➡️ Договорный процесс — приоритетная область автоматизации документооборота

Деятельность любого бизнеса сопровождается оформлением договоров, количество которых исчисляется тысячами. Эта работа, с одной стороны, трудоемкая и рутинная, с другой — крайне ответственная.

Неудивительно, что именно договорной процесс большинство компаний автоматизируют в первую очередь: 77% участников нашего исследования отметили, что используют #СЭД на этом направлении. Внедрение автоматизированных систем не только экономит время сотрудников, но также ускоряет составление и согласование договоров, делает их движение прозрачным и контролируемым, минимизирует риски ошибок и нарушений, чреватых финансовыми последствиями.

Кроме того, более чем в половине компаний-респондентов автоматизированы и другие функциональные области:

🔵канцелярия (входящие и исходящие документы) — 63%
🔵хранение первичной документации — 59%
🔵кадровый электронный документооборот — 52%

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Сфера современного ИТ настолько широка, что может включать, кроме собственно технологий, элементы маркетинга, PR, продаж, ораторского искусства и даже педагогики с психологией. Все это соединяется в роли ИТ-евангелиста.

Гость нового выпуска “Пути в IT” — Дарья Тюльпа, IT-евангелист Топливного дивизиона Росатома и один из идеологов технологического евангелизма в России.

Когда-то, заглянув вглубь технологий, Дарья увлеклась самой идеей цифровизации — и теперь профессионально увлекает ею других.

🔵Как говорить о пользе новых инструментов с 23 тысячами человек?
🔵Почему точечные внедрения не работают?
🔵Зачем знать нейрохимию для успеха цифровизации?
🔵И как обойтись без материальной мотивации?

Если вы интересуетесь технологиями, участвуете в выстраивании цифровой бизнес-среды, а возможно, хотите стать ИТ-евангелистом в своей компании — после этого выпуска вы точно найдете, о чем подумать.

И, как всегда, ждем ваших комментариев!

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ Автоматизация — это дорого?

Первый вопрос, который возникает при обсуждении проекта автоматизации, — это его стоимость. Будь то потоковое сканирование, СЭД, RPA, BI или любой другой инструмент — внедрение требует дополнительных затрат, после оценки которых проект иногда и заканчивается, не начавшись. Насколько это логично?

Хорошие инструменты стоят денег, потому что дают лучший результат. Если вы любите свежевыжатый сок по утрам, то вряд ли давите апельсины руками, а для красивого газона на даче нужна газонокосилка, а не ножницы. Техника повышает качество повседневной жизни, технологии делают то же для бизнеса. Нельзя оценивать их лишь по расходам, не беря в расчет эффект от внедрения.

➡️ Попробуем посчитать рационально.

🔵Во-первых, будем оценивать не абсолютную величину затрат, а совокупную стоимость владения (ТСО). Она складывается из базовых капиталовложений и эксплуатационных, растянутых во времени.

Если решение в абсолютных цифрах оценено в 5 млн рублей и этот бюджет выглядит слишком большим для вашей компании, его стоит разложить на фактические затраты с учетом сроков. Например, вы платите 2 млн сразу, а остальная сумма разбита на платежи в течение двух лет — и это совсем другая финансовая нагрузка.

🔵Во-вторых, нужно включать в оценку не только расходы, но и эффект от внедрения.

➡️ Посчитаем, во сколько обходится реализация задачи, которую нужно автоматизировать?

Возьмем ручное поточное сканирование и распознавание документов: допустим, эту задачу выполняют четыре операциониста, которые обходятся компании в 3 млн рублей в год. Автоматизированная система стоит 5 млн на два года, обеспечивая этот же процесс. Тем самым вы получаете не лишние расходы, а экономию в 1 млн рублей за два года.

Вносим в расчет возможность масштабирования системы на другие задачи, типы документов или подразделения, и видим еще большую эффективность.

Сюда же — снижение вероятности ошибок, возникающих при обработке документов. Этот эффект сложно оценить в деньгах, но за основу можно взять условную цену ошибки. Если человек допускает 1 ошибку на 100 документов и каждая обходится в ХХ рублей, то с помощью автоматизации мы приближаем этот риск — и эти потери — к нулю.

Любая система автоматизации нацелена на сокращение операционных затрат при одновременном повышении производительности. Проще говоря, цифровой инструмент позволит обрабатывать больше сущностей за меньшие деньги.

