Вернемся к методам поиска и анализа проблем? Разберем еще один отличный инструмент.

Диаграмма Ишикавы: как «рыбья кость» помогает разобраться в проблеме

Иногда за очевидной проблемой скрывается целая сеть причин. Чтобы их увидеть и упорядочить, используют диаграмму Ишикавы — инструмент, придуманный японским профессором Каору Ишикавой. За форму её ещё называют «рыбья кость».

Суть метода довольно проста для понимания и реализации

🔹 В «голове» нашей «рыбы» располагается формулировка проблемы
🔹 От «позвоночника» отходят крупные категории возможных причин (например, люди, менеджмент, инструменты и материалы, процесс, внешняя среда)
🔹 От каждой «косточки» — более мелкие причины, которые выявляются с помощью вопросов «Почему?» и «Как это произошло?»

К каждой найденной причине добавляй уточнение, снова задавая вопрос «Почему это произошло?». Повтори этот шаг 5 и более раз (вспоминаем метод «5 почему») — и доберёшься до корня проблемы.

❗️Важно не путать причины с частями неисправного объекта («вилка», «выключатель») или с готовыми решениями («замена кабеля»). Сначала определяют реальные факторы, а уже потом думают, что с ними делать.

Плюсы метода

🔹Помогает увидеть, каких данных не хватает для анализа
🔹Наглядно показывает взаимосвязи между причиной и следствием
🔹Позволяет выделить ключевые факторы, влияющие на проблему
🔹Прост в применении и не требует длительного обучения

Прилагаем небольшую пошаговую инструкцию, как построить диаграмму Ишикавы. Можно скачать здесь. И пример самой диаграммы — на картинке.

Сегодня много говорят о применении искусственного интеллекта в промышленности и бизнесе. Чаще всего обсуждаются сложные решения, требующие значительных ресурсов и команд специалистов. Но есть и инструменты ИИ, доступные каждому менеджеру уже сейчас — без серьёзных затрат и привлечения узких экспертов. Давайте разберём их.

🔵Автосуммаризатор / ассистент (ChatGPT и аналоги)

Что делает: помогает превращать длинные протоколы, отчёты и заметки в краткие задачи, регламенты или короткие списки действий.
Пример: есть запись совещания → вставляете текст в чат-ассистент → получаете список action-пунктов и назначаете ответственных.
Как начать: возьмите последние 1–2 встречи, вставьте стенограмму/заметки и попросите: «Сделай список задач с дедлайнами».

🔵Автоматическая расшифровка встреч (Otter.аi и аналоги)

Что делает: автоматически транскрибирует онлайн-встречи и формирует заметки/action-items.
Пример: подключаете Otter к календарю — сервис делает стенограмму и помечает решения и задачи. Эти материалы можно доработать через чат-ассистента.
Как начать: начните с бесплатного плана, синхронизируйте календарь и протестируйте на одной регулярной встрече.

🔵Простая автоматизация (Zapier / Make / Power Automate)

Что делает: связывает приложения (почта, таблицы, мессенджеры) без программирования — например, «если пришло письмо → создай задачу в трекере».
Пример: каждое письмо с пометкой «инцидент» автоматически создаёт карточку в Trello/Asana и уведомляет ответственного.
Как начать: соберите один сценарий: входящая почта → строка в Google Sheets → уведомление в Slack.

🔵RPA для рутинных операций (Power Automate Desktop / UiPath StudioX)

Что делает: автоматизирует повторяющиеся ручные действия на ПК — например, копирование данных из отчёта в ERP или формирование стандартных выгрузок.
Пример: менеджер тратит час в неделю на перенос данных — робот делает это по расписанию, человек проверяет результат.
Как начать: попробуйте встроенные шаблоны «для бизнеса» и автоматизируйте одну простую задачу (например, экспорт отчёта → форматирование → отправка).

