера. После каждого модуля у учащегося остается памятка в формате PDF.
Websoft HCM — основная платформа, на которой размещаются электронные курсы и проводятся опросы. Базовый функционал системы был доработан под нужды ОМК:
– Страница программы со статусом и кнопкой запуска курсов: в компании реализовали возможность запустить плеер сразу из страницы со списком курсов, без перехода на карточку
– Визуально доработанное уведомление о назначении курсов программы
– Обратная связь из курсов приходит на почту куратору: это кастомное решение – сотрудник может оставить комментарий прямо внутри курса, а куратор получает сообщение об этом
– Отчет по участникам позволяет увидеть, что пользователь запустил курс, а также проанализировать состав слушателей.
Итоги и планы
В проекте приняли участие более 3000 сотрудников-добровольцев – топ-менеджмент, средний менеджмент, специалисты и служащие, рабочие. 42% участников находятся в возрасте от 30 до 40 лет, 31% – от 40 до 50 лет.
– Реализованы эффективные каналы коммуникации с сотрудниками
– Сотрудники вовлечены в обучение, число слушателей продолжает расти
– Реализован гигиенический уровень цифровой грамотности у сотрудников по всем уровням, и это только начало!
Таким образом, в ОМК освоили первый уровень проекта – развитие цифровых знаний. Теперь на их основе будут формироваться навыки, а затем компания нацелена на развитие цифрового мышления с помощью лидеров и амбассадоров. Также в планах — дальнейшее развитие сотрудников, которые проявили активность.
Читать кейс полностью
«Цифровое со-знание»: кейс Объединённой металлургической компании
В ОМК для развития цифровой грамотности сотрудников запустили программу «Цифровое со-знание» – именно так, через дефис. Как ее смогли реализовать своими силами на базе системы Websoft HCM, а главное, как удалось вовлечь более трех тысяч сотрудников — в нашем кейсе.
Задача: развитие цифровых знаний, навыков и мышления.
Условия
ОМК — одна из ведущих промышленных компаний России и комплексный поставщик металлопродукции и решений для экономики в области энергетики, транспорта и других. В состав ОМК входит шесть металлургических и машиностроительных предприятий, а также сеть вагоноремонтных компаний «ОМК Стальной путь».
При реализации проекта нужно было учесть следующие условия и задачи:
– Новый формат коммуникаций, продиктованный переходом на удалёнку
– Повышение требований к информационной безопасности
– Новые требования к навыкам сотрудников, связанные с внедрением цифровых процессов на производстве
– Автоматизация рутинных операций
И тут возникла новая сложность. Нужно было преодолеть сопротивление сотрудников изменениям: найти подход к тем, кто не хотел учиться, сделать микромодули для тех, кому некогда, и учесть возможность обучения с любых устройств.
Решение
Лидеры проекта руководствовались тремя подходами:
1. Новые знания в интересном формате
Учебный материал подается по принципу «от простого к сложному», в оформлении используется «мультяшный» стиль, а новые модули создаются с учетом обратной связи. Эти меры помогают преодолеть предубеждение о том, что обучение новым технологиям — это слишком сложно. По модулям слушателей ведет аватар-наставник Игорь, прототипом которого послужил ИТ-директор компании.
2. Обучение в любое время
Освоение материала занимает до 20 минут в неделю. А учиться можно в любое время в любом месте, в том числе дома с семьей. Программа добровольная: инициаторы не назначают модули, а создают условия для обучения. Это всего один микромодуль в неделю, напоминания, вовлекающий контент, челленджи и поощрения.
3. Доступные форматы обучения
Знания транслируются через все доступные каналы – корпоративная полиграфия, ТВ и портал. А проходить курсы можно со смартфона или личного компьютера. После каждого модуля у учащегося остается памятка в формате PDF.
Websoft HCM — основная платформа, на которой размещаются электронные курсы и проводятся опросы. Базовый функционал системы был доработан под нужды ОМК:
– Страница программы со статусом и кнопкой запуска курсов: в компании реализовали возможность запустить плеер сразу из страницы со списком курсов, без перехода на карточку
– Визуально доработанное уведомление о назначении курсов программы
– Обратная связь из курсов приходит на почту куратору: это кастомное решение – сотрудник может оставить комментарий прямо внутри курса, а куратор получает сообщение об этом
– Отчет по участникам позволяет увидеть, что пользователь запустил курс, а также проанализировать состав слушателей.
Итоги и планы
В проекте приняли участие более 3000 сотрудников-добровольцев – топ-менеджмент, средний менеджмент, специалисты и служащие, рабочие. 42% участников находятся в возрасте от 30 до 40 лет, 31% – от 40 до 50 лет.
– Реализованы эффективные каналы коммуникации с сотрудниками
– Сотрудники вовлечены в обучение, число слушателей продолжает расти
– Реализован гигиенический уровень цифровой грамотности у сотрудников по всем уровням, и это только начало!
Таким образом, в ОМК освоили первый уровень проекта – развитие цифровых знаний. Теперь на их основе будут формироваться навыки, а затем компания нацелена на развитие цифрового мышления с помощью лидеров и амбассадоров. Также в планах — дальнейшее развитие сотрудников, которые проявили активность.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
Как обновить систему и выжить: кейс ВТБ
В сентябре 2022 года в ВТБ решились на очередное глобальное обновление платформы Websoft HCM. Процесс не был простым: в ВТБ считают, что обновляться точно стоит, причем не затягивая, особенно если вы пользуетесь платформой больше пяти лет. С чем пришлось столкнуться в ходе проекта и что учесть, чтобы пережить обновление без стресса – в нашем новом кейсе.
Задача: обновление платформы в условиях перехода на новый технологический стек.
Условия
Банк ВТБ — системообразующий универсальный российский банк, один из лидеров рынка финансовых услуг. Банк работает со всеми категориями клиентов — крупным, средним и малым бизнесом, ИП, самозанятыми и физическими лицами.
С Websoft HCM банк работает уже 10 лет, пользователями системы являются более 30 000 сотрудников. Откладывать обновление стало невозможно в силу ряда предпосылок, в том числе, перехода на пакет МойОфис (с ним прежняя версия оказалась несовместима) и Astra Linux.
Решение
В обновлении были заняты больше 10 человек – разработчики ВТБ и «Иннотеха» (обособленный IT-блок) и банковские администраторы Websoft HCM. Представители Websoft правили ошибки и сопровождали часть работ.
Перед обновлением команда запустила предпрод:
– разработали проект на стенде;
– подготовили программу методики испытаний (ПМИ);
– описали роли всех причастных сотрудников на приемо-сдаточных испытаниях (ПСИ);
– убедились, что все доработки работают корректно;
– выявили и исправили ошибки;
– подготовили протокол ПСИ;
– утвердили реализованные работы;
– осуществили релиз.
Сейчас в ВТБ реализуют масштабный план замены продуктов на отечественные и независимые, поэтому при обновлении был учтен переход на Linux и PostgreSQL. Websoft официально подтверждает способность системы Websoft HCM работать на базе Astra Linux в docker-контейнере (инструкция доступна в Базе знаний или по запросу в техподдержку).
Теперь в ВТБ запускают скрипт, который будет переносить данные из предпрода в PostgreSQL.
Советы по обновлению Websoft HCM от ВТБ
1. Сделайте бэкап базы данных перед обновлением
Чтобы новая версия не затерла изменения в шаблонах документов, выставьте соответствующий флажок в специальном агенте.
2. Устанавливайте систему либо на тест, либо на предпрод
Не стоит запускать обновления сразу в боевой версии.
3. Проверьте ролевую модель
После обновления на это нужно выделить достаточно времени (например, чтобы администраторы от бизнеса не могли бесконтрольно удалять тесты и мероприятия).
4. Учтите роль админа
В новых версиях заказчикам нужно самостоятельно принимать решение о роли администратора. Так Websoft обеспечивает безопасность, но одновременно возлагает дополнительные задачи на пользователей.
6. Учитывайте браузер
В ВТБ советуют увеличить время тестирования с учётом корректности работы системы на Internet Explorer 11-й версии.
7. Корректно ведите документацию
Фиксируйте доработки и нюансы системы.
8. Не стремитесь переходить на самую последнюю сборку
Пусть лучше это будет версия «минус один», где меньше багов.
9. Изучите всю доступную информацию о текущей версии и не стесняйтесь задавать вопросы
На клиентском портале Websoft есть общие рекомендации, как не потерять наработки при обновлении, а для решения дополнительных вопросов посоветуйтесь с вашим менеджером Websoft и коллегами.
10. Предупредите всех ЛПР и заручитесь поддержкой IT
Так вы избежите неприятных сюрпризов, обнаружив, что доработка работает некорректно или частично временно не работает.
11. Заложите дополнительное время на исправление ошибок
Ряд багов несет определенные риски даже без кастомизации при обновлении, так как версии меняются.
Итоги и результаты
Обновление Websoft HCM в ВТБ заняло три месяца – с сентября по декабрь 2022 года. Ещё три месяца ушло на исправление оставшихся багов. В результате удалось перейти на новую стабильную версию и без проблем кастомизировать её.
В ВТБ признаются: регулярные обновления требуют сил, энергии и ресурсов – но без них не обойтись, особенно с учетом перехода на новый технологический стек.
Читать кейс полностью
Как обновить систему и выжить: кейс ВТБ
В сентябре 2022 года в ВТБ решились на очередное глобальное обновление платформы Websoft HCM. Процесс не был простым: в ВТБ считают, что обновляться точно стоит, причем не затягивая, особенно если вы пользуетесь платформой больше пяти лет. С чем пришлось столкнуться в ходе проекта и что учесть, чтобы пережить обновление без стресса – в нашем новом кейсе.
Задача: обновление платформы в условиях перехода на новый технологический стек.
Условия
Банк ВТБ — системообразующий универсальный российский банк, один из лидеров рынка финансовых услуг. Банк работает со всеми категориями клиентов — крупным, средним и малым бизнесом, ИП, самозанятыми и физическими лицами.