При таком взгляде автоматизация превращается не в дорогой расход, а в инвестицию в рост эффективности бизнеса.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ При внедрении СЭД 61% компаний не используют метрики эффективности

Как компании оценивают эффективность проектов внедрения систем электронного документооборота? Ответы на этот вопрос, полученные в ходе нашего исследования, оказались неожиданными.

🟣Самая популярная метрика эффективности — длительность процесса. Ее применяли в своих проектах 20% опрошенных компаний.
🟣По 15% набрали такие показатели, как производительность и срок окупаемости.
🟣Однако большинство респондентов — 61% — сообщили, что не проводят оценку с помощью специфических метрик эффективности.

Исходя из этих данных, можно сделать вывод, что современные компании чаще всего воспринимают СЭД как базовый, безусловно необходимый инструмент, эффективность которого не требуется подтверждать дополнительными измерениями.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Новый выпуск подкаста «Пути в IT» о последних новостях и тенденциях в ИТ-сфере с экспертами и лидерами отрасли.

Гость выпуска – Ася Власова – необычный для ИТ-рынка человек: гуманитарий по образованию, она больше 20 лет работает в сложной технической отрасли и за эти годы стала стратегическим партнером для крупнейших ИТ-компаний.

🔵что сейчас происходит на рынке
🔵куда идет ИТ-отрасль
🔵как влияют санкции и разворот на новые рынки
🔵что делать CIO в условиях тотальной неопределенности
🔵зачем вам может пригодиться сильный личный бренд
и как привлекать таланты в команды – говорим с Асей Власовой, управляющим партнёром iTrend, коммуникационного агентства для ИТ-компаний.

Для слушателей подкаста собраны также интересные материалы:
✔️Исследование iTrend: зарплата для ИТ-специалистов — не решающий фактор при выборе работодателя
✔️Чек-лист для CIO от Аси «С чего начать развивать свой личный бренд»

➡️ Смотрите подкаст в удобном вам формате:
YOUTUBE
VK
RUTUBE

➡️ Аудиоверсия:
MAVE

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

4 октября itSMF России провела ITAMday 2024 — ежегодную независимую конференцию по управлению ИТ-активами.

Как и всегда, здесь собрались ведущие эксперты, чтобы
➡️ обсудить стоящие перед отраслью вызовы
➡️ увидеть новые тренды
➡️ наметить пути движения
и пообщаться с коллегами в профессиональной, но неформальной обстановке.

Являясь членом Ассоциации itSMF, Konica Minolta Russia не могла пропустить это событие. В трех секциях выступили более 30 спикеров из топ-компаний рынка. Главными темами докладов стали новые подходы, практики и инструменты в управлении ИТ-активами.

«ITAMday традиционно прошел на высоком уровне и позволил нам ознакомиться с последними достижениями в отрасли. ITSMF формирует новые стандарты качества оказания ИТ-услуг, консолидируя в методологии РИТМ усилия и опыт лучших отечественных специалистов», — считает Константин Курдюмов, руководитель группы внедрения и поддержки программных решений.

«Доклады выступающих дают как пищу для размышлений в области теории и методологии, так и реальные практические примеры успешных кейсов и лучших реализаций на базе конкретных продуктов», — отмечает Дмитрий Панкратов, ведущий специалист по внедрению и поддержке программных решений.

☑️ Возьмем пару дней на эти размышления и в следующий раз поделимся идеями и выводами наших экспертов по итогам конференции.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

На конференции RECS’2024, о которой мы недавно рассказывали, обсуждалось множество интересных тем.
Очень увлекательно прошла дискуссия «Искусственный интеллект в корпоративном управлении документами» – с участием бизнес-аналитика Konica Minolta Ольги Подолиной.

Применимы ли методики ИИ к работе с документами?
Мнения разделились. Прозвучало мнение, что точек пересечения нет. Нашему эксперту было что возразить. Ольга привела в пример удачные кейсы антикоррупционной экспертизы на базе ИИ, описала и другие перспективные возможности для нейросетевых технологий в сфере ЭДО. В частности, они могут быть полезны для задач по
🟢классификации документов,
🟢восстановлению истории работы с ними.
Увидеть связную цепочку вместо разрозненных документов бывает важно для принятия решений.

