Цифровой документооборот. Как упростить переход от бумаги в цифру

Внедрение электронного документооборота — стратегическая бизнес-задача, в которую вкладываются немалые бюджеты и ресурсы. Но мы часто слышим от клиентов, что переходный период дается непросто: часть контрагентов не переходит на ЭДО, часть документов (например, коносаменты) физически невозможно передать в электронном виде. В итоге задача цифровизации тормозится на первой ступени, где пять операторов вручную проверяют и переносят данные из бумаги в ИС. Если поток контрагентов и документов большой — ошибки неизбежны.

Что делать? Упрощать и ускорять процессы с помощью автоматизированной систем обработки документов. Это простой в настройке инструмент, который возьмет на себя:

🔵потоковое распознавание формализованных и неформализованных документов
🔵сравнение документов и проверку версий
🔵детекцию наличия печати, подписи и других объектов на документах
🔵распознавание штрих-кодов на документах
🔵проверку комплектности документов
🔵извлечение данных из документов и перенесение их в информационные системы.

Кроме того такие автоматизированные системы позволяют распознавать любые типы документов: как по заданному шаблону, так и уникального формата, для которых применяется интеллектуальное распознавание на базе нейросети.

Поток счетов-фактур, входящая корреспонденция, многостраничные договоры, сложные чертежи — система автоматически распознает, проверит и перенесет в вашу ИС. При ручной обработке элементарный процесс внесения документов в систему занимает часы рутинной работы. А подобные системы обработки документов позволяют сэкономить до 10 млн рублей в год и окупают себя уже за первые полгода использования.

Как банк Тинькофф чуть не потерял 24 млн, или зачем нужна система автоматизации обработки документов

Нашумевшая история из 2013 года. Заемщик банка Тинькофф внес изменения в свой экземпляр кредитного договора и отправил его в банк. Правки прошли незамеченными: банк подписал документ и выдал кредитку. А потом оказался должен собственному заемщику 24 млн рублей. Дело дошло до суда и в итоге закончилось мирным соглашением, но до сих пор служит примером того, как важно читать мелкий, крупный и любой другой шрифт в документах — всем сторонам любого договорного процесса.

Не только прямые попытки мошенничества, но и случайные ошибки могут дорого стоить бизнесу. Оператор ошибся, занося счет-фактуру в систему учета, — лишний нолик обернется убытком с многими нулями. Юрист принял неполный комплект документов — затянулась или сорвалась сделка.

Документооборот всегда будет нести риски, но есть и хорошая новость. Большую часть из них сегодня закрывают системы автоматизации обработки документов которые:

🟣потоково распознают документы, в том числе неформализованные
🟣сравнивают документы и проверяют версии (чего так не хватало 10 лет назад Тинькофф банку)
🟣проверяют наличие печати, подписи и других объектов на документах
🟣распознают штрихкоды
🟣проверяют комплектность
🟣извлекают данные из документов и переносят их в информационные системы.

Решая эти задачи, автоматизированные системы обработки документов исключают риск нелегитимной правки документа и избавляют от ошибок при ручном перенесении данных из бумажного документа в электронную систему. А также несут прямую выгоду, сокращая время — а значит, стоимость — обработки документов. Рутинная операция, занимавшая часы монотонного труда, выполняется кратно быстрее и точнее.

12 октября Konica Minolta проводит форум PRO.IT для крупных игроков рынка ИТ-технологий.

В программе дня:

🟢Пленарная сессия с ТОПовыми экспертами рынка;
🟢Мастер-класс по трендвотчингу;
🟢Параллельные тематические блоки на самые актуальные темы;
🟢Экспо готовых решений в области ЭДО, RPA, ИИ, видеоаналитики;
🟢Эффективный нетворкинг с коллегами.

Если вы ИТ-директор или директор по цифровой трансформации, открыты новому и готовы интегрировать эффективные передовые идеи в свой бизнес, приглашаем вас принять участие в форуме, где представители крупных международных и российских компаний расскажут о своих инновационных бизнес-разработках и решениях, которые проверены на практике.

Детальная программа дня и регистрация участников доступны по ссылке!

Присоединяйтесь!

До самого главного события года PRO.IT Konica Minolta Forum остается 10 дней, и мы начинаем обратный отчет!

Сегодня подробно остановимся на программе пленарной части.