С Websoft HCM банк работает уже 10 лет, пользователями системы являются более 30 000 сотрудников. Откладывать обновление стало невозможно в силу ряда предпосылок, в том числе, перехода на пакет МойОфис (с ним прежняя версия оказалась несовместима) и Astra Linux.
Решение
В обновлении были заняты больше 10 человек – разработчики ВТБ и «Иннотеха» (обособленный IT-блок) и банковские администраторы Websoft HCM. Представители Websoft правили ошибки и сопровождали часть работ.
Перед обновлением команда запустила предпрод:
– разработали проект на стенде;
– подготовили программу методики испытаний (ПМИ);
– описали роли всех причастных сотрудников на приемо-сдаточных испытаниях (ПСИ);
– убедились, что все доработки работают корректно;
– выявили и исправили ошибки;
– подготовили протокол ПСИ;
– утвердили реализованные работы;
– осуществили релиз.
Сейчас в ВТБ реализуют масштабный план замены продуктов на отечественные и независимые, поэтому при обновлении был учтен переход на Linux и PostgreSQL. Websoft официально подтверждает способность системы Websoft HCM работать на базе Astra Linux в docker-контейнере (инструкция доступна в Базе знаний или по запросу в техподдержку).
Теперь в ВТБ запускают скрипт, который будет переносить данные из предпрода в PostgreSQL.
Советы по обновлению Websoft HCM от ВТБ
1. Сделайте бэкап базы данных перед обновлением
Чтобы новая версия не затерла изменения в шаблонах документов, выставьте соответствующий флажок в специальном агенте.
2. Устанавливайте систему либо на тест, либо на предпрод
Не стоит запускать обновления сразу в боевой версии.
3. Проверьте ролевую модель
После обновления на это нужно выделить достаточно времени (например, чтобы администраторы от бизнеса не могли бесконтрольно удалять тесты и мероприятия).
4. Учтите роль админа
В новых версиях заказчикам нужно самостоятельно принимать решение о роли администратора. Так Websoft обеспечивает безопасность, но одновременно возлагает дополнительные задачи на пользователей.
6. Учитывайте браузер
В ВТБ советуют увеличить время тестирования с учётом корректности работы системы на Internet Explorer 11-й версии.
7. Корректно ведите документацию
Фиксируйте доработки и нюансы системы.
8. Не стремитесь переходить на самую последнюю сборку
Пусть лучше это будет версия «минус один», где меньше багов.
9. Изучите всю доступную информацию о текущей версии и не стесняйтесь задавать вопросы
На клиентском портале Websoft есть общие рекомендации, как не потерять наработки при обновлении, а для решения дополнительных вопросов посоветуйтесь с вашим менеджером Websoft и коллегами.
10. Предупредите всех ЛПР и заручитесь поддержкой IT
Так вы избежите неприятных сюрпризов, обнаружив, что доработка работает некорректно или частично временно не работает.
11. Заложите дополнительное время на исправление ошибок
Ряд багов несет определенные риски даже без кастомизации при обновлении, так как версии меняются.
Итоги и результаты
Обновление Websoft HCM в ВТБ заняло три месяца – с сентября по декабрь 2022 года. Ещё три месяца ушло на исправление оставшихся багов. В результате удалось перейти на новую стабильную версию и без проблем кастомизировать её.
В ВТБ признаются: регулярные обновления требуют сил, энергии и ресурсов – но без них не обойтись, особенно с учетом перехода на новый технологический стек.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
Как оценить 2900 сотрудников по методу «360 градусов»: кейс банка «Зенит»
В 2020 году в банковской группе «Зенит» завершилась интеграция пяти банков и сотен сотрудников под единым брендом. Чтобы понять текущий уровень персонала и предложить индивидуальный план развития каждому, в Банке был запущен амбициозный проект по комплексной оценке. Как внедряли и автоматизировали систему оценки и как этому помогла система Websoft HCM – в новом кейсе.
Задача: провести комплексную оценку сотрудников, спланировать карьерные треки, сформировать кадровый резерв.
Условия
Банк «Зенит» — крупный российский универсальный коммерческий банк, который представлен в 21 регионе России. Более 28 лет банк предоставляет услуги населению и бизнесу, имеет рейтинг финансовой надежности агентства «Эксперт РА» на уровне ruА-.
Требовалось провести комплексную оценку более чем 2900 сотрудников без отрыва от основной деятельности:
– разработать модель компетенций;
– провести оценку сотрудников по методу «360 градусов»;
– составить ИПР и спланировать карьерные треки;
– сформировать кадровый резерв;
– получить от специалистов банка обратную связь по направлениям;
– узнать, чего хотят сами сотрудники.
Решение
В «Зените» более семи лет используют систему WebSoft HCM. Проект по оценке «360 градусов» был реализован на базе модуля «Оценка персонала» с кастомизацией. Самостоятельно в банке кастомизировали следующий функционал:
– Кнопка «Оценить коллегу».
– Форма пожелания банку от сотрудника. Получена обратная связь по направлениям деятельности: какие есть проблемные места, какие вносятся предложения для их улучшения.
– Адаптивная печатная форма. Нажав на нее, можно полностью выгрузить данные по сотруднику, его баллы, сильные стороны и прочее. Заполнить и сохранить ее можно один раз в присутствии всех членов аттестационной комиссии.
Перед непосредственным запуском потребовалась масштабная подготовительная работа:
– создание на портале раздела с основными нормативными документами, памятками по модели компетенций, презентацией о процедуре оценки, видеоинструкциями;
– повышение вовлеченности сотрудников и их руководителей в процедуру (объявление о решении правления банка, разъяснение преимуществ оценки);
– работа с мотивацией: сотрудникам разъяснили важность оценки для продвижения и дополнительного поощрения;
– обучение руководителей по работе с обратной связью.
Все этапы работ реализованы в банке без привлечения внешних провайдеров и дополнительного финансирования. В проекте приняли участие сотрудники отдела обучения, оценки и развития персонала, сотрудники департамента по работе с персоналом и программист на ГПХ – 16 человек.
Преимущества подхода
– Информация для развития. Каждый сотрудник получил персональную обратную связь о сильных сторонах и зонах развития не только от непосредственного руководителя, но и от руководителей управления и департамента. В оценке руководителей принимал участие топ-менеджмент банка, включая первое лицо. На основе этих данных составлялись ИПР.
– Высокая самомотивация сотрудников. В банке приняли принципиальное решение возложить ответственность за составление ИПР на самого сотрудника. Вместе с руководителем они могли корректировать ИПР на любом этапе.
– Высокая заинтересованность в саморазвитии. Многие быстро продвигались по ИПР и просили назначить повторное обучение или новый курс. Обучение проходило в рабочее время.
– Открытая информация для руководителей. Руководители имели доступ к результатам оценки и ИПР подчиненных в любое удобное время.
Итоги и результаты
– Новые коллеги быстро познакомились друг с другом после интеграции пяти банков под единым брендом.
– Каждый сотрудник был услышан и получил обратную связь от руководителей, улучшились коммуникации в команде в целом.
– Для всех сотрудников определен вектор развития.
– Реализовано 83% ИПР.
– Улучшилось качество обслуживания.
– Оценка способствует продвижению сотрудников по карьерной лестнице, повышению их заработной платы и годового бонуса.
Читать кейс полностью
Как оценить 2900 сотрудников по методу «360 градусов»: кейс банка «Зенит»
В 2020 году в банковской группе «Зенит» завершилась интеграция пяти банков и сотен сотрудников под единым брендом. Чтобы понять текущий уровень персонала и предложить индивидуальный план развития каждому, в Банке был запущен амбициозный проект по комплексной оценке. Как внедряли и автоматизировали систему оценки и как этому помогла система Websoft HCM – в новом кейсе.
Задача: провести комплексную оценку сотрудников, спланировать карьерные треки, сформировать кадровый резерв.
Условия
Банк «Зенит» — крупный российский универсальный коммерческий банк, который представлен в 21 регионе России. Более 28 лет банк предоставляет услуги населению и бизнесу, имеет рейтинг финансовой надежности агентства «Эксперт РА» на уровне ruА-.
Требовалось провести комплексную оценку более чем 2900 сотрудников без отрыва от основной деятельности:
– разработать модель компетенций;
– провести оценку сотрудников по методу «360 градусов»;
– составить ИПР и спланировать карьерные треки;
– сформировать кадровый резерв;
– получить от специалистов банка обратную связь по направлениям;
– узнать, чего хотят сами сотрудники.
Решение
В «Зените» более семи лет используют систему WebSoft HCM. Проект по оценке «360 градусов» был реализован на базе модуля «Оценка персонала» с кастомизацией. Самостоятельно в банке кастомизировали следующий функционал:
– Кнопка «Оценить коллегу».
– Форма пожелания банку от сотрудника. Получена обратная связь по направлениям деятельности: какие есть проблемные места, какие вносятся предложения для их улучшения.
– Адаптивная печатная форма. Нажав на нее, можно полностью выгрузить данные по сотруднику, его баллы, сильные стороны и прочее. Заполнить и сохранить ее можно один раз в присутствии всех членов аттестационной комиссии.
Перед непосредственным запуском потребовалась масштабная подготовительная работа:
– создание на портале раздела с основными нормативными документами, памятками по модели компетенций, презентацией о процедуре оценки, видеоинструкциями;
– повышение вовлеченности сотрудников и их руководителей в процедуру (объявление о решении правления банка, разъяснение преимуществ оценки);
– работа с мотивацией: сотрудникам разъяснили важность оценки для продвижения и дополнительного поощрения;
– обучение руководителей по работе с обратной связью.
Все этапы работ реализованы в банке без привлечения внешних провайдеров и дополнительного финансирования. В проекте приняли участие сотрудники отдела обучения, оценки и развития персонала, сотрудники департамента по работе с персоналом и программист на ГПХ – 16 человек.