Еще один спорный вопрос – правовые особенности применения ИИ, не проработанные пока еще достаточно четко. Кто отвечает за решение, принятое на основе предоставленных машиной данных?
Однако ответ может быть проще, чем кажется: ответственность за решение должно лежать на человеке, который его принял.

✔️ Искусственный интеллект – лишь инструмент, помогающий выполнить рутинные операции, собрать данные, подготовить проект документа.
✔️ Финальную подпись ставит человек – а значит, убедиться в корректности формулировок и разумности самого решения остается его задачей.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Сегодня современный малый и средний бизнес сталкивается с различными вызовами, — увеличение объемов данных, необходимость быстрой адаптации к изменениям, рост требований клиентов — которые требуют упорядоченного подхода к ИТ-процессам. И здесь на помощь приходит ITSM — инструмент, позволяющий эффективно управлять ИТ-услугами, оптимизировать работу и быстрее реагировать на любые технические проблемы.

Издание Компьютерра вместе с экспертами ИТ-рынка рассуждает о том, как ITSM помогает МСБ улучшать качество ИТ-услуг, а также рассматривает ключевые вызовы и успешные кейсы его внедрения.

Наш коллега Константин Курдюмов, руководитель отдела внедрения и поддержки программных решений, выступил в материале с экспертными комментариями:
🔵 зачем малому бизнесу ITSM
🔵 какие вызовы часто встречаются на пути к успешному внедрению
🔵 примеры и рекомендации

«Для различных направлений бизнеса приоритеты могут отличаться. Базовые ITSM-процессы, служащие основой качественного предоставления ИТ-услуг – это, в первую очередь, управление запросами на обслуживание и управление инцидентами».

«Формализация процесса делает его прозрачным. Мы можем отслеживать инициатора обращения, типизировать заявку, применять соответствующее соглашение об уровне услуг и настроить маршрутизацию запроса»

Внедрять ITSM — значит не только преодолевать препятствия, но и находить эффективные решения.

✔️ ITSM — мощный подход, который помогает малым и средним предприятиям трансформировать ИТ-услуги в стратегическое преимущество. Внедрение ITSM позволяет упорядочить процессы, сократить затраты и значительно повысить качество обслуживания клиентов.
➡️ Преодолевая вызовы, нехватку ресурсов и необходимость изменений, компании открывают новые горизонты для роста и конкурентоспособности. В мире, где успех зависит от гибкости и инноваций, ITSM становится необходимым решением для МСБ на пути к эффективному управлению.

Читайте полную версию статьи Нужен ли ITSM малому и среднему бизнесу?

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Платформы BPM (Business Process Management) и ECM (Enterprise Content Management), необходимые инструменты для повышения эффективности и качества выполнения задач в компаниях различного масштаба, построены на управлении бизнес-процессами и документооборотом, а их функциональность закрывает все этапы этого управления.

В практике многих компаний эти системы часто пересекаются и дополняют друг друга и их совместное использование особенно эффективно в таких областях, как
🟢учет,
🟢логистика,
🟢управление производственными процессами.

При выборе конкретного типа системы следует смотреть на функционал каждого решения. Ведь все они, даже принадлежащие к одному классу, имеют очень разные возможности.

➡️ О деталях и нюансах этих систем, а также об изменениях в их работе на фоне внедрения искусственного интеллекта, рассказывает наша коллега, бизнес-аналитик Ольга Подолина.

Читать статью на сайте.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Долгожданный гость с масштабной и интересной темой в новом выпуске подкаста «Пути в IT».

C начальником службы эксплуатации информационных систем АО «Гознак» Романом Набиевым мы поговорили:

➡️ Как с нуля запустить СЭД в крупной организации, внесенной в перечень стратегических акционерных обществ России?
➡️ Как следовать дорожной карте, учитывая пожелания пользователей, отдела безопасности и специфику работы 9 филиалов, где трудятся тысячи человек?
➡️ Как справляться с изменениями в первоначальных планах?
➡️ Как инициировать развитие СЭД и какие факторы способствуют долгосрочному использованию платформы электронного документооборота? А какие факторы ведут к ее смене?
➡️ Как вовлекать сотрудников в процесс автоматизации?

И наконец, какие примеры успешных интеграций могут вдохновить IT-сообщество.

Смотрите новый подкаст «Пути в IT» в удобном вам формате:
RUTUBE
YOUTUBE
VK

Аудиоверсия:
MAVE

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

В конце 2023 года Konica Minolta реализовала проект по внедрению системы сверки различных версий документов в компании «Валента Фарм». Рады поделиться новостью: этот кейс стал участником престижного конкурса «Проект года 2024» от Global CIO.