🔵11:00 - Что такое трансформация бизнеса длиною в 150 лет?
Александр Суворов, президент и генеральный директор Konica Minolta в России

🔵11:15 - ИТ-ландшафт РФ: ключевые тренды
Максим Ким, директор департамента Стратегии Axenix

🔵11:45 - Панельная дискуссия: Перспективы ИТ-рынка в РФ

Участники:

🟣Сергей Семенов, директор департамента развития и сопровождения ИТ-инфраструктуры ПАО «Полюс»
🟣Ольга Андреева, директор центра компетенций по бизнес-процессам Tele2
🟣Кристина Коваленко, директор департамента IT «Открытие Инвестиции»
🟣Александр Белоклоков, директор по архитектуре в Х5 Retail Group

🔵12:45 - Мастер-класс по трендвотчингу проведет Ярослав Павлов, ректор бизнес-школы ИМИСП, собственник ИТ-компании, эксперт по стратегии и трендвотчингу, фасилитатор, OKR Certified Master

🔵13:30 - Круглый стол с заказчиками. Импортозамещение на практике. Андрей Корень, руководитель ИТ-инфраструктуры Hyundai AutoEver Rus

Участники:

🟣Анна Морозова, руководитель первой линии поддержки пользователей Essity
🟣Артём Стражнов, руководитель группы развития закупочных категорий и НСИ «Генериум»
🟣Дмитрий Сироткин, руководитель отдела технической поддержки «Анкор»
🟣Виктория Ветрова, руководитель отдела цифровизации процессов «Росбанк Страхование»
🟣Евгений Губернаторов, технический директор «ЕвразСтилБилдинг»

Если вы ИТ-директор или директор по цифровой трансформации, регистрируйтесь и присоединяйтесь к дискуссии на форуме.

Автоматический ввод информации в ERP-систему. Роскошь или уже необходимость?

Необходимость автоматического ввода информации в систему управления предприятием ERP — особенность переходного периода между бумажным и цифровым документооборотом, в котором мы сейчас находимся. Причем если бумажной корреспонденции становится все меньше и на этом поле проблема выглядит как атавизм, то с бухгалтерскими документами прогресс несколько затягивается. Поэтому решение для такой задачи интересно куда более широкому кругу компаний.

Представим, например, крупную логистическую компанию, в которую поступает непрерывный поток документов:

🔵счета-фактуры;
🔵форма 12;
🔵коносаменты для морских перевозок;
🔵авианакладные для авиатранспорта;
🔵железнодорожные накладные для ж/д перевозок.

Эти бумаги формализованы, но, как правило, приходят в бумажном виде. И процесс оприходования товара на склад обязательно включает монотонную и очень трудозатратную процедуру ручного внесения данных: оператор берет документ и вбивает в систему каждый входящий товар — артикул за артикулом, чтобы полная история перемещения товаров сохранилась в системе управления ресурсами предприятия.

➡️ Какая альтернатива?

Еще один пример. Один из крупных представителей фудтех DeliveryClub имел на входе большой объем документов от поставщиков, отдел прихода был загружен внесением в систему информации о закупленных товарах. С помощью сервиса распознавания и программных роботов автоматизировали процесс ввода данных и заметно сократили операционные затраты.

➡️ В общем виде система автоматического ввода данных реализуется так:

🟣устанавливаем высокопроизводительный сканер и внедряем систему распознавания текста, которая умеет разбирать документ по полям и доставать из него нужную информацию с помощью шаблонов или нейросетей;
🟣плюс задействуем интегрирующий элемент — программный коннектор или робот, который переносит информацию из одной системы в другую.

Потребность в таких решениях, позволяющих оцифровать и упростить задачу ввода данных, сегодня все еще актуальна для множества компаний. В первую очередь это экспортно-импортный бизнес — просто в силу особенностей трансграничных взаимодействий, из-за которых документы международного образца остаются бумажными. Системы ЭДО в каждой стране свои. Международный ЭДО развивается - но соглашения на цифровой обмен документами между государствами только устанавливаются. Поэтому переходный период займет непрогнозируемый срок.

Вместе с тем и на внутреннем рынке цифровизация далека от полной: по нашим оценкам, не меньше 30% от общего внутрироссийского оборота остается в бумаге. Крупный и средний ритейл, логистические, производственные компании нередко работают в гибридном режиме, когда ЭДО уже внедрен, но приходится сохранять бумажный документооборот с частью поставщиков или покупателей.

➡️ Каким будет экономический эффект от внедрения системы автоматического ввода?

Расчет можно выполнить только индивидуально для конкретной компании, исходя из ее реальных показателей, поэтому правильный первый шаг для такого проекта — аудит и оценка. А стоит ли вообще смотреть в сторону таких решений, можно понять по очевидным признакам: с двумя приходами в день, скорее всего, потребность не слишком высока. Но когда бухгалтерия завалена оприходованием, а складской специалист 90% времени перепечатывает бумаги — это явный звонок.