Преимущества подхода
– Информация для развития. Каждый сотрудник получил персональную обратную связь о сильных сторонах и зонах развития не только от непосредственного руководителя, но и от руководителей управления и департамента. В оценке руководителей принимал участие топ-менеджмент банка, включая первое лицо. На основе этих данных составлялись ИПР.
– Высокая самомотивация сотрудников. В банке приняли принципиальное решение возложить ответственность за составление ИПР на самого сотрудника. Вместе с руководителем они могли корректировать ИПР на любом этапе.
– Высокая заинтересованность в саморазвитии. Многие быстро продвигались по ИПР и просили назначить повторное обучение или новый курс. Обучение проходило в рабочее время.
– Открытая информация для руководителей. Руководители имели доступ к результатам оценки и ИПР подчиненных в любое удобное время.
Итоги и результаты
– Новые коллеги быстро познакомились друг с другом после интеграции пяти банков под единым брендом.
– Каждый сотрудник был услышан и получил обратную связь от руководителей, улучшились коммуникации в команде в целом.
– Для всех сотрудников определен вектор развития.
– Реализовано 83% ИПР.
– Улучшилось качество обслуживания.
– Оценка способствует продвижению сотрудников по карьерной лестнице, повышению их заработной платы и годового бонуса.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
«Газпром бурение»: Корпоративный портал как единая точка входа на электронные ресурсы компании
Когда в компании несколько тысяч сотрудников, распределенных по всей стране, кадровые процессы становятся непростой задачей. В компании «Газпром бурение» нашли выход из этой ситуации с помощью функционального корпоративного портала.
Задача: создать корпоративный портал, включающий в себя в основные HR-функции, и сделать его единой точкой входа на все электронные ресурсы компании.
Условия
ООО «Газпром бурение» — одно из крупнейших буровых предприятий России, осуществляющее управление интегрированными проектами по строительству скважин на суше и на шельфе на всей территории страны.
Руководство HR-подразделения компании поставило задачу оцифровать, автоматизировать и оптимизировать все кадровые процессы, начиная от адресной книги, где каждый из более чем 5000 сотрудников сможет найти всю необходимую информацию по коллегам, и заканчивая процессами подбора и оценки персонала.
Решение
Проект выполнен партнером Websoft – компанией Глобэкс АйТи.
Для эффективной коммуникации с командой разработки заказчиком была предложена методология agile с еженедельными спринтами. Так удалось быстро получать необходимый результат, а также без ограничений корректировать разработки.
Первую часть работ было решено разбить на следующие этапы:
– Подготовка общей концепции корпоративного портала
– Создание личного кабинета сотрудника
– Создание основной и вспомогательной страниц портала
– Интеграция с кадровой системой заказчика и сторонними ресурсами
В основу дизайна внутреннего корпоративного портала легла концепция официального портала заказчика с адаптацией под разрабатываемые процессы.
Основной функционал портала разместился в личном кабинете и включает в себя подразделы:
1. Личная карточка. Здесь отображается основная информация о сотруднике. Можно самостоятельно добавить и отредактировать фотографию, внести информацию из своего резюме.
2. Карьерные предпочтения. Здесь сотрудник может указать, на какой позиции в компании он видит себя через пять лет. Эти данные анализирует HR-служба компании.
3. Расчетный лист. Интегрирован с кадровой системой заказчика. Сотрудник может выбрать любой месяц и год и сформировать расчетный лист за этот период.
4. Мои поездки. Интегрирован с системой покупки билетов и бронирования гостиниц Smartway. Сотрудникам предлагается пройти регистрацию на портале с последующим доступом ко всему функционалу.
5. Кабинет руководителя. Доступен только руководителям и включает доступ к отчетам, кабинету оценки и кабинету подбора (в разработке).
6. Обучение. Отражает обучающие мероприятия сотрудника и включает четыре блока: доступ к работе, обязательная нормативная документация, обучение и повышение квалификации по профессии, корпоративное обучение. Прогресс выполнения каждого блока отображается на диаграмме.
В основу разработки раздела лёг модуль «Развитие карьеры», выполнена интеграция Websoft HCM и Олимпокс, разработаны несколько агентов и системных событий. Заказчик получил полностью автоматизированный процесс и возможность контролировать весь процесс обучения сотрудников.
Также были разработаны вспомогательные страницы: новая страница результатов поиска, адресная книга, страница структуры компании и руководства, карточки учебных центров.
Решены задачи по интеграции:
– с кадровой системой и внешней библиотекой;
– с чатом RocketChat (для развития коммуникации сотрудников)
– с внутренним helpdesk заказчика.
Большим этапом в работе над корпоративным порталом стала разработка процедуры оценки персонала (цели, компетенции, ИПР, документооборот и кабинет оценки для руководителя).
Итоги
Теперь каждый сотрудник «Газпром бурение» легко может найти нужную ему информацию, управлять собственным обучением, проходить процедуры оценки, заказывать поездки, формировать расчетные листы, общаться с коллегами – и все это на корпоративном портале.
Читать кейс полностью
«Газпром бурение»: Корпоративный портал как единая точка входа на электронные ресурсы компании
Когда в компании несколько тысяч сотрудников, распределенных по всей стране, кадровые процессы становятся непростой задачей. В компании «Газпром бурение» нашли выход из этой ситуации с помощью функционального корпоративного портала.
Задача: создать корпоративный портал, включающий в себя в основные HR-функции, и сделать его единой точкой входа на все электронные ресурсы компании.
Условия
ООО «Газпром бурение» — одно из крупнейших буровых предприятий России, осуществляющее управление интегрированными проектами по строительству скважин на суше и на шельфе на всей территории страны.
Руководство HR-подразделения компании поставило задачу оцифровать, автоматизировать и оптимизировать все кадровые процессы, начиная от адресной книги, где каждый из более чем 5000 сотрудников сможет найти всю необходимую информацию по коллегам, и заканчивая процессами подбора и оценки персонала.
Решение
Проект выполнен партнером Websoft – компанией Глобэкс АйТи.
Для эффективной коммуникации с командой разработки заказчиком была предложена методология agile с еженедельными спринтами. Так удалось быстро получать необходимый результат, а также без ограничений корректировать разработки.
Первую часть работ было решено разбить на следующие этапы:
– Подготовка общей концепции корпоративного портала
– Создание личного кабинета сотрудника
– Создание основной и вспомогательной страниц портала
– Интеграция с кадровой системой заказчика и сторонними ресурсами
В основу дизайна внутреннего корпоративного портала легла концепция официального портала заказчика с адаптацией под разрабатываемые процессы.
Основной функционал портала разместился в личном кабинете и включает в себя подразделы:
1. Личная карточка. Здесь отображается основная информация о сотруднике. Можно самостоятельно добавить и отредактировать фотографию, внести информацию из своего резюме.
2. Карьерные предпочтения. Здесь сотрудник может указать, на какой позиции в компании он видит себя через пять лет. Эти данные анализирует HR-служба компании.
3. Расчетный лист. Интегрирован с кадровой системой заказчика. Сотрудник может выбрать любой месяц и год и сформировать расчетный лист за этот период.
4. Мои поездки. Интегрирован с системой покупки билетов и бронирования гостиниц Smartway. Сотрудникам предлагается пройти регистрацию на портале с последующим доступом ко всему функционалу.
5. Кабинет руководителя. Доступен только руководителям и включает доступ к отчетам, кабинету оценки и кабинету подбора (в разработке).
6. Обучение. Отражает обучающие мероприятия сотрудника и включает четыре блока: доступ к работе, обязательная нормативная документация, обучение и повышение квалификации по профессии, корпоративное обучение. Прогресс выполнения каждого блока отображается на диаграмме.
В основу разработки раздела лёг модуль «Развитие карьеры», выполнена интеграция Websoft HCM и Олимпокс, разработаны несколько агентов и системных событий. Заказчик получил полностью автоматизированный процесс и возможность контролировать весь процесс обучения сотрудников.
Также были разработаны вспомогательные страницы: новая страница результатов поиска, адресная книга, страница структуры компании и руководства, карточки учебных центров.
Решены задачи по интеграции:
– с кадровой системой и внешней библиотекой;
– с чатом RocketChat (для развития коммуникации сотрудников)
– с внутренним helpdesk заказчика.
Большим этапом в работе над корпоративным порталом стала разработка процедуры оценки персонала (цели, компетенции, ИПР, документооборот и кабинет оценки для руководителя).
Итоги
Теперь каждый сотрудник «Газпром бурение» легко может найти нужную ему информацию, управлять собственным обучением, проходить процедуры оценки, заказывать поездки, формировать расчетные листы, общаться с коллегами – и все это на корпоративном портале.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
«Технониколь»: Интересная и гибкая обучающая среда, доступная каждому сотруднику
Наши коллеги из компании «Технониколь» рассказали в своем корпоративном журнале об опыте внедрения HR-системы, а мы с удовольствием делимся с вами успешным кейсом.
Задача: внедрение HR-системы для полного управления талантами в рамках импортозамещения.
Условия
Корпорация «Технониколь» — ведущий международный производитель надежных и эффективных строительных материалов и систем. Компания предлагает рынку новейшие технологии, сочетающие в себе разработки собственных научных центров и передовой мировой опыт.
Весной прошлого года перед HR-функцией встал вопрос импортозамещения: в качестве замены требовалась система, позволяющая реализовать полный цикл управления талантами и предоставить сотрудникам пространство для коммуникаций и самообучения. В результате всестороннего исследования выбор пал на платформу Websoft HCM.
Решение на базе Websoft HCM
На этапе внедрения новой системы (HR-портала) были выделены ключевые принципы, необходимые для ее успешного функционирования и развития:
📌 Безопасность
Рабочая группа внутри компании активной поддержке юридической службы и управления информационной безопасности разработала многоуровневые меры для обеспечения безопасности персональных данных сотрудников, хранящихся на HR-портале.
