Всем привет, я пригласила сюда своих друзей и людей с кем меня сталкивала жизнь.

Рада всех приветствовать на канале "Каждый день, новое для развития". Есть очень много знаний, опыта практики и желание поделиться. Я приглашаю в канал, много разных людей которые как я считаю полезны нам всем и имеют реальный опыт и могут с нами разделить свои навыки.
Буду рада интерективности в общении!
Всегда Ваша и с Вами Евгения Фрэж.
+79854455331
@EvgeniaFreij

Наша первая тема "TIME MANAGEMENT "

Тема важна, как никогда в наше время, которое несётся не по дням, а по секундам... попробуем жить в моменте и получать от жизни все

Как все успеть ?
Time management
Наш опрос:

Сейчас я опишу вам несколько проблем из жизни руководителя. Если вы сталкивались с такой проблемой пишете 1-да
Если проблема вас не коснулась, проехали.

Все пункты будут пронумерованы для удобства обратной связи.

Если есть комментарий или вопрос по любому из этих утверждений – пишите в @evgeniafreij или на +79854455331 , вы пишите номер проблемы и далее комментарий


1. Вы чувствуете, что большую часть времени на работе занимаетесь задачами, которые не вызывают у вас интереса и не приносят пользу ни вам, ни компании.

2. Вы вынуждены постоянно задерживаться в офисе после окончания рабочего дня и регулярно бываете на рабочем месте даже в свои выходные.

3. Вы планируете свой рабочий день, но каждый раз этот план нарушается или не выполняется из-за различных форс-мажоров и внезапно возникающих мелких задач.

4. Вам кажется, что ваши подчиненные плюют на правила и работают так, как хотят, а не так, как нужно вам.

5. Ваши сотрудники или коллеги регулярно срывают сроки выполнения задач и вы получаете от них не тот результат, которого ожидаете. Из-за этого вы регулярно доделываете или переделываете за них работу.

6. Вы регулярно штрафуете своих подчиненных.

7. Вам каждую минуту звонят ваши коллеги с различными вопросами, на которые, как правило, могут ответить и сами. Или не звонят, а просто все время заходят к вам в кабинет, не давая сосредоточиться на своей работе.

8. Вы вынуждены откладывать важные и интересные задачи, т.к. погрязли в «текучке».

10. Вы не можете поручить задачи вашим сотрудникам, т.к. они все время жалуются на свою занятость и загруженность.

Что объединяет все эти ситуации?

Все они приводят к тому, что руководитель перестает успевать выполнять свою работу и начинает заниматься исключительно разгребанием различных проблем, которых становится все больше и больше.

А теперь вопрос.

Если вам знакома какая-либо из описанных ситуаций, то пишите номер ситуации и расскажите, получилось ли у вас решить эту проблему? Если да, то какие способы вы использовали? А если вашей проблемы нет в списке, то напишите о том, что мешает планировать вам.


А вот еще один вопрос к вам.

Как вы думаете, в чем причина появления у руководителей всех этих проблем, которые я описала выше?


Знаете, откуда я взяла столько ситуаций, которые описала выше?

К сожалению для меня и к счастью для вас - почти все они – из моей практики кручинга и управленца.

Почему для вас это хорошо? Да, потому что мне понадобилось огромное количество времени, чтобы эти проблемы собрать, разделить и прописать, а вы теперь сможете научиться на тех методиках, которые отработаны опытом вырабатывались долгое время и которые теперь позволяют мне, помимо основной работы, вести еще 5 параллельных проектов, а еще минимум 4 часов в неделю заниматься английским и успевать проводить время с друзьями и семьей.

Все ваши ответы правильны, что вы прислали, на мой whatsapp или в инстаграме.
Но давайте поднимемся и посмотрим на общую картину.

Если посмотреть глобально, то, по моему убеждению, большая часть перечисленных проблем возникают из-за заблуждений. Из-за ваших заблуждений, дорогие руководители.