➡️ При расчете эффективности не стоит забывать и вторую метрику успешности проекта — кратное сокращение риска ошибок в данных по сравнению с ручным вводом.

Еще один важный вопрос, который волнует компании на старте, — насколько сложным, долгим и дорогим будет процесс интеграции с ERP. И с любой ли системой в принципе применимо автоматизированное решение?

Поскольку стандарт для российских предприятий — это 1С, то интеграция с ней у нас максимально отработана. Такие проекты проходят просто и быстро. Тем не менее современный стек технологий позволяет работать с большинством системам — ситуативно все решается в рамках пилота.

(продолжение ниже...)

Технически есть два способа интеграции:

🟢прямая интеграция по API — позволяет связать системы на низком уровне и работать с сущностями на уровне базы данных. Это более сложный процесс, но в результате создается глубокая связь между софтом;
🟢программный робот — более гибкое и простое решение. Но интеграция остается поверхностной: робот работает как промежуточный слой и имитирует действия пользователя, перенося данные между системами, например в режиме интерфейсного взаимодействия.

Оптимальный вариант будет свой в каждом конкретном случае. Если, например, прямая интеграция требует слишком много затрат на разработчиков, то может быть рациональнее использовать робота.

➡️ И все же: автоматический ввод информации в ERP — роскошь или необходимость?

Есть два варианта ответа в зависимости от условий, которые мы не можем предугадать. Если скорость перехода с бумажного на цифровой документооборот останется прежней и одновременно на том же уровне останется скорость созревания компаний с точки зрения ИТ — тогда это реальная необходимость не только сейчас, но и еще не один десяток лет. Если же переход в цифру будет идти в ногу с полной автоматизацией и опережать ее, то со временем в этой задаче просто отпадет необходимость и такие системы станут пережитком прошлого.

Из этой дилеммы следует логичный вывод: чем позднее приступить к такому проекту, тем меньше выгоды успеет получить компания. Внедрив систему сейчас, вы точно успеете ею попользоваться как минимум 5-10 лет — и сэкономите больше операционных ресурсов, чем если перейти через 5 лет, когда уровень цифровой зрелости поднимается и экономический эффект будет не столь очевиден.

Миграция с иностранных на российские роботы — актуальная потребность бизнеса.

Уже некоторое время мы наблюдаем уход из страны зарубежных поставщиков программных решений в области RPA — впрочем, как и практически во всех секторах ИТ-рынка (и не только). Продукты становятся недоступны российским пользователям. Для организаций невозможность продолжать пользоваться критичными бизнес инструментами означает повышение рисков. Как следствие, компании оказываются перед необходимостью перейти на отечественные решения.

➡️ «Переезд» с одной системы на другую - задача всегда непростая и связана с дополнительными издержками.

Но есть позитивные новости. Чтобы упростить процесс для потенциальных новых клиентов, российские поставщики RPA разрабатывают инструменты, которые позволяют автоматизированно конвертировать конфигурационные файлы и скрипты с иностранных роботов на свои локальные.

Благодаря таким конвертерам переделать сложные сценарии значительно проще и быстрее, чем кажется, когда проблема только возникает на горизонте. А учитывая, что, как правило, RPA распространяются по подписке, компания не слишком теряет и в деньгах. «Переезд» обходится в относительно небольшую фиксированную сумму, а затем заказчик просто оплачивает следующий период новому поставщику.

➡️ Что еще волнует бизнес, это качество самих роботов: не потеряет ли компания от перехода на российский продукт.

Совершенно точно нет. Направление RPA в целом молодое — его развитие на глобальном уровне началось около 10 лет назад, а в России всего на пару лет позже. Отставания как такового не возникло, и в целом отечественные решения были вполне востребованы еще до того, как этот тренд стал вынужденным. Но, имеет место и тот факт, что крупные российские заказчики исторически инвестировали в автоматизацию на зарубежных платформах RPA, с которыми теперь приходится вынужденно расставаться.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

С какими сложностями мы столкнемся при переходе на КЭДО?

КЭДО, или кадровый электронный документооборот. Опция электронного взаимодействия между работником и работодателем благодаря чему теперь необязательно печатать и подписывать бумажные документы внутри компании. Достаточно зайти в электронную систему и поставить неквалифицированную электронную подпись УНЭП.

➡️ Кому стоит внедрить КЭДО?