О проекте

«Валента Фарм» входит в топ-5 российского фармацевтического рынка, имеет одно из крупнейших фармпроизводств в Восточной Европе. Ежегодно компания выпускает порядка 100 млн упаковок лекарственных препаратов.
Для усовершенствования процессов документооборота и минимизации рисков подписания несогласованных документов в компании «Валента Фарм» было принято решение по внедрению системы сверки документов. В качестве инструмента была выбрана ESV Platform от российской компании EasyData.

Специалисты Konica Minolta внедрили решение, обеспечив преимущества автоматизированного процесса:
✔️ автоматизирована загрузка согласованных документов и сканов их подписанных версий;
✔️ выполняется сверка договоров, приложений, актов с возможностью углубленной сверки трех версий документа;
✔️ выдается аналитика о наличии правок и изменений между документами;
✔️ настроено разграничение прав доступа к документам по странам присутствия «Валента Фарм» – России, Казахстану и Узбекистану;
запущена поддержка разных языков при сверке документов, в том числе билингвальных;
✔️ создан кастомизированный пользовательский интерфейс с подробной отчетностью на базе ESV Platform. Визуальное представление позволяет просматривать обе сверяемые страницы с активными ссылками на расхождения, выводит на экран аналитические и технические метрики процесса.

➡️ Результат проекта – заметное упрощение и ускорение работы с документами. Автоматизированная сверка сократила время обработки одного документа до нескольких минут, одновременно повысив точность сверки. При этом сотрудники избавлены от рутинных процедур и могут уделять больше времени сложным задачам.

О конкурсе

Премия Global CIO «Проект года» – конкурс среди лидеров цифровой трансформации, который ставит своей целью консолидировать знания о лучших практиках в российской ИТ-индустрии. Победители определяются по сложной системе, которая сочетает комплексную оценку проекта и онлайн-голосование членов ИТ-сообщества.

Кстати, голосование уже стартовало!

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

К 2026 году 30% крупных компаний автоматизируют более половины своей сетевой деятельности.

В 2023-м эта цифра составляла менее 10%. Таковы данные исследования Gartner, в котором эксперты называют гиперавтоматизацию одним из главных трендов мирового ИТ-рынка.

Гиперавтоматизация — это стратегия, которая использует сочетание технологий, включая
✔️ искусственный интеллект,
✔️ машинное обучение,
✔️ роботизацию (RPA),
✔️ а также аналитические инструменты и BPM,
чтобы автоматизировать как можно больше бизнес-процессов, приоритетно тех, которые приносят наибольшую ценность для бизнеса.

Интеграция технологий позволяет создавать более сложные сценарии автоматизации. Такие решения уже не просто закрывают отдельные рутинные операции. Они создают новое качество автоматизации, которая решает комплексные задачи и трансформирует сами процессы. Гиперавтоматизация повышает эффективность выполнения задач, которые раньше требовали человеческого контроля.

Об уровне интереса к теме говорит еще одна цифра от Gartner: 90% крупных предприятий считают гиперавтоматизацию своим приоритетом. Явное внимание отмечаем и мы, общаясь с заказчиками.

Вместе с тем заметен и ограничивающий фактор. Активно интересуясь технологиями на базе ИИ в целом, технические специалисты не всегда четко понимают, как именно их можно применить в конкретной компании.

➡️ В следующих постах мы планируем подсказать ряд идей. Наш эксперт поделится примерами, как использовать ИИ для обработки текстовых, видео- и голосовых данных, чтобы решать задачи бизнеса: оптимизировать процессы, повысить производительность и безопасность, улучшить качество обслуживания клиентов.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

От охраны к умным системам: видеоаналитика в школах, колледжах и университетах.

В России с 2014 года произошло более 30 вооруженных нападений в образовательных учреждениях. Школы, колледжи и вузы все чаще нуждаются во внедрении новых технологических систем контроля доступа и наблюдения.
Поговорим о возможностях таких решений и о том, какие перспективы открывает их использование.