Вот вам 5 основных заблуждений (с разъяснениями), которые были составленны в свое время и от которых , к счастью, легко можно избавиться.

1. Зачем мне составлять план работы на день – он все равно нарушится.

Работа по принципу «Если не делать план, то он не будет нарушаться» - это, конечно, хороший принцип, но без плана вы точно не вылезете из текучки.

⚡️Планировать необходимо!

2. Мои сотрудники срывают сроки и не выполняют задачи из-за того, что плохо работают.

Нет. Не угадали. Это потому что вы им недостаточно качественно поручаете задачи. Простите, но причину возникновения любых проблем вам лучше начинать искать не в сотрудниках, а в себе. Многие управленцы почему-то уверены в своей «идеальности» и поэтому не считают нужным меня себя и свои подходы к управлению. А начинать нужно именно с этого.

🌟Есть классное выражение – «нет плохих солдат – есть плохие генералы.»

3. Мне проще сделать работу самому, чем кому-то ее поручить. Да еще и потрачу время на объяснения. Сейчас не до объяснений. Работать надо!

Снова нет.
Простая математика: допустим, формирование какого-то отчета занимает у вас полчаса в месяц. Если вы решите передать эту задачу подчиненному, то потратите на это два часа. Если вам кажется, что это слишком много времени, то взгляните с другой стороны – вы потратите два часа. Это четыре месяца по полчаса.
А, начиная с пятого месяца, вы высвободите себе полчаса рабочего времени в каждом последующем месяце.

☝️Главный момент в том, что задачу надо правильно описать и правильно передать вашему подчиненному.
А это один из самых сложных процессов. Но об этом мы поговорим чуть позже.

4. У меня очень много срочных дел – нет смысла сейчас браться за эту большую задачу. Сделаю ее после окончания рабочего дня или в свой выходной – чтобы никто не мешал.

🙈Такими темпами у вас выходных дней вообще не останется. А эти дни нужны вам, чтобы отдыхать. Иначе недалеко до профессионального выгорания. А важные задачи на то и важные, чтобы вы, как руководители, именно на них и концентрировались.

5. Если оштрафую сотрудника, то он больше не будет косячить или срывать сроки.

🐡Это прямо классика! Штрафы не работают, к большому сожалению. Они лишь демотивируют сотрудников. Или даже по-другому. Сотрудник знает, что стоимость конкретно нарушения для него составляет, к примеру, 500 рублей. От штрафов еще никто не начинал работать идеально.

Ну еще одно финальное заблуждение, в качестве бонуса. «Наступит день, когда я смогу выполнять все запланированные задачи и больше не будет форс-мажоров.»

👌Поздравляю вас – вы оптимист.
Но, боюсь, я вас расстрою. Такой день не наступит. Наличие внезапных проблем и трудностей – это нормально. Вам просто необходимо научиться с ними работать и не впадать в панику каждый раз, когда что-то идет не по плану.

Еще один лайфхак

Этот комментарий можно отнести к пункту 2.
Одной из причин нарушения сроков и плохого качества выполнения задач является непонимание цели, т.е. сотрудники банально зачастую не понимают, для чего они делают ту или иную работу. А руководители не считают нужным им это объяснять.
Из-за этого на стадии внедрения погибло уже много хороших идей.

Объясните сотруднику смысл задачи или нововведения. А еще лучше - возьмите его в союзники и привлеките к разработке новшеств. Вы удивитесь результатам - я уверяю!

Внедрение изменений - это отдельная большая тема. Не стесняйтесь привлекать подчиненных к разработке. Пусть высказывают идеи и предлагают решения. Тогда они себя будут чувствовать ответственными за результат. И пойдёт процесс

Всем привет!