📌 Доступность
HR портал доступен и офисному, и рабочему персоналу. Авторизация по номеру телефона с моментальным кодом возможна как с компьютера, так и с личных устройств (телефона или планшета) без привязки к корпоративной сети благодаря интеграции с защищенным цифровым профилем «Технониколь». Это также позволяет выстроить сквозные HR-процессы и аналитику по всей оргструктуре и создавать общие каналы коммуникаций для всех сотрудников.
📌 Распределенность
В компании множество разных направлений и бизнес-единиц, поэтому было важно учесть различия в бизнес-процессах и развести каналы коммуникаций (разные новостные ленты). Также была настроена безопасная система распределенного администрирования для разных производственных площадок.
📌 Дизайн
Визуальные составляющие HR-портала отвечают стандартам брендбука наших цифровых продуктов, а удобный интерфейс помогает сотруднику сориентироваться и выполнить нужные задачи без дополнительных инструкций.
Итоги
Что можно найти на HR-портале уже сейчас:
1️⃣ Базовый функционал — дистанционное обучение, тестирование и опросы.
2️⃣ Новости компании на главной странице
3️⃣ В личном кабинете сотрудника – актуальные задачи, статистику по обучению и развитию, заявки на мероприятия.
4️⃣ В кабинете руководителя – информация о развитии подчиненных и управлять их обучением.
5️⃣ Функциональные службы и направления могут поддерживать уровень профильных знаний среди сотрудников (с начала года завершено более 1500 аттестаций).
6️⃣ Функционал оценки компетенций по корпоративной модели «Технониколь» (в планах – полная автоматизация процесса индивидуального развития компетенций сотрудников).
7️⃣ Каталог электронных курсов для самообучения сотрудников (общие компетенции, такие как лидерство или менеджмент, а также курсы от внутренних экспертов с учетом бизнес-процессов «Технониколь»).
8️⃣ Архив вебинаров «Лаборатории успеха» компании «Технониколь», доступных в любое время и в любом месте.
9️⃣ Страница Цифровой Академии «Технониколь» (вебинары, учебные программы).
Планы
В ближайшем будущем «Технониколь» продолжит развитие внутренней цифровой среды для обучения, оценки, развития и коммуникаций сотрудников компании, внедряя функциональные модули и развивая дизайн HR портала. Уже идет работа над интеграцией с TN Life, которая будет способствовать еще большему удобству пользователей: все сервисы будут доступны из одного корпоративного суперприложения. Также в планах автоматизация процесса адаптации новых сотрудников, процессов профессионального обучения и переподготовки.
Читать кейс полностью
«Технониколь»: Интересная и гибкая обучающая среда, доступная каждому сотруднику
Наши коллеги из компании «Технониколь» рассказали в своем корпоративном журнале об опыте внедрения HR-системы, а мы с удовольствием делимся с вами успешным кейсом.
Задача: внедрение HR-системы для полного управления талантами в рамках импортозамещения.
Условия
Корпорация «Технониколь» — ведущий международный производитель надежных и эффективных строительных материалов и систем. Компания предлагает рынку новейшие технологии, сочетающие в себе разработки собственных научных центров и передовой мировой опыт.
Весной прошлого года перед HR-функцией встал вопрос импортозамещения: в качестве замены требовалась система, позволяющая реализовать полный цикл управления талантами и предоставить сотрудникам пространство для коммуникаций и самообучения. В результате всестороннего исследования выбор пал на платформу Websoft HCM.
Решение на базе Websoft HCM
На этапе внедрения новой системы (HR-портала) были выделены ключевые принципы, необходимые для ее успешного функционирования и развития:
📌 Безопасность
Рабочая группа внутри компании активной поддержке юридической службы и управления информационной безопасности разработала многоуровневые меры для обеспечения безопасности персональных данных сотрудников, хранящихся на HR-портале.
📌 Доступность
HR портал доступен и офисному, и рабочему персоналу. Авторизация по номеру телефона с моментальным кодом возможна как с компьютера, так и с личных устройств (телефона или планшета) без привязки к корпоративной сети благодаря интеграции с защищенным цифровым профилем «Технониколь». Это также позволяет выстроить сквозные HR-процессы и аналитику по всей оргструктуре и создавать общие каналы коммуникаций для всех сотрудников.
📌 Распределенность
В компании множество разных направлений и бизнес-единиц, поэтому было важно учесть различия в бизнес-процессах и развести каналы коммуникаций (разные новостные ленты). Также была настроена безопасная система распределенного администрирования для разных производственных площадок.
📌 Дизайн
Визуальные составляющие HR-портала отвечают стандартам брендбука наших цифровых продуктов, а удобный интерфейс помогает сотруднику сориентироваться и выполнить нужные задачи без дополнительных инструкций.
Итоги
Что можно найти на HR-портале уже сейчас:
1️⃣ Базовый функционал — дистанционное обучение, тестирование и опросы.
2️⃣ Новости компании на главной странице
3️⃣ В личном кабинете сотрудника – актуальные задачи, статистику по обучению и развитию, заявки на мероприятия.
4️⃣ В кабинете руководителя – информация о развитии подчиненных и управлять их обучением.
5️⃣ Функциональные службы и направления могут поддерживать уровень профильных знаний среди сотрудников (с начала года завершено более 1500 аттестаций).
6️⃣ Функционал оценки компетенций по корпоративной модели «Технониколь» (в планах – полная автоматизация процесса индивидуального развития компетенций сотрудников).
7️⃣ Каталог электронных курсов для самообучения сотрудников (общие компетенции, такие как лидерство или менеджмент, а также курсы от внутренних экспертов с учетом бизнес-процессов «Технониколь»).
8️⃣ Архив вебинаров «Лаборатории успеха» компании «Технониколь», доступных в любое время и в любом месте.
9️⃣ Страница Цифровой Академии «Технониколь» (вебинары, учебные программы).
Планы
В ближайшем будущем «Технониколь» продолжит развитие внутренней цифровой среды для обучения, оценки, развития и коммуникаций сотрудников компании, внедряя функциональные модули и развивая дизайн HR портала. Уже идет работа над интеграцией с TN Life, которая будет способствовать еще большему удобству пользователей: все сервисы будут доступны из одного корпоративного суперприложения. Также в планах автоматизация процесса адаптации новых сотрудников, процессов профессионального обучения и переподготовки.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
Как автоматизировать процессы управления эффективностью: кейс ОМК
Коллеги из Объединённой металлургической компании собрали вместе все процессы годового цикла на базе Websoft HCM. Целеполагание, оценка компетенций, круглые столы, матрица эффективности деятельности, планирование графика круглых столов, планирование развития – и все это в одной системе.
Задача: автоматизировать в единой системе все процессы годового цикла.
Условия
ОМК — один из крупнейших российских производителей металлопродукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний.
В компании потребовалось автоматизировать все процессы годового цикла, а именно:
– объединить и автоматизировать процессы на одной платформе для удобства участников годового цикла;
– оптимизировать существующие процессы;
– адаптировать процессы под запросы компании.
Максимально соответствовала потребностям компании Websoft HCM, на основе которой было предложено решение.
Решение на базе Websoft HCM
1️⃣ Объединены формы постановки целей, оценки целей и компетенций
Форма состоит из нескольких разделов:
– оценка компетенций (метод 180);
– оценка целей или экспертная оценка для тех, у кого нет бланка целей за прошлый год;
– постановка целей.
В форме оценки – стандартный функционал (проверка весов, проверка количества целей) и ряд доработок. Реализовано четыре категории целей, у каждой цели может быть до 10 подцелей с квартальным сроком выполнения.
Сотрудники при постановке могут выбрать срок выполнения подцелей и в течение года отмечать выполненные. Это позволяет корректировать цели по годам, отслеживать и прогнозировать цели к концу года. Помимо расчетной оценки, которая считается на основании фактических значений, есть возможность вносить оценку с факторным анализом.
2️⃣ Настроена возможность предложить кадровые решения
В разделе «Оценка компетенций» руководитель может инициировать кадровые решения в отношении сотрудника. Набор их варьируется: например, если человек уже в кадровом резерве, то решение номинировать его туда не будет высвечиваться у руководителя.
3️⃣ Настроена матрица эффективности
После оценки своей команды руководитель формирует матрицу эффективности и отправляет на Круглый стол. Сотрудники распределяются в матрице по квадрантам на основании компетенций и целей или экспертной оценки эффективности. Также выводятся все оценки сотрудника, при нажатии на ФИО открываются короткие профили, а под матрицей можно посмотреть кадровые решения.
После утверждения матрицы автоматически формируется протокол круглого стола, который рассылается заинтересованным лицам.
4️⃣ Реализовано планирование графика круглых столов
Это кастомная разработка: в график на старте планирования подгружаются даты оценки целей, на их основе планируются даты. Сотрудники назначаются в команды в зависимости от руководителя. График доступен для внесения изменений администраторам по целеполаганию и HR-партнёрам.
5️⃣ В рамках одной процедуры есть формы разным набором разделов и маршрутом
Это зависит от критериев участника процесса: сотрудники могут иметь разный набор анкет, привязанных к форме.
6️⃣ Разработан Банк целей
Для реализации функциональных целей в компании действуют эксперты. Кастомный Банк целей дает им возможность поставить цели, отредактировать их, загрузить итоги через Excel.
7️⃣ Результаты годового цикла вынесены в профиль сотрудника
Кастомная разработка позволяет видеть все данные о сотруднике: матрицу эффективности, краткую историю оценок по годам, кадровые решения в его отношении, достижения и зоны улучшений.
Итоги и результаты
📌 Процессы управления эффективностью упрощены за счёт объединения, автоматизации и синхронизации на единой платформе, прозрачны и понятны для сотрудников.
📌 Процессы настраиваются под запросы бизнеса за счет гибкости Websoft HCM.