Существующая система безопасности в образовательных учреждениях значительно устарела. Несмотря на посты охраны и металлодетекторы на входе, во многих случаях уровень безопасности оставляет желать лучшего.
Помимо контроля входной группы, отдельного внимания заслуживают и различные ситуации внутри школы и на прилегающей территории:
🟣 оставленные подозрительные предметы,
🔵 различные конфликты — стычки, драки, а также несчастные случаи,
🟢 события на дворовой территории,
а также контроль нахождения сотрудников охраны на рабочем месте.

➡️ Выходом из сложившейся ситуации может стать внедрение систем безопасности на основе искусственного интеллекта (ИИ), которые позволяют автоматизировать большинство процессов, связанных с безопасностью.

Как работают системы видеоаналитики
Системы видеоаналитики основаны на работе предобученных модулей, которые используют возможности нейронных сетей. После обработки определенного объема загруженных данных система обучается их распознавать.
➡️ На этом можно строить различные сценарии реагирования. Например, программу можно настроить на сообщение об инциденте ответственным сотрудникам, отправив сигнал на монитор, а также сообщение в Telegram через чат-бот.

Преимущества внедрения видеоаналитики очевидны и измеримы:
✔️ Автоматизация процессов: системы на основе ИИ могут распознавать угрозы, контролировать доступ и мониторить территорию, снижая нагрузку на персонал.
✔️ Снижение рисков: точные алгоритмы уменьшают вероятность ошибок, которые могут привести к финансовым потерям и юридическим последствиям.
✔️ Улучшение репутации: безопасность — один из главных факторов выбора учебного заведения для родителей и студентов.

Несмотря на барьеры, такие как отсутствие нормативной базы и финансирования, успешные пилотные проекты показывают, что внедрение видеоаналитики — это обоснованная инвестиция в будущее.

Читайте подробности на РБК в статье нашей коллеги, продакт-менеджера по программным видеорешениям Любови Глазовой.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

#KM_experts #Видеоаналитика #Безопасность #Инновации #ИТ

Уход иностранных вендоров подтолкнул российский рынок RPA к стремительному развитию.
Российские разработчики получили шанс усилить свои продукты и обойти зарубежные по функциональным возможностям, стать лидерами рынка.

🟢Как сегодня развиваются отечественные RPA-платформы?
🟣Закончилась ли фаза активного импортозамещения?
🔵Что рынок готов предложить заказчикам?

Коллеги из TAdviser пригласили к обсуждению представителей крупнейших компаний. В фокусе внимания:
✔️ Крупнейшие участники российского RPA
✔️ 2023: импортозамещение, нехватка кадров и крупные проекты
✔️ 2024: ИИ, гиперавтоматизация и рост спроса на комплексные решения
✔️ Приоритетные направления развития
✔️ Основные технологические тренды и перспективы рынка

Николай Рыков, продакт-менеджер по программным решениям выступил в роли приглашенного эксперта:

«Сегодня для RPA ключевым фактором развития является возможность реализации интеграционных решений, так как платформенная реализация за последние 2 года уже сформирована. Интеграция – это достаточно сложная задача. У каждого заказчика свои потребности и задачи в этом направлении, что, с одной стороны, может создавать барьеры для разработчиков ПО, а с другой – стимулирует новые вызовы и совершенствование их RPA-платформ»

Подробный обзор российского RPA-рынка читайте на TAdviser.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

#KM_experts #ИТ #RPA #импортозамещение #цифровизация

Управление сервисом печати становится все более востребованным в России, особенно среди крупных компаний и организаций с госучастием.

Основные причины:
🔵 трудности в поставках оборудования и расходных материалов
🟣 желание оптимизировать затраты
🟢 необходимость повысить безопасность документооборота.

Аутсорсинг печати и/или управления документооборотом во многом схож с аутсорсингом ИТ-инфраструктуры в целом, но имеет и ряд важных отличий, — не в последнюю очередь по причине доступности заказчикам из РФ уже включённых в реестр Минцифры соответствующих платформ, причём сразу нескольких.

➡️ И хотя развитие этого сегмента ИТ-рынка идёт в России несколько более сдержанными темпами, чем на Западе, у экспертов нет сомнений, что передача инфраструктуры печати на аутсорсинг чаще всего оказывается выгодной как для клиента, так и для обслуживающей организации.

Читайте подробный обзор IT Channel News «Большая печать по требованию: аутсорсинг и MPS в России» с комментариями Артема Даниелова, менеджера по продукции Konica Minolta.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

#KM_experts #MPS #импортозамещение #ИТ