Manager's Thoughts

❗Срочно-важно или ошибки при работе с ToDo листом

Недавно написал заметку о списках задач, как увеличить продуктивность и перестать терять дела.
В том посте обещал рассказать о планировании недели, и инструменте, который для этого использую.
Но время еще не пришло.
Давайте до конца разберемся со списками задач и самыми частыми ошибками.

👆🏻Ошибка 1 — работать не по списку задач, а реагировать на входящие запросы
Ситуация выглядит так — вы подробно распланировали день, на бумаге выглядит идеально.
Но план работы рушится первой возникшей проблемой, задачей, вопросом, встречей.
Знакомо?

Новая задача кажется самой важной и срочной. Чтобы минимизировать этот эффект, запишите задачи в одно место.

«Ничто в жизни не важно настолько, насколько вам кажется, когда вы об этом думаете» — писал Даниэль Канеман.

Чтобы справиться с это ситуацией, рекомендую применять следующие три правила:
🔹Не планируйте день в притык, оставляйте 1-2 часа на внезапно прилетевшие запросы
🔹Формулируйте входящие запросы в виде задач и записывайте в список
🔹Выбирайте следующую задачу, глядя в список задач на день

Не записывать в список и сразу же делать можно только задачи на 5 минут.
Велик риск, что задача на 5 минут займет 15 и окажется не доделанной.
И нужно будет решать — потратить еще 15 минут на текущую или вернуться к старой задача и потратить 15 минут на переключение и погружение в контекст.

Я пошел дальше и, чтобы исключить эти неловкие ситуации, применяю золотое правило или вредный совет #2.
💡 Если новый запрос можно отложить на завтра — сделай это. Запиши его в виде задачи в список и отложи, продолжив делать то, что делал.
В данной ситуации откладывание задачи ведет к улучшению концентрации и увеличении производительности.
Новое, за исключением критических задач, откладываем, и продолжаем работать по списку задач, выполняя взятые обязательства.

✌🏻Ошибка 2 — Вести более одного списка задач
Список задач это не только todo лист.
Списком задач может быть листок с заметками со встречи, почта с входящими, мессенджер.

Лучший совет звучит так — Сводите задачи из разных мест в один список.
В начале это кажется лишним — “ведь тут работы на 5 минут, зачем записывать”.
Но начав делать мелочи из вторичных списков задач, рискуете застрять и не вернуться к плану на день.

🤟🏻Ошибка 3 — Начать день с мелочи и отложить важные дела на конец дня
В эту ловушку попадают все.
Кажется, что переделаю всю мелочь, всем отвечу, ну а дальше засяду за самую важную задачу.

Всю мелочь не переделаете
Мелочь не заканчивается, нужно учиться избавляться от нее, иначе рискуете погрязнуть в ней навсегда.

До важной задачи не доберетесь
Мелочь занимает все свободное время и не прекращается.

Совет, который могу вам дать — Начинайте день с важной задачи, а мелочь делайте в промежутках, чтобы дать передышку мозгу.
Мелочь манит и привлекает внимание, кажется срочной, важной и простой.
Тренируйте в себе навык, закрывать глаза на мелочь и делать важное.
Хороший способ сделать так, чтобы мелочь не раздражала — записать в список и дать обещание, что займетесь ею позже.

Второй совет — Если уж решили заняться мелочью, то лимитируйте время на эту работы.
Для этого подходит метод помидора.
О помидорках расскажу в другой раз, сейчас приведу краткое описание техники.
💡 «Метод помидора» — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х. Методика предполагает увеличение эффективности работы при меньших временных затратах за счёт глубокой концентрации и коротких перерывов. В классической технике отрезки времени — «помидоры» длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

🤌🏻Ошибка 4 — Не смотреть в список задач
На этом пожалуй и остановимся.
Если вы не смотрите в список задач, то зачем до сюда дочитали? 🤭

Рекомендую следовать советам, чтобы избежать ошибок, вернуть в жизнь порядок и спокойствие.

#work #life #tasks #productivity #management