📌 Участники годового цикла ОМК довольны обновленным процессом: по итогам опроса большинство сотрудников отметили, что система стала интуитивно понятной, пользоваться ей легче.
Читать кейс полностью
Как автоматизировать процессы управления эффективностью: кейс ОМК
Коллеги из Объединённой металлургической компании собрали вместе все процессы годового цикла на базе Websoft HCM. Целеполагание, оценка компетенций, круглые столы, матрица эффективности деятельности, планирование графика круглых столов, планирование развития – и все это в одной системе.
Задача: автоматизировать в единой системе все процессы годового цикла.
Условия
ОМК — один из крупнейших российских производителей металлопродукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний.
В компании потребовалось автоматизировать все процессы годового цикла, а именно:
– объединить и автоматизировать процессы на одной платформе для удобства участников годового цикла;
– оптимизировать существующие процессы;
– адаптировать процессы под запросы компании.
Максимально соответствовала потребностям компании Websoft HCM, на основе которой было предложено решение.
Решение на базе Websoft HCM
1️⃣ Объединены формы постановки целей, оценки целей и компетенций
Форма состоит из нескольких разделов:
– оценка компетенций (метод 180);
– оценка целей или экспертная оценка для тех, у кого нет бланка целей за прошлый год;
– постановка целей.
В форме оценки – стандартный функционал (проверка весов, проверка количества целей) и ряд доработок. Реализовано четыре категории целей, у каждой цели может быть до 10 подцелей с квартальным сроком выполнения.
Сотрудники при постановке могут выбрать срок выполнения подцелей и в течение года отмечать выполненные. Это позволяет корректировать цели по годам, отслеживать и прогнозировать цели к концу года. Помимо расчетной оценки, которая считается на основании фактических значений, есть возможность вносить оценку с факторным анализом.
2️⃣ Настроена возможность предложить кадровые решения
В разделе «Оценка компетенций» руководитель может инициировать кадровые решения в отношении сотрудника. Набор их варьируется: например, если человек уже в кадровом резерве, то решение номинировать его туда не будет высвечиваться у руководителя.
3️⃣ Настроена матрица эффективности
После оценки своей команды руководитель формирует матрицу эффективности и отправляет на Круглый стол. Сотрудники распределяются в матрице по квадрантам на основании компетенций и целей или экспертной оценки эффективности. Также выводятся все оценки сотрудника, при нажатии на ФИО открываются короткие профили, а под матрицей можно посмотреть кадровые решения.
После утверждения матрицы автоматически формируется протокол круглого стола, который рассылается заинтересованным лицам.
4️⃣ Реализовано планирование графика круглых столов
Это кастомная разработка: в график на старте планирования подгружаются даты оценки целей, на их основе планируются даты. Сотрудники назначаются в команды в зависимости от руководителя. График доступен для внесения изменений администраторам по целеполаганию и HR-партнёрам.
5️⃣ В рамках одной процедуры есть формы разным набором разделов и маршрутом
Это зависит от критериев участника процесса: сотрудники могут иметь разный набор анкет, привязанных к форме.
6️⃣ Разработан Банк целей
Для реализации функциональных целей в компании действуют эксперты. Кастомный Банк целей дает им возможность поставить цели, отредактировать их, загрузить итоги через Excel.
7️⃣ Результаты годового цикла вынесены в профиль сотрудника
Кастомная разработка позволяет видеть все данные о сотруднике: матрицу эффективности, краткую историю оценок по годам, кадровые решения в его отношении, достижения и зоны улучшений.
Итоги и результаты
📌 Процессы управления эффективностью упрощены за счёт объединения, автоматизации и синхронизации на единой платформе, прозрачны и понятны для сотрудников.
📌 Процессы настраиваются под запросы бизнеса за счет гибкости Websoft HCM.
📌 Участники годового цикла ОМК довольны обновленным процессом: по итогам опроса большинство сотрудников отметили, что система стала интуитивно понятной, пользоваться ей легче.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
Планирование отпусков и Конструктор заявлений: кейс «Ростелекома»
Можно ли за год уйти от множества бумажных форм и довести электронный документооборот в HR до 90%? Можно — доказывает своим примером «Ростелеком». Наши коллеги рассказали, как им это удалось с помощью Websoft HCM.
Задача: перевести в ЭДО сотню видов заявлений и реализовать ежегодное планирование отпусков для ста тысяч человек.
Условия
«Ростелеком» — крупнейший в России интегрированный провайдер цифровых услуг и решений. Он включает в себя более 200 дочерних компаний, а работает в «Ростелекоме» более 130 тысяч сотрудников.
Платформа Websoft HCM используется «Ростелекоме» около 10 лет – в частности, на её базе создан онлайн-университет компании. Теперь пришло время развивать HR-сервисы, такие, как планирование отпусков и конструктор заявлений. Размер компании и численность штата диктовали специфические требования к процессам.
При реализации важно было учесть:
📎 Особые требования к отказоустойчивости системы
📎 Простые интерфейсы для всех типов пользователей
📎 Скорость и качество решения задач
📎 Строгое соблюдение законодательства
📎 Сокращение затрат за счет скорости оказания услуг
Решение на базе Websoft HCM
На главной странице портала представлен каталог услуг, перечень которых отображается в зависимости от роли пользователя в компании.
1️⃣ Сервис планирования отпусков
📌 Сотрудник составляет проект графика отпусков на следующий год.
📌 Руководитель согласовывает проект или отправляет на доработку, а после итогового согласования – HR-специалисту.
📌 HR-специалист согласовывает проект и загружает данные в кадровую систему.
Благодаря интеграции с кадровой системой данные ежеденевно обновляются. Сотрудник видит актуальный график, свои данные по дням отпуска, инструкцию и рекомендации от руководителя. Руководитель видит данные по сотрудникам и имеет возможность запланировать отпуск за подчиненного. HR-специалист может направлять уведомления и фиксировать информацию.
Процедура начинается в ноябре и заканчивается до 15 декабря, чтобы все могли спокойно согласовать график отпусков перед началом нового года.
Особенности реализации: разные филиалы завершают планирование в разное время, но в определенный срок эту возможность можно отключить.
2️⃣ Конструктор заявлений
ЭДО помогает рядовому сотруднику легко подавать HR-заявки в соответствии с законодательством. А техподдержка может настраивать новые типы заявок и строить для них маршруты.
📌 Сотрудник создает заявку через меню сайта или через каталог на главной странице, выбрав нужное заявление и прикрепив документы, если это нужно.
📌 Заявка может быть отправлена на согласование онлайн (с электронной подписью) или распечатана и подписана.
📌 Заявка попадает к HR-специалисту, который ее проверяет и обрабатывает.
📌 Заявка закрывается.
Заявку можно создать не только за себя, но и за коллегу из филиала: он будет заявителем, а подающий заявку — инициатором. Пользователю доступны вкладки и черновики. Руководитель, в свою очередь, может согласовать заявку, отправить её на доработку или отклонить, а также видеть историю согласований, статусы заявок и информацию по сотрудникам.
Итоги
✔️ Проект охватывает около 100 000 сотрудников из разных категорий
✔️ С января 2022 года по февраль 2023-го количество бумажных заявлений на отпуск уменьшилось почти в 8 раз, а общее количество электронных заявлений увеличилось более чем вчетверо
✔️ Мощность системы увеличена в шесть раз
✔️ Количество обращений от сотрудников уменьшается благодаря обучению
✔️ Отлажены коммуникации между HR, пользователями и администраторами Websoft HCM и кадровой службой
В планах «Ростелекома» – доработать интеграцию с системой учета и мобильным приложением, сделать интерфейс еще понятнее и вывести в конструктор максимум возможных заявок, чтобы снизить нагрузку на кадровиков и техподдержку.
Читать кейс полностью
Планирование отпусков и Конструктор заявлений: кейс «Ростелекома»
Можно ли за год уйти от множества бумажных форм и довести электронный документооборот в HR до 90%? Можно — доказывает своим примером «Ростелеком». Наши коллеги рассказали, как им это удалось с помощью Websoft HCM.
Задача: перевести в ЭДО сотню видов заявлений и реализовать ежегодное планирование отпусков для ста тысяч человек.
Условия
«Ростелеком» — крупнейший в России интегрированный провайдер цифровых услуг и решений. Он включает в себя более 200 дочерних компаний, а работает в «Ростелекоме» более 130 тысяч сотрудников.
Платформа Websoft HCM используется «Ростелекоме» около 10 лет – в частности, на её базе создан онлайн-университет компании. Теперь пришло время развивать HR-сервисы, такие, как планирование отпусков и конструктор заявлений. Размер компании и численность штата диктовали специфические требования к процессам.
При реализации важно было учесть:
📎 Особые требования к отказоустойчивости системы
📎 Простые интерфейсы для всех типов пользователей
📎 Скорость и качество решения задач
📎 Строгое соблюдение законодательства
📎 Сокращение затрат за счет скорости оказания услуг
Решение на базе Websoft HCM
На главной странице портала представлен каталог услуг, перечень которых отображается в зависимости от роли пользователя в компании.
1️⃣ Сервис планирования отпусков
📌 Сотрудник составляет проект графика отпусков на следующий год.
📌 Руководитель согласовывает проект или отправляет на доработку, а после итогового согласования – HR-специалисту.
📌 HR-специалист согласовывает проект и загружает данные в кадровую систему.
Благодаря интеграции с кадровой системой данные ежеденевно обновляются. Сотрудник видит актуальный график, свои данные по дням отпуска, инструкцию и рекомендации от руководителя. Руководитель видит данные по сотрудникам и имеет возможность запланировать отпуск за подчиненного. HR-специалист может направлять уведомления и фиксировать информацию.
Процедура начинается в ноябре и заканчивается до 15 декабря, чтобы все могли спокойно согласовать график отпусков перед началом нового года.
Особенности реализации: разные филиалы завершают планирование в разное время, но в определенный срок эту возможность можно отключить.