Сейчас, сложнее ответить на вопрос, кому этого делать не нужно.

В первую очередь ощутят пользу организации с большим штатом удаленных сотрудников. Раньше для того, чтобы подписать документы коллегам приходилось или ехать непосредственно к ним, или организовывать процесс обмена заказными письмами через почту или курьерские службы. Это лишние расходы и неудобства для всех — и сотрудников, и кадровой службы.

➡️ К каким сложностям готовиться?

Хорошая новость в том, что как таковых объективных трудностей нет. Иногда реформа буксует из-за консервативности сотрудников. Если среди вашего персонала есть такие настроения, их лучше преодолевать, донося до скептиков преимущества, объясняя отсутствие рисков и важность цифровизации бизнеса.

Таким образом, самое сложное — сделать первый шаг.

➡️ Выбор решения | Облачная система

Это коробочный продукт, который уже содержит все необходимые процессы: его нужно только подключить к инфраструктуре, зарегистрировать пользователей, перевести документы из бумажного в электронный вид и внести в систему.

➡️ Преимущества

Облачный сервис отличается прежде всего скоростью внедрения. В некоторых компаниях настройка информационных систем занимает 2 часа.

Кроме того, низкая стоимость внедрения и эксплуатации позволяет рассчитать выгоду, измеряемую в деньгах, и быстро окупить вложения. Часто бывает, что посчитав существующие затраты на кадровый документооборот и сопоставив со стоимостью решения, компания оценивает экономию порядка 50% на горизонте года. Такой прогноз не оставляет аргументов, почему переход на КЭДО стоит откладывать.

@kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Оцифровка входящей корреспонденции. Бумажные письма в прошлом?

Очевидно, что коммерческие компании сегодня стремятся уйти от бумаги. Большая часть рынка полностью перешла на цифровые документы, потому что это элементарно дешевле, а бизнес считает деньги. Но есть отрасли, где бумага все еще в ходу в силу сложившихся процедур. Прежде всего это госсектор — предприятия оборонного комплекса и другие, работающие с госзаказом.

➡️ Причина в том, что в таких организациях основанием для формирования заказа и запуска производства является только бумажный документ — оформленный на бланке, с подписью и печатью, полученный через официальный канал доставки. Если такой же документ придет в электронном виде, он будет проигнорирован. Поэтому вести бумажные электронный документооборот по процессу становится затруднительно.

➡️ Проблема в том, что наряду с официальными заказами организация получает поток рекламных писем. Сотрудник канцелярии или секретарь, который обрабатывает входящие материалы, выступает ручным спам-фильтром: ему нужно изучить каждый документ, чтобы утилизировать рекламные как спам, а целевые в электронном виде направить в ответственные подразделения.

➡️ Что можно изменить?

Проблема решается с помощью системы сканирования и распознавания бумажной корреспонденции. Автоматизированный процесс становится значительно проще:

🟣секретарь получает документы и кладет их в МФУ,
🟣они сканируются и распознаются,
🟣анализируются с помощью нейросети,
🟣реклама автоматически отправляется в папку “Спам”, а целевые документы — в папку “Заказы”.
🟣если у заказа есть признаки, по которым его можно распределить на подразделение, система выполнит это действие.

➡️ И в заключение.

Рассуждение о тенденциях развития документооборота будет неполным без мысли о том, что рано или поздно окончательный переход в цифру состоится и для тех предприятий, кто пока доверяет бумаге. Поэтому инвестировать в автоматизацию работы с корреспонденцией, которая несет для компании понятную ценность — очевидный выбор.

Konica Minolta успешно завершила проект по роботизации закупочных функций в компании "Генериум".

Компания "Генериум" предприняла основательный пересмотр концепции закупочных процессов. Ранее все этапы закупок, начиная от обработки заявок и создания документов, заканчивая согласованием и мониторингом оплаты счетов, выполнялись вручную в 1С несколькими менеджерами. Ежедневная обработка десятков запросов от различных поставщиков требовала значительных ресурсов и времени.

«Раньше нашим специалистам по закупкам приходилось вручную обрабатывать каждый заказ с момента его формирования. Успешное внедрение роботов в процесс закупок позволило высвободить рабочее время сотрудников для более эффективного использования. Мы довольны результатом сотрудничества с командой Konica Minolta и в дальнейшем планируем подключить дополнительных роботов для более глубокой автоматизации наиболее сложных закупочных заявок», – прокомментировал Виктор Волков, директор департамента логистики и закупок компании «Генериум».

➡️ Подробнее ⬅️