Немного практики и опять теория,

Когда вы сейчас будете писать задачи, пишите то что у вас реально есть:

Возьмите листок бумаги (или откройте заметки в телефоне) и напишите ваши 2-3 важные и большие (иногда их называют стратегическими) рабочие задачи, которые, по вашему мнению, точно принесут вам пользу или результат (может, не сразу, а через несколько недель/месяцев), но на которые у вас не хватает времени из-за текучки и постоянных форс-мажоров.

Если написали мини-список, то посмотрите на эти задачи. Именно они двинут вперед вас, ваш отдел и вашу компанию. Именно на них вам нужно сконцентрироваться.

Так почему же вы занимаетесь чем-то другим? И как, по-вашему, можно изменить эту ситуацию?

Я, собственно, сама некоторое время назад смотрела на такой же список важных и интересных задач, которые никак не могу начать.

Сейчас поделюсь простыми инструментами и правилами, которыми пользуюсь я. Эти задачи помогут вам спланировать свою работу и, избавившись, наконец, от перегруза, сосредоточиться на важных задачах.

Правило 1
Если чувствуете, что перегружены текучкой – сделайте фотографию рабочего дня.
Что такое «фотография рабочего дня»?

Это файл, в котором фиксируются абсолютно все рабочие действия, которые вы выполняете в течение рабочего дня. А вы потом можете проанализировать этот документ и увидеть, чем вы на самом деле загружены. Уверена, результаты вас удивят.

Использовать инструмент очень просто. С утра включаете компьютер и открываете данный файл. А потом записываете туда все дела, которыми занимаетесь.

Первый вопрос – кто заполняет этот документ в течение рабочего дня? Ответ: Вы самостоятельно заполняете.

Второй вопрос - Какие действия нужно фиксировать в фотографии рабочего дня? Все, которые связаны с работой. Перекуры и походы в санузел фиксировать не надо. Ниже я размещу пример заполнения этого документа, который выполнил один из моих подчиненных.

Фото на почте

Третий вопрос. Как долго нужно вести данный документ?

Как правило, не более 5-7 рабочих дней. Но иногда хватает и одного-двух дней, чтобы выявить проблемные моменты или лишние задачи.

Этот документ всегда дает наглядную картину тех задач, которыми вы занимаетесь течение дня.

Правило 2
Составляйте план задач на день. Это правило, думаю, всем известно. Но что делать, если планы регулярно нарушаются.

У меня есть дополнение: Каждый день должна быть решена хотя бы одна задача, но самая главная!

Поэтому начните с выделения одной главной задачи. Когда будете успевать выполнять хотя бы ее - уже будете чувствовать себя гораздо эффективнее! Я проверила на себе.

Дам еще один полезнейший инструмент в качестве бонуса – шаблон плана работ для руководителя, в котором можно спланировать работу подчиненных.

Правило 3
Мыслите категориями результата.

Планируя себе какие либо задачи, опишите четко, что вы хотите получить в итоге.

И еще – неважно, сколько времени заняло выполнение задачи. Важно – какой эффект и пользу для вас и для компании принесла эта задача. Это означает, что если вы три дня делали какой-то отчет, который в итоге не дал вам никакой полезной информации, то это означает, что вы три дня не приносили компании пользу.

Правило 4
Обучайте своих сотрудников и объясняйте им, как нужно правильно работать.

Приведу вам мой любимый пример. Если вы бывали на детской площадке, то наверняка видели, как родители детям говорят «этого не делай», «туда не ходи», «ту штуку не трогай».

А задумывались ли вы о том, знает ли ребенок, что ему МОЖНО делать? Согласитесь, детям сначала нужно рассказывает, что нужно делать и куда можно ходить. И только потом что-то запрещать. То же самое и с подчиненными. Научите сотрудников, как правильно работать.

То, что очевидно для вас – неочевидно для ваших подчиненных.

И, наконец,
Главное правило руководителя ДЕЛЕГИРУЙТЕ!

Время – это очень ограниченный ресурс. И вы не можете увеличить этот ресурс. Но вы можете распорядиться им с умом и перераспределить в свою пользу.