🔵База знаний с ИИ-помощником (Notion + Notion AI и аналоги)

Что делает: собирает процедуры, инструкции и результаты кайдзен-сессий в одном месте, генерирует из документов краткие инструкции и чек-листы.
Пример: загрузили отчёты и фото с ротации линии → Notion AI сделал одностраничный SOP «как настроить ячейку».
Как начать: создайте рабочее пространство, загрузите 2–3 документа (отчёт, фото, чек-лист) и попросите ИИ «Сделай краткий SOP».

Что ещё важно
🔹 Сначала упростите процесс, потом автоматизируйте. Иначе закрепите ошибки.
🔹 Контроль и люди важнее технологий. ИИ сокращает рутину, но решения и ответственность остаются за командой.
🔹 Начинайте с пилотов и обязательно измеряйте эффект (время, ошибки, lead time).

Поделитесь, пожалуйста, собственным опытом. Какие инструменты ИИ используете в работе? Что нравится, а что — нет? 💬

3 промпта для ИИ, которые помогают расставить приоритеты и эффективно управлять своим временем

Хотим поделиться с вами промптами для ChatGPT, которые используем сами в работе и в жизни для приоретизации задач, оценки идей и управления временем. Будем рады, если и вы поделитесь любимыми промптами в комментариях!

🔷 Проверка идей («кофаундер»)
Бывает, что идея выглядит привлекательной, однако необходим взгляд со стороны и взвешенная оценка рисков. Это помогает сократить время на поиск информации, может заменить консультацию со специалистом и принять решение об отказе от идеи ещё до вложения ресурсов.

Я рассматриваю идею:
[опишите подробно саму идею с указанием страны, города, отрасли]. Твоя роль — кофаундер, который скептически оценивает её.

1. Проанализируй по блокам: риски, слабые места, барьеры.
2. Предложи альтернативы — как реализовать проще, дешевле или быстрее.
3. Укажи первый шаг для проверки гипотезы (MVP, тест спроса).

Формат: таблица «Риски / Альтернативы / Первый шаг» + текстом слабые места и барьеры.

🔷 Приоритизация задач
Когда задач слишком много и сложно понять, какие из них требуют первоочередного внимания.

У меня есть список задач, и я хочу понять, какие из них действительно приоритетные. Вот список: [укажите свой список задач подробно, с дедлайнами].

1. Раздели их по матрице Эйзенхауэра на 4 категории: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные.
2.Для каждой категории предложи, как лучше действовать и в какие сроки.

Формат: таблица со списком задач, сроками и этапами их выполнения с учетом дедлайнов и приоритетности.

🔷Баланс продуктивности и отдыха
Для тех, кому сложно найти место для отдыха и хобби в повседневной занятости: дел слишком много, но и энергии становится всё меньше.

Мои обязательства и активности: [подробно опишите, какие у вас есть дела и в какие часы].

Например: работаю 5 дней в неделю с 9 до 18, есть перерыв на обед с 13 до 14.
По вторникам и четвергам нужно отвезти ребенка на дополнительные занятия, подождать и привезти домой (с 19 до 21). Хочу заниматься спортом 2 раза в неделю, хочу иметь по крайней мере 4 часа в неделю на чтение. Необходимо вписать хотя бы несколько часов в неделю на обучение.

1. Построй недельный план с почасовой детализацией, с балансом работы, отдыха и личных дел.
2. Если задач и целей много — предложи оптимизацию (сократить, объединить, упростить).
3. Если нужно, задай мне дополнительные вопросы.
4. Добавь рекомендации, как встроить непредвиденные дела.

Формат: таблица «день недели → задачи, расписанные по времени» + пояснения текстом.

По нашему опыту, не стоит ожидать, что ИИ сразу выдаст идеальный результат. Проверьте его, попросите подкорректировать то, что вам не подходит. Если какие-то идеи выглядят сомнительными, попросите их объяснить.

Пожалуйста, расскажите про свой опыт управления временем и проектами с помощью ИИ ✍️
Давайте делиться полезными идеями! 😊