2️⃣ Конструктор заявлений
ЭДО помогает рядовому сотруднику легко подавать HR-заявки в соответствии с законодательством. А техподдержка может настраивать новые типы заявок и строить для них маршруты.
📌 Сотрудник создает заявку через меню сайта или через каталог на главной странице, выбрав нужное заявление и прикрепив документы, если это нужно.
📌 Заявка может быть отправлена на согласование онлайн (с электронной подписью) или распечатана и подписана.
📌 Заявка попадает к HR-специалисту, который ее проверяет и обрабатывает.
📌 Заявка закрывается.
Заявку можно создать не только за себя, но и за коллегу из филиала: он будет заявителем, а подающий заявку — инициатором. Пользователю доступны вкладки и черновики. Руководитель, в свою очередь, может согласовать заявку, отправить её на доработку или отклонить, а также видеть историю согласований, статусы заявок и информацию по сотрудникам.
Итоги
✔️ Проект охватывает около 100 000 сотрудников из разных категорий
✔️ С января 2022 года по февраль 2023-го количество бумажных заявлений на отпуск уменьшилось почти в 8 раз, а общее количество электронных заявлений увеличилось более чем вчетверо
✔️ Мощность системы увеличена в шесть раз
✔️ Количество обращений от сотрудников уменьшается благодаря обучению
✔️ Отлажены коммуникации между HR, пользователями и администраторами Websoft HCM и кадровой службой
В планах «Ростелекома» – доработать интеграцию с системой учета и мобильным приложением, сделать интерфейс еще понятнее и вывести в конструктор максимум возможных заявок, чтобы снизить нагрузку на кадровиков и техподдержку.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
Удобное разделение доступа: кейс «Триколор»
Наши клиенты, компания «Триколор», поделились успешным кейсом внедрения новой системы дистанционного обучения (СДО). Websoft HCM выбрали за удобство администрирования, дизайн портала, вариативную систему отчетности и гибкие настройки. Как раз благодаря широким возможностям настройки удалось реализовать главное требование: разделить доступ для разных категорий сотрудников.
Задача: предложить различную актуальную информацию в СДО для каждой категории сотрудников.
Условия
«Триколор» — мультиплатформенный оператор, развивающий на территории России единое информационное пространство развлечений и сервисов для всей семьи, доступное с любого устройства, в любом месте и в любое время. Наряду с ТВ, оператор предлагает digital-сервисы и услуги, включая онлайн-кинотеатр, умный дом, видеонаблюдение и спутниковый интернет.
Сперва планировалось, что только штатные сотрудники «Триколор» будут использовать СДО, но после внедрения было принято решение развернуть систему и на партнеров компании. Поэтому необходимо было разграничить права доступа и просмотра разного учебного контента (курсов, тестов, электронной библиотеки) и новостей для пользователей – группы сервисной поддержки, отдела продаж и партнёров. Например, партнеры не должны видеть внутренний контент, часть пользователей компании должна иметь минимум доступа, а другая часть должна видеть все.
Решение на базе Websoft HCM
1️⃣ Для начала в компании проанализировали пользователей и составили матрицу доступа, которую затем настроили в Websoft. Было создано пять групп внутри организации и шесть для партнеров, а также группа для сотрудников, управляющих контентом портала. Практически все группы динамические и обновляются каждый день.
2️⃣ Определены категории курсов, тестов, материалов и библиотек: доступ настроили так, чтобы сотрудники не могли открыть курсы по прямым ссылкам.
3️⃣ В настройках доступа к дополнительным разделам портала указаны необходимые группы пользователей.
4️⃣ Для определенных разделов и виджетов на страницах портала выставлены права доступа — теперь у сотрудников отображаются только те разделы и виджеты, которые для них актуальны. Например, в виджете «Новости» на главной странице портала сотрудник видит общие для всех новости и новости только своей компании.
При внедрении были настроены следующие процессы:
📌 Персонал — для управления пользователями, структурой подразделений, а также для автоматического импорта из 1С и ручного импорта партнеров.
📌 Дистанционное обучение — для ведения базы электронных курсов, назначения их пользователям и отслеживания процесса обучения.
📌 Тестирование — для учебных и экзаменационных тестов.
📌 Учебный центр — для очных мероприятий.
📌 Геймификация — для вовлечения пользователей в процесс обучения.
Итоги и результаты
✔️ Портал обучения стал удобнее для сотрудников: администраторы сразу создают курсы, тесты, материалы и новости в своих категориях, а в настройках доступа выбирают нужные группы.
✔️ Процесс добавления групп для доступа к объекту занимает пару минут.
✔️ Точка входа у всех одна, не нужно создавать разные сайты со своими адресами и дизайном.
✔️ Пользователи не перегружены информацией на портале – им доступно самое актуальное и нужное.
✔️ Разграничение прав действует и в мобильном приложении: его контент для пользователя идентичен контенту портала.
Все необходимое было настроено в коробочном решении от Websoft. Сначала компания развернула систему на подразделение в 700 человек, а недавно было добавлено партнерское направление еще на 800 пользователей. Организаторы проекта планируют вовлечь всю компанию, а также партнеров — суммарно более 5000 пользователей.
Читать кейс полностью и смотреть скриншоты
Удобное разделение доступа: кейс «Триколор»
Наши клиенты, компания «Триколор», поделились успешным кейсом внедрения новой системы дистанционного обучения (СДО). Websoft HCM выбрали за удобство администрирования, дизайн портала, вариативную систему отчетности и гибкие настройки. Как раз благодаря широким возможностям настройки удалось реализовать главное требование: разделить доступ для разных категорий сотрудников.
Задача: предложить различную актуальную информацию в СДО для каждой категории сотрудников.
Условия
«Триколор» — мультиплатформенный оператор, развивающий на территории России единое информационное пространство развлечений и сервисов для всей семьи, доступное с любого устройства, в любом месте и в любое время. Наряду с ТВ, оператор предлагает digital-сервисы и услуги, включая онлайн-кинотеатр, умный дом, видеонаблюдение и спутниковый интернет.
Сперва планировалось, что только штатные сотрудники «Триколор» будут использовать СДО, но после внедрения было принято решение развернуть систему и на партнеров компании. Поэтому необходимо было разграничить права доступа и просмотра разного учебного контента (курсов, тестов, электронной библиотеки) и новостей для пользователей – группы сервисной поддержки, отдела продаж и партнёров. Например, партнеры не должны видеть внутренний контент, часть пользователей компании должна иметь минимум доступа, а другая часть должна видеть все.
Решение на базе Websoft HCM
1️⃣ Для начала в компании проанализировали пользователей и составили матрицу доступа, которую затем настроили в Websoft. Было создано пять групп внутри организации и шесть для партнеров, а также группа для сотрудников, управляющих контентом портала. Практически все группы динамические и обновляются каждый день.
2️⃣ Определены категории курсов, тестов, материалов и библиотек: доступ настроили так, чтобы сотрудники не могли открыть курсы по прямым ссылкам.
3️⃣ В настройках доступа к дополнительным разделам портала указаны необходимые группы пользователей.
4️⃣ Для определенных разделов и виджетов на страницах портала выставлены права доступа — теперь у сотрудников отображаются только те разделы и виджеты, которые для них актуальны. Например, в виджете «Новости» на главной странице портала сотрудник видит общие для всех новости и новости только своей компании.
При внедрении были настроены следующие процессы:
📌 Персонал — для управления пользователями, структурой подразделений, а также для автоматического импорта из 1С и ручного импорта партнеров.
📌 Дистанционное обучение — для ведения базы электронных курсов, назначения их пользователям и отслеживания процесса обучения.
📌 Тестирование — для учебных и экзаменационных тестов.
📌 Учебный центр — для очных мероприятий.
📌 Геймификация — для вовлечения пользователей в процесс обучения.
Итоги и результаты
✔️ Портал обучения стал удобнее для сотрудников: администраторы сразу создают курсы, тесты, материалы и новости в своих категориях, а в настройках доступа выбирают нужные группы.
✔️ Процесс добавления групп для доступа к объекту занимает пару минут.
✔️ Точка входа у всех одна, не нужно создавать разные сайты со своими адресами и дизайном.
✔️ Пользователи не перегружены информацией на портале – им доступно самое актуальное и нужное.
✔️ Разграничение прав действует и в мобильном приложении: его контент для пользователя идентичен контенту портала.
Все необходимое было настроено в коробочном решении от Websoft. Сначала компания развернула систему на подразделение в 700 человек, а недавно было добавлено партнерское направление еще на 800 пользователей. Организаторы проекта планируют вовлечь всю компанию, а также партнеров — суммарно более 5000 пользователей.
Читать кейс полностью и смотреть скриншоты
#Websoft_кейс
Как автоматизировать сбор потребностей в учебных продуктах: кейс банка «Открытие»
Каждый квартал в банке «Открытие» собирают потребности в разработке учебных продуктов. В банке есть Корпоративный университет, где создают курсы и тренинги – но наладить процесс оказалось непросто. Как это удалось сделать на базе платформы Websoft HCM — в нашем новом кейсе.
Задача: реализовать прием заявок в режиме одного окна и повысить эффективность обработки заявок через внедрение автоматического документооборота.
Условия
В банке «Открытие» (входит в Группу ВТБ) около 20 000 сотрудников и 18 основных направлений бизнеса. За обучение отвечает Корпоративный университет, пять подразделений которого разрабатывают различные учебные продукты.
Непростая оргструктура банка, разнообразие направлений бизнеса и форматов обучения стали барьерами на пути и заказчиков, и исполнителей:
⚠️ Было сложно определить подразделение, ответственное за определенный формат учебного продукта и целевую аудиторию.
⚠️ Согласование с бизнесом затягивало процесс.
⚠️ Запросы не всегда попадали в нужное подразделение, что в результате создавало много ручной работы.
Оптимизировать процедуру нужно было собственными силами. На базе коробочного решения Websoft HCM проект реализовал один сотрудник банка — главный специалист группы дистанционного обучения, без отрыва от других рабочих процессов.