А теперь вопрос к вам – какие из правил и инструментов вам показались наиболее полезными? Какими воспользуетесь?

─5 пoтpяcaющих coвeтoв oт вeликoгo opaтopa и пcихoлoгa, Дeйлa Κapнeги:

1. Εcли Βы хoтитe нaйти cчacтьe, пepecтaньтe думaть o блaгoдapнocти и нeблaгoдapнocти и пpeдaвaйтecь внутpeннeй paдocти, кoтopую пpинocит caмa caмooтдaчa.

2. Ηикoгдa нe пытaйтecь cвecти cчeты c вaшими вpaгaми, пoтoму чтo этим Βы пpинeceтe ceбe гopaздo бoльшe вpeдa, чeм им.

3. Πocтупaйтe кaк гeнepaл Эйзeнхaуэp: никoгдa нe думaйтe ни минуты o людях, кoтopыe Βaм нeпpиятны.

4. Ηe кpитикуйтe, нe ocуждaйтe, нe жaлуйтecь.

5. Πoмнитe, чтo Βaш coбeceдник мoжeт быть пoлнocтью нe пpaв. Ηo oн тaк нe думaeт. Ηe ocуждaйтe eгo.

Раз у нас тут мы сейчас говорим о планировании и тайм-менеджменте, то давайте сделаем его интерактивным.

Вот, как я себе представляю интерактив:
1. Я делюсь с вами своим опытом и опытом коллег, а вы высказываете свои мнения или задаете вопросы. Самые интересные мнения я буду публиковать, а на самые интересные вопросы буду отвечать.
2. Вы присылаете мне понравившуюся статью или информацию о планировании, а я ее разбираю и даю свои комментарии.

Кстати, я реально решилa поспрашивать у своих коллег и друзей о том, как они планируют свое рабочее время и какие принципы тайм-менеджмента используют в работе. Так что тут даже мини-интервью будут (но это пока не точно).

Для начала дискуссии прикрепляю к этому посту картинку с двенадцатью правилами эффективного тайм-менджмента. Эту картинку я взялa с сайта, который первым вываливается, если в яндексе вбить слово «тайм-менеджмент».

​​Разбор двенадцати правил тайм-менеджмента, найденных в интернете.

Если вы погуглите, то найдете в интернете сотни подобных картинок с различными правилами и лайфхаками тайм-менеджмента. Естественно, не все они (мягко говоря), содержат хоть какую-то практическую пользу.

Поэтому я, как и обещалa, пройдусь по всем пунктам и попробую найти там хоть что-нибудь полезное для вас. Сегодня разберу первые четыре пункта.

1. Планируй не более 10 дел. Непонятно, откуда взялась эта цифра. Почему, например, не семь или пятнадцать? Цифра явно взята с потолка, поэтому не стоит к ней привязываться. Из этого правила я бы оставилa только слово «Планируй». Если вы только начинаете осваивать тайм-менеджмент, то начните планировать с одной задачи в день. Главное - выполните ее. Это не так просто, как кажется.
2. 20% дел дают 80% результата. Это очень известный и полезный принцип Парето. В маркетинге и торговле этот принцип наиболее известен по такой формулировке — 80% прибыли приходится на 20% клиентов. При этом 80% продаж приходится на 20% продуктов. Этот принцип я давно уже применяю при планировании задач и вам рекомендую.
3. Выделяй важные дела. Это, конечно, не очень четкая формулировка. Важность задачи - это не единственный критерий, по которому нужно расставлять приоритеты своим задачам. Еще есть срочность и значимость.
4. Проверяй актуальность задач. Это правило я советую использовать для тех дел, с выполнением которых вы сильно затянули. Не бросайтесь выполнять задачу, если сроки истекли. Возможно, это уже никому не нужно.

Если такой формат разборов интересен, пишите отзывы

​​Продолжаем разбирать правила тайм-менеджмента, найденные на просторах интернета. На очереди еще четыре пункта.