Решение на базе Websoft HCM
Процесс был построен на основе шаблона заявки для разработки дистанционных курсов и состоит из четырех этапов.
1️⃣ Согласование представителем от бизнеса
Поля заявки на одобрение со стороны бизнеса актуальны для всех учебных продуктов, всех подразделений, всех форматов обучения и всех 18 направлений бизнеса (если заявителю ничего не подходит, можно выбрать пункт «Другое»). Ответственные от бизнеса персонально прописаны в документообороте.
Владелец может согласовать заявку, отклонить её или отправить на доработку. При согласовании заявка попадает в Корпоративный университет, при отклонении документооборот завершается. При доработке заявитель может скорректировать заявку, не создавая новую.
Чтобы процесс был прозрачным, на каждом этапе участники получают уведомления на почту: у кого она находится на согласовании, согласована или отклонена и т.д.
2️⃣ Согласование ответственным от обучения
Чтобы избежать путаницы со стороны заказчиков и исполнителей, а заявки попадали в нужное подразделение, введены два круга согласования. Так в заявке появились два поля: «Вид учебного продукта» (например, онлайн-курсы разрабатывает только одно подразделение) и «Целевая аудитория» (сотрудники, руководители или и те, и другие).
Ответственный от обучения может принять заявку, отклонить ее или отправить на доработку с комментариями – а также заменить имя ответственного, если заявитель ошибся и заявка попала не туда (заявителю повторно ничего отправлять не нужно).
3️⃣ Назначение исполнителя по заявке
В выпадающем списке доступны сотрудники из штатной структуры банка. Можно указать приоритет заявки и сроки разработки, оставить комментарии.
Отчет по заявкам можно выгрузить в Excel: сколько всего заявок принято в работу, сколько разрабатывается тем или иным подразделением, сколько материалов готовится в текущем квартале или году и так далее.
4️⃣ Взаимодействие разработчика и заказчика
Их общение проходит в системе документооборота, по почте или другим образом. Трудозатраты отображаются в режиме онлайн, руководитель может выгрузить историю на любом этапе, что делает процесс прозрачным. Документооборот завершается после согласования продукта с заказчиком.
Итоги и результаты
✅ Это удобно: единую короткую форму легко заполнить.
✅ Удалось оптимизировать ресурсы: согласование и распределение заявок полностью автоматизированы.
✅ Процесс прозрачен: участники процесса видят документооборот, согласования, сроки, ход разработки.
✅ Пользователи довольны🙂
Каждый квартал в Корпоративный университет поступает около 100-120 заявок. Система используется уже три квартала, в течение которых обработано около 400 заявок.
Читать кейс полностью
Как автоматизировать сбор потребностей в учебных продуктах: кейс банка «Открытие»
Каждый квартал в банке «Открытие» собирают потребности в разработке учебных продуктов. В банке есть Корпоративный университет, где создают курсы и тренинги – но наладить процесс оказалось непросто. Как это удалось сделать на базе платформы Websoft HCM — в нашем новом кейсе.
Задача: реализовать прием заявок в режиме одного окна и повысить эффективность обработки заявок через внедрение автоматического документооборота.
Условия
В банке «Открытие» (входит в Группу ВТБ) около 20 000 сотрудников и 18 основных направлений бизнеса. За обучение отвечает Корпоративный университет, пять подразделений которого разрабатывают различные учебные продукты.
Непростая оргструктура банка, разнообразие направлений бизнеса и форматов обучения стали барьерами на пути и заказчиков, и исполнителей:
⚠️ Было сложно определить подразделение, ответственное за определенный формат учебного продукта и целевую аудиторию.
⚠️ Согласование с бизнесом затягивало процесс.
⚠️ Запросы не всегда попадали в нужное подразделение, что в результате создавало много ручной работы.
Оптимизировать процедуру нужно было собственными силами. На базе коробочного решения Websoft HCM проект реализовал один сотрудник банка — главный специалист группы дистанционного обучения, без отрыва от других рабочих процессов.
Решение на базе Websoft HCM
Процесс был построен на основе шаблона заявки для разработки дистанционных курсов и состоит из четырех этапов.
1️⃣ Согласование представителем от бизнеса
Поля заявки на одобрение со стороны бизнеса актуальны для всех учебных продуктов, всех подразделений, всех форматов обучения и всех 18 направлений бизнеса (если заявителю ничего не подходит, можно выбрать пункт «Другое»). Ответственные от бизнеса персонально прописаны в документообороте.
Владелец может согласовать заявку, отклонить её или отправить на доработку. При согласовании заявка попадает в Корпоративный университет, при отклонении документооборот завершается. При доработке заявитель может скорректировать заявку, не создавая новую.
Чтобы процесс был прозрачным, на каждом этапе участники получают уведомления на почту: у кого она находится на согласовании, согласована или отклонена и т.д.
2️⃣ Согласование ответственным от обучения
Чтобы избежать путаницы со стороны заказчиков и исполнителей, а заявки попадали в нужное подразделение, введены два круга согласования. Так в заявке появились два поля: «Вид учебного продукта» (например, онлайн-курсы разрабатывает только одно подразделение) и «Целевая аудитория» (сотрудники, руководители или и те, и другие).
Ответственный от обучения может принять заявку, отклонить ее или отправить на доработку с комментариями – а также заменить имя ответственного, если заявитель ошибся и заявка попала не туда (заявителю повторно ничего отправлять не нужно).
3️⃣ Назначение исполнителя по заявке
В выпадающем списке доступны сотрудники из штатной структуры банка. Можно указать приоритет заявки и сроки разработки, оставить комментарии.
Отчет по заявкам можно выгрузить в Excel: сколько всего заявок принято в работу, сколько разрабатывается тем или иным подразделением, сколько материалов готовится в текущем квартале или году и так далее.
4️⃣ Взаимодействие разработчика и заказчика
Их общение проходит в системе документооборота, по почте или другим образом. Трудозатраты отображаются в режиме онлайн, руководитель может выгрузить историю на любом этапе, что делает процесс прозрачным. Документооборот завершается после согласования продукта с заказчиком.
Итоги и результаты
✅ Это удобно: единую короткую форму легко заполнить.
✅ Удалось оптимизировать ресурсы: согласование и распределение заявок полностью автоматизированы.
✅ Процесс прозрачен: участники процесса видят документооборот, согласования, сроки, ход разработки.
✅ Пользователи довольны🙂
Каждый квартал в Корпоративный университет поступает около 100-120 заявок. Система используется уже три квартала, в течение которых обработано около 400 заявок.
Читать кейс полностью
#Websoft_кейс
Гид по компетенциям. Кейс Объединенной металлургической компании
В «Объединенной металлургической компании» решили задачу глобального информирования сотрудников о компетенциях, создав Гид по компетенциям. Весь путь идеи до внедрения в компании прошли своими силами.
Задача: проинформировать всех сотрудников о модели компетенций с помощью разработки и внедрения Гида по компетенциям.
ℹ️ Условия
В ОМК и прежде существовали учебные материалы по компетенциям и два электронных курса, но их эффективность была недостаточной, поскольку:
– контент о развитии компетенций был недостаточно хорошо организован и структурирован;
– не все в компании знали о модели компетенций и ее особенностях в принципе;
– не все сотрудники пользовались возможностями для дополнительного развития и составления ИПР из-за неосведомленности.
⭐️ Решение на базе Websoft HCM
При разработке проекта в ОМК опирались на следующие требования:
– использовать действующую платформу Websoft HCM;
– обеспечить сотрудникам доступ к развитию компетенций в любое время;
– отвечать на все вопросы о компетенциях просто и понятно;
– сделать решение удобным, интерактивным, вовлекающим, интересным и красивым.
В результате рабочая группа сотрудников ОМК создала Гид по компетенциям – несколько интерактивных страниц, минисайт в составе корпоративного портала. Реализация проекта включала несколько этапов:
1. Ревизия контента
2. Составление структуры гида
3. Создание «бонусов»
4. Реализация базы в web
5. Тестовый запуск
6. Дизайн гида
7. Информирование всех сотрудников
Получилась интерактивная модель компетенций: есть множество кликабельных элементов, переходы, подсказки, комментарии. Страницы гида – лонгриды разного объема. На пересечении категорий сотрудников стоят точки, которые меняют цвет в зависимости от оценки по компетенции (интуитивно понятные зеленый/желтый/красный): при наведении курсора на точку появляются подсказки, а для помощи в развитии некоторых компетенций создан чат-бот. Также из гида можно перейти к книгам или ссылкам на видеозаписи.
✔️ Результаты
– Снизилось количество типовых вопросов. Любой HR может сам проконсультировать сотрудника или направить его на Гид по компетенциям. Гид актуализируется вслед за изменениями в компании.
– Повысилось качество ИПР. Гидом пользуются руководители, чтобы помочь своим подчиненным.
– Гид связан с карьерным планированием и помогает в переходе от должности к должности.
– Разные роли – разные запросы – один ответ. Гид помогает HR-партнёрам работать с вверенными им подразделениями.
А главное – уже есть положительная обратная связь от сотрудников ОМК. Гид меняется, живёт и помогает.
Смотреть вебинар или читать кейс полностью
Гид по компетенциям. Кейс Объединенной металлургической компании
В «Объединенной металлургической компании» решили задачу глобального информирования сотрудников о компетенциях, создав Гид по компетенциям. Весь путь идеи до внедрения в компании прошли своими силами.
Задача: проинформировать всех сотрудников о модели компетенций с помощью разработки и внедрения Гида по компетенциям.
В ОМК и прежде существовали учебные материалы по компетенциям и два электронных курса, но их эффективность была недостаточной, поскольку:
– контент о развитии компетенций был недостаточно хорошо организован и структурирован;
– не все в компании знали о модели компетенций и ее особенностях в принципе;
– не все сотрудники пользовались возможностями для дополнительного развития и составления ИПР из-за неосведомленности.