5. Носи с собой список задач. Самый простой способ всегда иметь при себе список задач встроен в каждый телефон. Это приложение «заметки». В заметки я записываю личные дела, а для планирования задач или встреч, связанных с работой, я пользуюсь мобильной версией Bitrix24. Этой платформой мы уже давно пользуемся в компании. О самых распространенных CRM (Bitrix24 и AMO) и приложениях для планирования (типа Trello) я напишу отдельную серию постов.
6. Учитывай свои биоритмы. Я, например, в утреннее время не очень хорошо (мягко говоря) справляюсь с задачами, требующими серьезной умственной активности. Поэтому подобные дела я обычно планирую на вторую половину дня, а с утра занимаюсь несложной «текучкой».
7. Попроси друга о помощи. Это правило больше касается каких-то личных дел. С рабочими вопросами лучше обращаться к коллегам. Мне кажется, что это правило здесь оказалось случайно. Если у вас есть идеи о том, что хотел сказать автор этой формулировкой, пишите @EvgeniaFreij
8. Быстровыполнимые задачи делай сразу. В качестве примера, я приведу ситуацию, не связанную с работой, но знакомую, как мне кажется, очень многим. Если вы проезжаете мимо заправки и думаете: «надо бы заправиться», то сразу заезжайте и заправляйтесь - не откладывайте. Потому что в следующий раз, с вероятностью в 99% (не знаю, как у вас, а у меня именно так), вам напомнит об этом горящая лампочка, предвещающая скорый бензиновый коллапс. Всё это гарантированно произойдет в самый неподходящий момент и вынудит вас отложить все дела, чтобы в панике прокладывать маршрут к ближайшей заправке.

В следующем посте пройдусь по оставшимся пунктам

Сегодня разберем оставшиеся четыре правила тайм-менеджмента на предмет наличия хоть какой-нибудь практической пользы.

9. Мотивируй себя. Это, конечно, банальное правило. Но если вы не научитесь себя самостоятельно приводить в боевое состояние, то обречены на вечное ожидание пинка, которого может не быть. Это, кстати, называется «внешняя референция». Совсем скоро выйдет наш новый тренинг по мотивации и там я подробно расскажу обо всех видах референции и о многом другом.
У этого правила есть и вторая сторона, которая касается поощрения самого себя за свои же заслуги. Не стесняйтесь себя хвалить и делать себе подарки за крутые достижения.

10. Не создавай множество списков. Я имею привычку записывать свои задачи на маленьких листочках и класть их на рабочем столе. А эти листочки, конечно же, имеют свойство бесследно исчезать. Поэтому я недавно купила себе ежедневник и теперь буквально заставляю себя записывать задачи туда. Ну а когда под рукой не оказывается ручки, спасает приложение «заметки» в телефоне. В общем, официально заявляю, что два списка - это, конечно, уже не один, но еще и не множество.

11. Выполняй все задачи. Как? Ну так, об этом и весь наш курс Time management.
12. Доводи дело до конца.
Создатели этой картинки, скорее всего, не рассчитывали, что хотя бы один человек дочитает список до конца, поэтому пункты 11 и 12 - это уже советы от Капитана Очевидность. Можно было бы в конце добавить (в качестве бонуса) поговорку типа «Семь раз отмерь, один раз отрежь». Уверен, что кроме нас с вами этого бы никто не заметил.

Итог разбора. Подобные картинки бесполезны чуть более, чем полностью. Я постаралaсь найти в этих правилах хоть что-нибудь применимое, поэтому из всех пунктов выделю 6, 8 и 9. Ну и, конечно, мощнейший пункт-призыв под номером 12.

Если вы вдруг наткнетесь на какую-то полезную информацию или у вас возникнет вопрос о тайм-менеджменте - обязательно пишите в @EvgeniaFreij будем разбираться в планировании вместе.

А я пошелa расспрашивать своих коллег и друзей о том, какими инструментами и приложениями для планирования они пользуются.