При разработке проекта в ОМК опирались на следующие требования:
– использовать действующую платформу Websoft HCM;
– обеспечить сотрудникам доступ к развитию компетенций в любое время;
– отвечать на все вопросы о компетенциях просто и понятно;
– сделать решение удобным, интерактивным, вовлекающим, интересным и красивым.
В результате рабочая группа сотрудников ОМК создала Гид по компетенциям – несколько интерактивных страниц, минисайт в составе корпоративного портала. Реализация проекта включала несколько этапов:
1. Ревизия контента
2. Составление структуры гида
3. Создание «бонусов»
4. Реализация базы в web
5. Тестовый запуск
6. Дизайн гида
7. Информирование всех сотрудников
Получилась интерактивная модель компетенций: есть множество кликабельных элементов, переходы, подсказки, комментарии. Страницы гида – лонгриды разного объема. На пересечении категорий сотрудников стоят точки, которые меняют цвет в зависимости от оценки по компетенции (интуитивно понятные зеленый/желтый/красный): при наведении курсора на точку появляются подсказки, а для помощи в развитии некоторых компетенций создан чат-бот. Также из гида можно перейти к книгам или ссылкам на видеозаписи.
– Снизилось количество типовых вопросов. Любой HR может сам проконсультировать сотрудника или направить его на Гид по компетенциям. Гид актуализируется вслед за изменениями в компании.
– Повысилось качество ИПР. Гидом пользуются руководители, чтобы помочь своим подчиненным.
– Гид связан с карьерным планированием и помогает в переходе от должности к должности.
– Разные роли – разные запросы – один ответ. Гид помогает HR-партнёрам работать с вверенными им подразделениями.
А главное – уже есть положительная обратная связь от сотрудников ОМК. Гид меняется, живёт и помогает.
Смотреть вебинар или читать кейс полностью
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
#Websoft_кейс
Дашборд для руководителей: кейс банка «Открытие»
Наши коллеги из Корпоративного университета банка «Открытие» недавно рассказали нам, как разработали и внедрили дашборд для руководителей по обучению и адаптации сотрудников. До этого времени специалисты с трудом справлялись с потоком запросов на отчётность, подготовка отнимала 24 часа (!) в неделю, и получать отчеты в режиме реального времени, конечно, было невозможно.
Задачи проекта: оптимизировать ресурсы HR на подготовку отчётов, сделать универсальный и удобный инструмент информирования и контроля обучения и адаптации сотрудников.
⭐️ Решение
Специалисты группы дистанционного обучения решили настроить импорт данных из Websoft HCM на портал IT Analytics на базе Power BI и создать наглядный дашборд для руководителей. Они изучили рынок, создали макет желаемого дашборда, составили список наиболее частых запросов и собрали пожелания бизнес-заказчиков.
✔️ Результаты
— Дашборд позволяет получить аналитические данные по дистанционному обучению, вебинарам и тренинга, тестированию, адаптации, а также информацию по обучающимся.
— Отпала необходимость вручную получать и обрабатывать заявки, формировать, выгружать и рассылать отчёты. Дашборд доступен в режиме 24/7.
— Количество отчетов сократилось в пять раз, время на подготовку теперь — лишь 2 часа в неделю.
ℹ️ Как именно коллегам из «Открытия» удалось упростить работу с отчетностью – читайте в подробном материале в нашем блоге. А если вам больше нравится видеоформат – смотрите запись вебинара.
Если перед вами также стоит задача аналитики обучения – узнайте о возможностях Центра аналитики Websoft HCM.
Дашборд для руководителей: кейс банка «Открытие»
Наши коллеги из Корпоративного университета банка «Открытие» недавно рассказали нам, как разработали и внедрили дашборд для руководителей по обучению и адаптации сотрудников. До этого времени специалисты с трудом справлялись с потоком запросов на отчётность, подготовка отнимала 24 часа (!) в неделю, и получать отчеты в режиме реального времени, конечно, было невозможно.
Задачи проекта: оптимизировать ресурсы HR на подготовку отчётов, сделать универсальный и удобный инструмент информирования и контроля обучения и адаптации сотрудников.
Специалисты группы дистанционного обучения решили настроить импорт данных из Websoft HCM на портал IT Analytics на базе Power BI и создать наглядный дашборд для руководителей. Они изучили рынок, создали макет желаемого дашборда, составили список наиболее частых запросов и собрали пожелания бизнес-заказчиков.
— Дашборд позволяет получить аналитические данные по дистанционному обучению, вебинарам и тренинга, тестированию, адаптации, а также информацию по обучающимся.
— Отпала необходимость вручную получать и обрабатывать заявки, формировать, выгружать и рассылать отчёты. Дашборд доступен в режиме 24/7.
— Количество отчетов сократилось в пять раз, время на подготовку теперь — лишь 2 часа в неделю.
Если перед вами также стоит задача аналитики обучения – узнайте о возможностях Центра аналитики Websoft HCM.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
#Websoft_кейс
🔥 Гибкая среда для непрерывного обучения:
кейс «Росбанка»
В «Росбанке» с помощью Websoft HCM провели глобальную трансформацию корпоративного портала, чтобы сотрудники непрерывно учились, делились знаниями, достигали своих и стратегических целей.
Задача проекта: превратить портал в полноценную систему обучения для работников.
⭐️ Решение
MVP запустили в 2021 году: на Портале разместили электронные курсы, тесты, внешние видео и статьи, ссылки на книги. По итогам пилота и исследования пользовательского опыта Портал стали развивать дальше: внедрили новые проекты обучения и кастомные инструменты, спроектировали новый интерфейс и провели полный редизайн системы обучения.
✔️ Результаты
— Время выхода продуктов обучения к пользователям сокращено с 1 месяца до 2 недель
— 62% сотрудников прошли обучение на портале на конец 2022 года (прирост за год — 41%)
— 92% сотрудников прошли обучение по выбору (против 72% в 2021 году)
— Уровень удовлетворенности внутренних клиентов вырос до 9,3 из 10 (8,4 в 2021 году)
— Экономия бюджета
⚡️ Подробности читайте в материале в нашем блоге. А если вам больше нравится смотреть видео — вот ссылка на вебинар.
кейс «Росбанка»
В «Росбанке» с помощью Websoft HCM провели глобальную трансформацию корпоративного портала, чтобы сотрудники непрерывно учились, делились знаниями, достигали своих и стратегических целей.
Задача проекта: превратить портал в полноценную систему обучения для работников.
MVP запустили в 2021 году: на Портале разместили электронные курсы, тесты, внешние видео и статьи, ссылки на книги. По итогам пилота и исследования пользовательского опыта Портал стали развивать дальше: внедрили новые проекты обучения и кастомные инструменты, спроектировали новый интерфейс и провели полный редизайн системы обучения.
— Время выхода продуктов обучения к пользователям сокращено с 1 месяца до 2 недель
— 62% сотрудников прошли обучение на портале на конец 2022 года (прирост за год — 41%)
— 92% сотрудников прошли обучение по выбору (против 72% в 2021 году)
— Уровень удовлетворенности внутренних клиентов вырос до 9,3 из 10 (8,4 в 2021 году)
— Экономия бюджета
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
#Websoft_кейс
🖥 Портал позитивной обратной связи: кейс «Газпромбанка»
В 2020 году в «Газпромбанке» запустили программу трансформации управления человеческим капиталом с фокусом на развитие культуры обратной связи. Коллеги из «Газпромбанка» и «Глобэкс АйТи» (партнер-интегратор Websoft) показывают, как обмен положительными мнениями помогает развивать ценности компании.
Задача проекта: дать сотрудникам возможность соприкоснуться с ценностями и понять, как они проявляются на практике.
⭐️ Решение
Интерактивным инструментом программы стал портал позитивной обратной связи «ГПБлайк», созданный на базе Websoft HCM. На странице пользователя кроме персональных данных отображается количество друзей, ГПБкоинов и очков опыта, а также место в рейтинге.
Кроме того, там есть три панели: «Отправка лайков», «Доска наград» и «Полученные лайки». В форме отправки можно выбрать лайк:
— За ценности банка
— Фановый — для поднятия настроения
— Поздравительный — к праздникам и дням рождения
— Лайки от руководителя для награждения или передачи подчинённым
Сотрудники могут получать подарочные лайки за выполнение актуальных для банка заданий.
✔️ Результаты за 2023 год
— В обмен лайками включились порядка 16 000 сотрудников — это 71 % от общей численности компании!
— Было отправлено более миллиона лайков! Из них 91% — именно за ценности.
— NPS 74 %.
🔗 Подробности читайте в нашем блоге
В 2020 году в «Газпромбанке» запустили программу трансформации управления человеческим капиталом с фокусом на развитие культуры обратной связи. Коллеги из «Газпромбанка» и «Глобэкс АйТи» (партнер-интегратор Websoft) показывают, как обмен положительными мнениями помогает развивать ценности компании.
Задача проекта: дать сотрудникам возможность соприкоснуться с ценностями и понять, как они проявляются на практике.
Интерактивным инструментом программы стал портал позитивной обратной связи «ГПБлайк», созданный на базе Websoft HCM. На странице пользователя кроме персональных данных отображается количество друзей, ГПБкоинов и очков опыта, а также место в рейтинге.
Кроме того, там есть три панели: «Отправка лайков», «Доска наград» и «Полученные лайки». В форме отправки можно выбрать лайк:
— За ценности банка
— Фановый — для поднятия настроения
— Поздравительный — к праздникам и дням рождения
— Лайки от руководителя для награждения или передачи подчинённым
Сотрудники могут получать подарочные лайки за выполнение актуальных для банка заданий.
— В обмен лайками включились порядка 16 000 сотрудников — это 71 % от общей численности компании!
— Было отправлено более миллиона лайков! Из них 91% — именно за ценности.
— NPS 74 %.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM